So unterstützen Collaboration-Tools virtuelle Teams

von Thomas Rickert

Digitale Arbeitsplätze und ortsunabhängiges Arbeiten werden in Zeiten von Mobility immer wichtiger. Damit Projekte schnell vorangehen, müssen sich nicht alle Mitarbeiter und ihr Wissen in einem Büro befinden. Collaboration-Plattformen sind hier die Lösung und helfen, virtuelle Teams zu bilden. Sie kombinieren Kommunikationswege wie Video-Conferencing, Instant Messaging, E-Mail und Filesharing in einer Arbeitsumgebung. Mitarbeiter können damit Wissen teilen und speichern. Erfolg hat eine solche Lösung jedoch nur, wenn sie von den Mitarbeitern angenommen wird. 

Inhaltsübersicht:

• Die passende Kommunikationslösung finden
• Collaboration-Tools: Beispiele und offene Schnittstellen
• Künstliche Intelligenz fördert Zusammenarbeit
• Ausblick

In virtuellen Teams arbeiten Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus gemeinsam an einem Projekt. Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten können sich in einer multifunktionalen Arbeitsgruppe zur Lösung einer bestimmten Aufgabe zusammenschließen. So entwickeln, testen und realisieren sie Prototypen genauso schnell wie konventionelle Teams. Da somit Expertise aus verschiedenen Standorten vereint werden kann, kommen sie dem Kundennutzen besser auf die Spur und können sich darauf fokussieren. Voraussetzung ist eine Kommunikationslösung, die sich am Bedarf virtueller Teams orientiert.

In den Köpfen von Spezialisten und Experten vereint sich das Wissen eines Unternehmens und damit häufig die Basis des Geschäftserfolges. Fällt einer dieser Experten aus oder verlässt die Firma, verliert die Organisation im Normalfall auch den Zugriff auf sein Know-how. Mithilfe eines Collaboration-Tools können die Nutzer ihr Fachwissen teilen und speichern. So haben die Kollegen auch dann Zugriff darauf, wenn der Spezialist nicht zu erreichen oder abgewandert ist. Zum Aufbau solcher Expertennetzwerke eignen sich Plattformen, die Personen- und teamorientiert arbeiten.

Die passende Kommunikationslösung finden

Ein neues Kollaborationswerkzeug sollte auf den speziellen Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Wichtige Voraussetzung: Es muss den Mitarbeitern einen spürbaren Mehrwert bieten. Nur dann nutzen sie es auch. Deshalb reicht die Sicht der IT-Abteilung bei der Auswahl und Einführung einer Collaboration-Plattform nicht aus. Stattdessen sollten Firmen alle, die mit der neuen Lösung arbeiten, in diesen Prozess einbinden. Denn nur ein passendes Werkzeug macht die Kollaboration effizienter und damit das Kerngeschäft profitabler.

Um dieses zu finden, eignet sich ein Strategie-Workshop mit externen IT-Experten. Sie messen die Ist-Situation der Zusammenarbeit im Unternehmen und legen gemeinsam mit Firmenvertretern fest, wie die Kommunikation in Zukunft aussehen soll. Pilotgruppen erstellen dann Anwendungsfälle. Diese werden zunächst in einer Testumgebung angepasst. Bevor die neue Collaboration-Lösung in Betrieb geht, arbeiten die IT-Experten das Feedback der Pilotgruppen ein. Auch im laufenden Betrieb wird die Anwendung durch regelmäßiges Feedback der Nutzer weiter verbessert.

Wie lange es dauert, eine solche Lösung im Unternehmen einzuführen, hängt von der Art der Plattform ab. Damit die Mitarbeiter das Produkt annehmen, ist es entscheidend, ihnen von Anfang an den Mehrwert aufzuzeigen. Die Geschäftsführung sollte vorangehen und das Produkt ab der Einführung konsequent nutzen. Auch das steigert das Vertrauen der potenziellen Nutzer in die Lösung.

Collaboration-Tools: Beispiele und offene Schnittstellen

Beispiele für Arbeitsumgebungen, die alle Kommunikationswege zusammenführen, sind Cloud-basierte Hosting-Plattformen wie IBM Verse oder Microsoft Office 365. Als E-Mail- und Business-Messaging-Systeme umfassen sie auch erweiterte Suchfunktionen und Social Analytics. Damit sehen Anwender in ihrer Inbox alle Inhaltsformate und können diese teilen und bearbeiten.

Für Unternehmen stellt sich, wie bei allen IT-Lösungen, auch für Collaboration-Tools die Integrationsfrage. Die aktuelle Entwicklung kommt ihnen hier entgegen, denn Hersteller setzen verstärkt auf offene Schnittstellen oder Partnerschaften. IT-Hersteller haben zudem erkannt, dass innerhalb eines Unternehmens verschiedene Vorlieben für die eine oder andere Anwendung bestehen. Deshalb setzen sie verstärkt auf eine Open-Client-Strategie: Alle Nutzer bekommen die gleichen Basistechnologien zur Verfügung gestellt, nutzergruppenspezifisch erfolgen jedoch Anpassungen, die Client-Präferenzen berücksichtigen. Ein Anwender der Groupware-Plattform IBM Domino, die Client- und Server-Software für Messaging und Collaboration bietet, kann dann seine E-Mails im Notes Client lesen oder in IBM Verse. Auch alle Funktionen des Outlook-Clients lassen sich nutzen, wenn man damit auf dem Domino-Server arbeitet. Diese Open-Client-Strategie steigert die Akzeptanz für Lösungen, was einen entscheidenden Faktor für einen wirklichen Nutzen für Anwenderunternehmen darstellt.

Künstliche Intelligenz fördert Zusammenarbeit

Kollaborations-Werkzeuge können heute schon kognitive Analysen durchführen und schnell und unaufgefordert Informationen aus großen Datenmengen filtern. Der Begriff „künstliche Intelligenz“ für solche Systeme entstand laut Branchenverband Bitkom bereits 1955. Wie weit die Entwicklung in diesem Bereich mittlerweile vorangeschritten ist, zeigte IBMs Rechner Watson 2011, als er die Allzeitgewinner der TV-Show „Jeopardy!“ schlug. Er verstand gesprochene Fragen und antwortete schnell.

Auch das Assistenzsystem in der Collaboration-Plattform IBM Verse heißt Watson und beantwortet einfache Fragen. Es kann außerdem unwichtige E-Mails aussortieren und Termine organisieren. Viele vertrauen der Technik heute allerdings noch nicht so weit, dass sie ihr solche Entscheidungen überlassen. In zehn Jahren wird es aber wohl eine Selbstverständlichkeit sein, dass ein Assistenzsystem verschiedenste Aufgaben für den Anwender erledigt oder diese anstößt.

Ausblick

Neben künstlicher Intelligenz und Social Analytics wird die „Mobile-First-Strategie“ vieler Unternehmen die Entwicklung der Kollaborations-Plattformen positiv beeinflussen. Firmen betreiben ihre Collaboration-Lösungen nicht mehr nur im eigenen Rechenzentrum. Die Offenheit gegenüber der Cloud wächst und Sicherheitsbedenken nehmen ab. Jeder will mit seinem Endgerät von überall das Kollaborationswerkzeug nutzen, kommunizieren und auf Daten zugreifen können. Den Mitarbeitern sollen die Funktionen dazu auch offline zur Verfügung stehen. Der Außendienst muss Daten erfassen und einpflegen können, auch wenn sein Tablet keinen Netzempfang hat.