Deutsche Aids-Hilfe: Rettung von der einsamen Wissensinsel

von Christoph Herzog

Wissen ist für Unternehmen und Organisationen unersetzlich. Damit man weiß, was man weiß, gilt es, bestehendes Wissen sinnvoll zu verwalten. Denn oft ist Wissen im Unternehmen weit gestreut oder kommt nicht über Abteilungsgrenzen hinweg. Es zu bündeln, fördert sein Potenzial zu Tage und beschleunigt die alltäglichen Geschäftsabläufe. Ein Social Intranet oder Extranet hilft dabei, Brücken zwischen Wissensinseln zu schlagen.

Inhaltsübersicht:

• Wissen wird mehr, wenn man es teilt
• Verbandsweites Wissensmanagement bei der DAH
• Social Extranet passend zur eigenen Wissenskultur
• Alles Wissen zentral vereint

In allen Organisationen und Unternehmen ist Wissen im persönlichen Wissensschatz der Mitarbeiter vorhanden. Oft wird solch implizites Wissen nur begrenzt genutzt. Social Software innerhalb eines Intra- oder Extranets ist ein probates Mittel, darauf zuzugreifen. Denn persönliches Wissen kommt zu Tage, wenn es in Interaktionen gebraucht wird. Zum Beispiel also, wenn in einem Social Intra- oder Extranet von einem Mitarbeiter eine Frage gestellt wird und ein anderer diese liest und beantworten kann. Auch „unbekannte“ Wissensbestände werden so genutzt.

Zum Beispiel verfügt eine Mitarbeiterin über Fachwissen, das sie sich angeeignet hat und jetzt beitragen kann. Die Expertenfindung wird in Unternehmen durch die aus sozialen Netzwerken bekannten Funktionen wie Activity Streams oder dem Team Chat, erheblich beschleunigt. Social Software unterstützt so den Informationsfluss entlang horizontaler Hierarchien. Es entsteht ein interdisziplinärer Austausch, der neue Wissensquellen miteinbezieht und den Wissenstransfer begünstigt.

Wissen wird mehr, wenn man es teilt

Darüber hinaus kann mit Werkzeugen zur Social Collaboration die Wissensarbeit organisiert werden, beispielsweise in Projektgruppen. Neben der direkten Kommunikation und dem einfachen Austausch von Dokumenten bieten diese einen weiteren Vorteil: In den Gruppen reichert sich Wissen an. Die Beiträge der Gruppenmitglieder bilden eine Sammlung des themenspezifischen Wissens, das dann zum Beispiel in ein Wiki überführt und dort gespeichert werden kann. Und ein solch zentraler Wissensspeicher ist enorm nützlich, beispielsweise können ähnliche Projekte darauf zurückgreifen.

Eine Wissensdatenbank nach dem Wiki-Prinzip ermöglicht es explizites Fachwissen und Dokumente zu speichern, zu kategorisieren und zugänglich zu machen: Beiträge und Artikel zu unterschiedlichen Themenbereichen sammeln und vermitteln Wissen. Kategorisierungen und Verknüpfungen im Text ordnen es und machen es leicht zugänglich. Eine langwierige Suche nach Informationen entfällt. Wissen und Dokumente aller Art werden zentral verwaltet und sind jederzeit abrufbar.

Wenn die Funktionen von Social Collaboration und Wikis zusammen in ein Intra- oder Extranet integriert werden, spielen sie ihre Stärken im Wissensmanagement voll aus. Die Synergien, die sich zwischen ihnen ergeben fördern den Transfer von implizitem und explizitem Wissen. Das gilt insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Verbänden aus vielen Einzeleinrichtungen, wie das folgende Beispiel der Deutschen AIDS-Hilfe e.V. (DAH) zeigt.

Verbandsweites Wissensmanagement bei der DAH

Die DAH umfasst als Dachverband ca. 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland. Rund 500 hauptamtliche und 5000 ehrenamtliche Mitarbeiter sind im Verband tätig. Es war ein Anliegen der Bundesgeschäftsstelle in Berlin, den Austausch zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern.

Früher gab es nur eine Möglichkeit, die vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig zu erreichen: der vom Dachverband verschickte Newsletter. Diese Einbahn-Kommunikation war den Ansprüchen einer modernen Organisation wie der DAH jedoch bald nicht mehr angemessen: „Eine richtige Interaktion konnte darüber natürlich nicht stattfinden. Das hat uns lange Zeit gestört,“ berichtet Dirk Hetzel, seines Zeichens Referent für internetgestützte Prävention bei der DAH.

Daneben sollte auch eine zentrale Wissensdatenbank eingerichtet werden, um Informationen zu speichern und abrufen zu können. Auf Basis des Portal-Frameworks Intrexx wurde daher zusammen mit dem Berliner Intrexx-Partner City & Bits ein Social Extranet aufgebaut. Nach nur drei Monaten konnte die Lösung an den Start gehen.

Social Extranet passend zur eigenen Wissenskultur

Intrexx bietet der DAH den Vorteil äußerst anpassbar zu sein. Als Entwicklungsplattform erlaubt es die Software eigene Anwendungen erstaunlich leicht zu entwickeln. So konnte eine Kommunikationsplattform mit integriertem Wissensmanagement ganz nach den Anforderungen der DAH erstellt werden.

Durch das Portal zur Vernetzung der Mitarbeiter wird der Austausch von implizitem und explizitem Wissen erleichtert. So arbeiten die Mitarbeiter in rund 70 Projekt- und Fachbereichsgruppen. Auch ein Wiki wurde eingerichtet. Hier wird der umfangreiche Wissensbestand der 130 Einrichtungen zusammengetragen. Umgekehrt können alle Einrichtungen und Mitarbeiter jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen. Alle für den Verband und seine Einrichtungen relevanten Unterlagen, wie Formulare, Bücher, Broschüren, Flyer etc. lassen sich so finden.

Artikel zu unterschiedlichen Themenfeldern erklären und erläutern das gesammelte Wissen. Dank der Ordnung des Wissens in Kategorien und der volltextindizierten Suchmaschine ist der Wissensbestand leicht zugänglich. Für die DAH entstand eine umfassende Plattform für Kommunikation und Wissen, auf die jederzeit zugegriffen werden kann. Wissensbeschaffung, Informationsvermittlung und Austausch zwischen den Mitarbeitern sind so ein Leichtes.

Alles Wissen zentral vereint

Das Beispiel der Deutschen Aids-Hilfe e.V. zeigt, wie sinnvoll es ist bei der softwarebasierten Organisation von Wissen sowohl implizites als auch explizites Wissen zu berücksichtigen. Implizites Know-how lässt sich durch die Social Software sammeln und verbreiten. Explizites Wissen wird in Wikis gespeichert und geordnet. Idealerweise findet beides innerhalb einer Software statt. Diese sollte dazu Applikationen für die verschiedenen Arten von Wissensbeständen bieten. Ein Vorteil ist die Möglichkeit für Anpassungen und eigene Anwendungen, um der unternehmensspezifischen Wissenskultur gerecht zu werden.