Vereinfachte HR-Prozesse bei der GEMA: Zentraler Zugriff auf Dokumente dank digitaler Personalakte

von Thomas Möller

Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) zählt zu den weltweit größten Autorengesellschaften für Werke der Musik. Sie verwaltet in Deutschland die Nutzungsrechte aus dem Urheberrecht von mehr als 68.000 Mitgliedern – darunter Komponisten, Textdichter und Musikverleger – sowie von über zwei Millionen Rechteinhabern aus aller Welt. Um die HR-Prozesse zu verschlanken und zu beschleunigen sowie ein standortübergreifendes Management der Vertrags- und Personaldokumente zu ermöglichen, hat die GEMA Anfang 2107 die digitale Personalakte eingeführt.

Inhaltsübersicht:

• Nutzerfreundliches Handling und Erweiterbarkeit
• Reibungsloser Projektablauf „in time and budget“
• Klar geregeltes Berechtigungskonzept
• Neuer Freigabe-Workflow und beschleunigte Prozesse
• Digitale Arbeitgeberakte und neue Module sollen weiter entlasten

Die GEMA ist an insgesamt sieben Standorten in ganz Deutschland vertreten, wobei am Standort Berlin neben einer Geschäftsstelle auch noch die Generaldirektion der GEMA ihren Sitz hat. Die jeweiligen Geschäftsstellenleiter und ihre definierten Personalsachbearbeiter verwalteten die Vertrags- und Personalakten bisher vollständig papierbasiert, was zu zeitaufwändigen Prozessen in der Abstimmung mit den anderen Standorten führte. Insbesondere die Zugriffsmöglichkeiten auf Personaldokumente waren mit erheblichem logistischem und zeitlichem Aufwand verbunden. Aus diesem Grund suchte man bei der GEMA nach einer Lösung, um unabhängig von Ort und Zeit schnell und einfach auf die entsprechenden Akten zugreifen zu können. Mit der Einführung einer cloudbasierten HR-Lösung hat die GEMA jetzt ein zentrales und einheitliches Ablagesystem geschaffen, das neben einer standardisierten Dokumentenerstellung auch eine standortübergreifende Akteneinsicht ermöglicht.

Nutzerfreundliches Handling und Erweiterbarkeit

„Wir haben eine Lösung gesucht, die es nicht nur den Verantwortlichen aus der HR-Abteilung, sondern allen Unternehmensmitarbeitern und Führungskräften ermöglicht, schnell und unkompliziert auf Personaldokumente zuzugreifen“, sagt Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung bei der GEMA. „Neben einer effizienten und sicheren Aktenverwaltung war uns auch wichtig, dass sich die neue Lösung problemlos an unser führendes Personalstammdatensystem LOGA anbinden lässt, sodass eine fließende Datenübertragung zwischen beiden Systeme stattfinden kann.“ Zusätzlich sollte das System einfach und intuitiv bedienbar sein und auch eine eigenständige Wartung ermöglichen. Das Projekt startete offiziell im Herbst 2015.

Die GEMA evaluierte mehrere Lösungen, darunter auch den Personalmanager forpeople von forcont. „Die digitale Personalakte von forcont überzeugte uns insbesondere durch die Anwenderfreundlichkeit“, erläutert Zacher. „Die Benutzeroberfläche ist leicht verständlich und ermöglicht mit geringem Schulungsaufwand den Einstieg in die Nutzung der Lösung. Darüber hinaus erschien uns die Lösung mit ihren flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten und der großen Funktionsvielalt besonders zukunftssicher.“ Im Juli 2016 entschied sich die GEMA und die Umsetzung begann.

Reibungsloser Projektablauf „in time and budget“

Um die von der GEMA gewünschte, einheitlich strukturierte Dokumentenablage auf digitaler Basis zu schaffen, mussten circa 30.000 bestehende Dokumente in Papierform zunächst in das PDF-Format konvertiert werden. Diese Aufgabe wurde von einem externen Scan-Dienstleister übernommen. In einem dreistufigen Verfahren wurden alle Dokumente, darunter Arbeitsverträge, Gehaltsanpassungen, Versetzungen und andere geschäftliche Schreiben, erst einmal eingescannt und digitalisiert und anschließend je nach Dokumentart klassifiziert und in die digitale Personalakte eingespielt. Zusätzlich wurde ein Katalog an Stammdaten festgelegt, die vom LOGA-System in die digitale Personalakte übertragen werden sollten.

Die neue HR-Lösung konnte problemlos an das unternehmenseigene Stammdatensystem angebunden werden, sodass die Datenübertragung nahezu einwandfrei ablief. Die Stammdaten waren innerhalb weniger Tage übertragen, und die Übertragung der Dokumente von circa 2.000 Akten dauerte ungefähr vier Wochen. Rechtzeitig vor dem Go-Live der Lösung im Januar 2017 war die gesamte Datenübertragung abgeschlossen. „Bei der Einführung der Lösung hatten wir einen durchweg kompetenten Ansprechpartner zur Seite, der uns sowohl auf fachlicher als auch auf technischer Ebene jederzeit wertvolle Hilfestellung leistete. Auf unsere Anfragen wurde schnell reagiert, sodass wir das Projekt zügig in time and budget abschließen konnten. Einen solch reibungslosen Projektablauf haben wir selten erlebt“, äußert sich Zacher.

Klar geregeltes Berechtigungskonzept

Da es sich bei den Dokumenten im Personal-Bereich um vertrauliche, personenbezogene Informationen handelt und mit dem Personalmanager die erste Cloud-Anwendung im Unternehmen eingeführt wurde, involvierten die HR-Manager der GEMA frühzeitig den Betriebsrat und die internen Datenschutz-Verantwortlichen in das Projekt. Gemeinsam erarbeiteten sie ein Berechtigungskonzept und legten fest, welche Zugriffsechte auf Personalakten und deren Inhalte und Bereiche für Teams, Mitarbeiter und Abteilungen gelten sollen. Die Zugriffsrechte werden nun von drei zuständigen Administratoren gesteuert: Während die HR-Sachbearbeiter einen dauerhaften Zugriff auf alle Dokumente haben, erhalten Führungskräfte und Mitarbeiter auf Anfrage Akteinsicht – temporär und zum Teil eingeschränkt, je nach Dokumentenart. Ines Zacher erklärt: „Durch diesen neuen Freigabe-Workflow haben sich unsere administrativen Prozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt.“

Neuer Freigabe-Workflow und beschleunigte Prozesse

Ein Vorteil des neuen Freigabeprozesses: Wenn ein Mitarbeiter manuell eine Anfrage auf Akteneinsicht stellt, richten die Administratoren dies im System ein und das System generiert automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter, die gleich einen Anmeldelink zum System enthält. Dem Mitarbeiter ist dadurch allerdings nur eine Leseberechtigung gewährt. Schreib- und Bearbeitungsrechte an den Dokumenten und der eigenen elektronische Akte sind damit nicht verbunden.

Neben einer compliance-konformen Dokumentation aller Aktivitäten profitiert die GEMA durch die integrierte Volltextsuche. Damit haben sich die Recherchemöglichkeiten stark vereinfacht, da Dokumente nun wesentlich schneller und leichter auffindbar sind. Das Feedback im gesamten Unternehmen – vor allem aber bei den Personalverantwortlichen – ist durchweg positiv: „Insgesamt konnten wir unsere HR-Prozesse um ein vielfaches beschleunigen“, resümiert Zacher, „was sich insbesondere auch bei der monatlichen Gehaltsabrechnung bemerkbar macht. Die dafür benötigten Daten stehen uns nun jederzeit zentral und tagesaktuell zur Verfügung. Verzögerungen durch Schwierigkeiten bei der Datenbeschaffung gehören damit nun endgültig der Vergangenheit an.“

Digitale Arbeitgeberakte und neue Module sollen weiter entlasten

Direkt nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts digitale Personalakte entschied sich die GEMA, auch die digitale Arbeitgeberakte von forcont einzuführen. Sie wird im nächsten Schritt implementiert. Die digitale Arbeitgeberakte beinhaltet alle Unterlagen, die sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen lassen. Das betrifft zum Beispiel Lohnjournale, Lohnsteuer-Listen und Zahlungsübersichten für Krankenkassen wie auch Betriebsvereinbarungen oder Unterlagen zu Krankheitsfällen. Dies soll die zahlreichen komfortablen Funktionalitäten der elektronischen Personalakte noch weiter ergänzen.

Auch die Personalakten-Lösung selbst soll zukünftig noch weiterentwickelt werden. Langfristig überlegt die GEMA, die Lösung unter anderem um das Modul „Vertragserstellung“ zu ergänzen, mit dem man weitestgehend standardisierte Anstellungsverträge und sonstige in der Zeit des Beschäftigungsverhältnisses anfallenden Verträge automatisiert erstellen kann. Damit werden die HR-Verantwortlichen der GEMA dann noch mehr Zeit sparen – und sie gewinnen Sicherheit, weil die Vertragstexte zentral und nur einmal gepflegt werden müssen.