Der beste Recruiter ist eine Maschine

von Simon Gravel

Viele Unternehmen stellt der digitale Wandel vor Probleme: Sie brauchen sehr schnell, viele, flexibel einsetzbare Fachkräfte. Die für die Personalsuche notwendigen Datenmengen sind für Recruiter und HR-Manager kaum zu bewältigen – daher wird es Zeit, Computer diese Arbeit machen zu lassen. Die Zukunft der Personalsuche sind intelligent aufgesetzte, digitale Datenbanken von darauf spezialisierten Anbietern, welche die notwendige Quantität und Qualität der Daten sicherstellen.

Inhaltsübersicht:

• Fachkräftedatenbanken: Einkaufen statt selber aufbauen
• Das „Bauchgefühl“ digitalisieren
• Soziale Netzwerke sind keine Datenbanken für Kandidaten
• EU-Datenschutz-Grundverordnung macht spezialisierte Portale zur rechtssicheren und kosteneffizienten Alternative
• Fairness lohnt sich für alle
• Fazit

Die Digitalisierung beeinflusst die Arbeitswelt, bestehende Arbeitsstrukturen verändern sich und werden immer flexibler. Doch was genau bedeutet flexibel? Auf der einen Seite bietet die Flexibilität Unternehmern mehr Freiheiten. Sie können ihre Fachkräfte in die Welt hinausschicken und erleiden trotzdem kaum Kapazitätsverluste, da der Mitarbeiter seine Projekte von unterwegs fast genauso gut betreuen kann wie im Büro. Auf der anderen Seite fordert die Digitalisierung aber auch Flexibilität ein. Produktenwicklungszyklen beschleunigen sich, technisches Wissen ist schnell veraltet, regelmäßige Fortbildung der Mitarbeiter ist ein Muss. Zusätzlich müssen Experten mit neuestem Wissen neu eingestellt werden und immer mehr Betriebe müssen sich externes Fachwissen projektbasiert einkaufen.

Fachkräftedatenbanken: Einkaufen statt selber aufbauen

Die Zeiten, in denen Unternehmen eine Stelle ausschreiben und auf Bewerbungen warten konnten, sind längst vorbei und das Active Sourcing, die aktive Ansprache von Kandidaten, gehört längst zum Alltag der Personalfindung. Das Erstellen und Pflegen eines eigenen Talentpools gehört dazu. Unternehmen, die das selber in die Hand nehmen möchten, brauchen viel Zeit und ein ausreichend großes HR-Team. Besser ist es, wenn sie diese Aufgabe outsourcen.

Spezialisierte Portalbetreiber bieten Datenbanken mit Hunderttausenden Fachkräften, die auf Stellenangebote und Aufträge warten. Der Vorteil gegenüber einem eigenem Talentpool liegt auf der Hand: Die Erstellung und Pflege fällt aus. Und die Kosten für die Nutzung sind überschaubar, so dass auch ein direkter Kostenvorteil entsteht.

Das „Bauchgefühl“ digitalisieren

Auch wer schon eine große Datenbank hat, sollte sich überlegen, ob er doch auf die Dienste spezialisierter Portalbetreiber zurückzugreift. Der Grund: Große Datenmengen müssen auch intelligent verwaltet werden, sonst werden sie schnell zu Datenschrott. Dafür braucht es Fachwissen aus der Datenverwaltung. Die spezialisierten Portalbetreiber bieten dafür ­– ähnlich wie zum Beispiel Google – mitlernende Suchalgorithmen. Diese errechnen anhand verschiedener Daten eines Kandidaten und von Unternehmen den richtigen Match. Bei mitlernenden System können diese Ergebnisse wiederum für zukünftige Suchen einbezogen werden: Der Algorithmus entwickelt sich so selbstständig weiter.

Die Personalsuche wird dadurch so effizient, wie sie bei der Nutzung eines eigenen Talentpools gar nicht sein kann. Die Maschine trifft eine Vorauswahl, weil sie anhand von Daten den richtigen Kandidaten aussucht.

Soziale Netzwerke sind keine Datenbanken für Kandidaten

Bei der Personalsuche nutzen viele Unternehmen mittlerweile auch soziale Netzwerke. Das ist verlockend, weil diese große Datenmengen bereitstellen, dennoch eignen sie sich nur bedingt für die effiziente Suche nach Fachkräften. Bei privaten Netzwerken wie Facebook wird eine Anwerbung oft als unpassend empfunden. Soziale Netzwerke wie LinkedIn und Xing drehen sich zwar um berufliche Kontakte, doch wer hier massenhaft vorgefertigte Anwerbenachrichten verschickt, wird trotzdem schnell weggeklickt, vor allem wenn der Wunschkandidat gar nicht auf der Suche ist.

Daher sind auch hier spezialisierte Portale die richtige Alternative, auf denen Fachkräfte sich selber eintragen mit dem expliziten Ziel von Recruitern, Unternehmen und Auftraggebern angesprochen zu werden. Wer sich bei einem solchen Portal anmeldet, kann gar nicht genervt sein von zu vielen Angeboten.

EU-Datenschutz-Grundverordnung macht spezialisierte Portale zur rechtssicheren und kosteneffizienten Alternative

Ein weiterer Grund für die Nutzung der Datenbanken von spezialisierten Portalen ist ein rechtlicher: Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung ist bereits seit 2016 in Kraft. Im Mai 2018 läuft die Übergangsfrist ab und Verstöße gegen die Verordnung werden ab dann auch sanktioniert. Auch die Weiterverarbeitung der Daten ist dann nur noch in wesentlich engeren Grenzen erlaubt als bisher.

Die voraussichtlichen Folgen für die Personalsuche: Für Unternehmen und Recruiter steigt der operative Aufwand beim Einholen von Daten, wenn sie eine eigene Talentdatenbank aufbauen und pflegen. Sie müssen den Nachweis der Einwilligung erbringen und diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Gemäß BDSG, muss ein Betroffener vor Gericht selbst den Nachweis dafür erbringen, dass das Unternehmen oder die Behörde als verantwortliche Stelle für eine fehlerhafte Verarbeitung von Daten haftbar ist. Diese Pflicht obliegt nun der datenverarbeitenden Stelle. Die Rechenschaftspflicht führt zu mehr Dokumentationsaufwand, Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden, bisherige Prozesse sowie Datenschutzerklärungen und -einwilligungen geprüft und gegebenenfalls überarbeitet werden. Das kostet Zeit und Geld, was kleine Unternehmen stärker spüren werden als große.

Wer die darauf spezialisierten Portale nutzt, spart sich den Aufwand – und im Zweifelsfall die schmerzhaften Bußgelder, die bis zu vier Prozent des weltweiten Umsatzes eines Unternehmens betragen können.

Fairness lohnt sich für alle

Es gibt mehrere für die Kandidatensuche geeignete Portale, doch leider gibt es in der Branche auch schwarze Schafe. Alle werben mit einer großen Datenbank an passenden Fachkräften, viele bieten diese aber nur bedingt. Lohndumping ist zum Beispiel ein Problem bei Freelancer-Portalen, weil lokale Freelancer mit Freelancern aus Schwellenländern um Projekte konkurrieren müssen. Niedrigere Kosten durch einen globalen Wettbewerb ­– das mag zuerst gut klingen, schreckt aber viele lokale Kräfte Fachkräfte ab. Da viele Unternehmen ihr Projekt gar nicht über tausende Kilometer hinweg koordinieren können, fahren sie besser, wenn sie gleich auf Anbieter mit einem lokalen oder regionalem Angebot und vor allem ortsüblichen Löhnen setzen. Unternehmen sollten unbedingt prüfen, mit wem sie zusammenarbeiten.

Fazit

Externe Datenbanken lösen viele der Probleme, vor denen Unternehmen bei der Suche nach Fachkräften stehen und in Zukunft noch stärker stehen werden. Dabei sollten Unternehmen und Recruiter die Zusammenarbeit mit darauf spezialisierten Portalbetreibern in Erwägung ziehen: Sie bieten tausende potenzielle Fachkräfte im Überblick bei überschaubaren Kosten. Der Aufwand eine Datenbank aufzubauen und zu pflegen wird erleichtert, insbesondere im Hinblick auf die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung. Außerdem bieten sie ein technisches Gerüst, mit denen alle Nutzer die riesigen Datenmengen einfach in den Griff kriegen und die Suche effizient gestalten können. Dabei sollten die Unternehmen aber überprüfen, welches Portal sie nutzen, weil es auch unter ihnen schwarze Schafe gibt.