Von digitaler Demenz zu digitaler Nachhaltigkeit

von Thomas Kuckelkorn

Wenn Informationen in Zeiten digitaler Datenflut verloren gehen, birgt dies ein großes Risiko für Unternehmen und Behörden. Doch verfolgen sie das Prinzip der digitalen Nachhaltigkeit, können sie der sogenannten digitalen Demenz vorbeugen. 

Inhaltsübersicht:

• Digitale Vielfalt oder digitale Verwirrung?
• Information Overload
• Dokumente und ihre Haltbarkeit
• Das Mittel gegen digitale Demenz: Digitale Nachhaltigkeit

Das krankheitsbedingte Vergessen ist für die betroffenen Menschen und ihre Angehörigen eine große Belastung. Aber auch Unternehmen und Behörden kann es sehr hart treffen, wenn Informationen in Zeiten digitaler Datenflut verloren gehen – bis hin zur Störung digitaler Systeme und Dateien. Im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutzgrundverordnung muss zudem in Zukunft nachgewiesen werden können, wo Informationen gespeichert sind, und man muss darauf zugreifen können, wenn jemand sie anfordert. Funktioniert ihre Verarbeitung aber nicht und werden sie nicht intelligenter genutzt sowie besser dokumentiert, dann werden wichtige Daten schlicht und einfach vergessen. Glücklicherweise kann man dieser digitalen Variante der Demenz vorbeugen: mit digitaler Nachhaltigkeit.

Digitale Vielfalt oder digitale Verwirrung?

Die Fülle der täglich in Unternehmen eintreffenden Informationen hat in den vergangenen Jahren explosionsartig zugenommen. Für 2018 wird in Deutschland beispielsweise der Versand von gigantischen 917 Milliarden E-Mails prognostiziert. Ebenso steigt die Zahl der relevanten Kommunikations- und Interaktionskanäle immer weiter an. Soziale Medien und Messenger-Dienste wie WhatsApp ersetzen die klassische Kommunikation nicht, sondern ergänzen und erweitern sie. Zu guter Letzt haben wir es heute zudem mit einem wahren Füllhorn an spezialisierten und weniger spezialisierten Systemen zur Verarbeitung zu tun. Diese digitale Vielfalt hat ohne Zweifel enormes Potenzial, kann aber auch zur digitalen Verwirrung und Überforderung führen. Eine Herausforderung liegt nun vor allem im Umgang mit diesem rasant ansteigenden Mix, um das in Informationen enthaltene Wissen zu filtern und somit wirtschaftlich nutzbar zu machen.

Information Overload

Im Hinblick auf ihre Zukunftsfähigkeit haben sich viele Unternehmen und Behörden in den letzten Jahren der Digitalisierung von Dateien und Prozessen gewidmet. Natürlich eine gute Idee, jedoch nicht ohne Risiko. Dank der Digitalisierung können wir heute nahezu unbegrenzt Informationen sammeln und speichern. Also behalten wir alles, weil es vielleicht in der Zukunft nützlich sein könnte – schließlich unterstützt uns doch der Faktor Information dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. Diese Tendenz ist nur natürlich. In einer unsicheren Situation neigt der Mensch für gewöhnlich dazu, mehr Informationen zu suchen, auch wenn das nicht unbedingt zu einer besseren Entscheidung führt.
Die Folge aus der digitalen Vielfalt und einem „Hamstern“ von Informationen ist ein oftmals überflüssiger Information Overload. Mit dem Ergebnis, dass wir in vielen Fällen keine Ahnung mehr haben, welche Informationen wo gespeichert sind. Die ersten Anzeichen einer digitalen Demenz, die Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen betrifft. Die schiere Menge an Informationen übersteigt das Verarbeitungsvermögen eines Menschen heute mit Leichtigkeit. Alleine der Versuch, die sekündlich ansteigenden Informationsberge aufzunehmen und zu verinnerlichen, kann in Unternehmen und Behörden schnell zu riskanten Entwicklungen führen, an die zuvor niemand langfristig gedacht hätte. Denn wie schon der US-amerikanische Investor Warren Buffett sagte: „Risiko entsteht, wenn du nicht weißt, was du tust“.

Dokumente und ihre Haltbarkeit

Wir können heute zum Teil noch papiergebundene Dokumente lesen, die Jahrhunderte alt sind. Hingegen sind digitale Dokumente manchmal schon nach einigen Jahren sehr viel schwerer zu entziffern. Dies liegt daran, dass Software und Hardware schnell altern. Dank fortlaufender Updates und kontinuierlicher Entwicklung bleibt Software in den meisten Fällen auf dem neuesten Stand, aber alte Dokumente sind in dieser Software meist schwer oder überhaupt nicht lesbar; oft hat man mit extremen Formatierungsproblemen zu kämpfen. Hinzu kommt, dass Benutzer mit Kenntnissen der veralteten Anwendungen zunehmend knapper werden. Wenn wir nichts unternehmen, wird unsere digitale Arbeitsgeschichte in einem hohen Tempo verschwinden.

Das Mittel gegen digitale Demenz: Digitale Nachhaltigkeit

Digitale Nachhaltigkeit ist das Mittel gegen digitale Demenz: Die – auch langfristige – Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Lesbarkeit und Vollständigkeit digitaler Daten sind hier wichtige Faktoren. Leichter gesagt als getan, aber ein Anfang ist schnell gemacht. Realisieren lassen sich diese Schritte dadurch, dass relevante Informationen mit Stakeholdern geteilt und für sie zugänglich gemacht werden. Diesen sollten Unternehmen und Behörden die Verantwortung geben, Informationen zu überprüfen und zu ergänzen, um Feedback aus verschiedenen Blickwinkeln zu erhalten. Diese Form der Co-Creation reduziert die Wahrscheinlichkeit eines digitalen Vergessens, da mehrere Beteiligte Eigentümer der Informationen werden. Wie in einem internen Wikipedia wird verhindert, dass Informationen verloren gehen oder nicht gefunden werden.

Um digitale Demenz zu vermeiden und digitale Nachhaltigkeit zu realisieren, bedarf es einer neuen Denkweise und einer Offenheit gegenüber neuen Technologien. Information-Management-Tools, die Unternehmen wie Behörden im sicheren, nachhaltigen und verantwortungsvollen Umgang unterstützen und den Information Overload bekämpfen, sind bereits verfügbar. Man sollte diese proaktiv nutzen, um das digitale Vergessen zu verhindern.