Mobiles Arbeiten: Dienstleistungsnachweise per App

von Jens Stier

Der Dienstleistungsnachweis ist ein unentbehrliches Dokument für alle, die Dienste im Auftrag des Kunden erbringen, zum Beispiel als IT-Consultant oder Servicetechniker. Denn nur das, was der Kunde auf dem Dienstleistungsnachweis unterzeichnet hat, kann am Ende auch korrekt abgerechnet werden. Häufig wird dieser Prozess noch handschriftlich geregelt. Daten müssen dann ebenfalls manuell in die entsprechenden Systeme übertragen werden – das bedeutet nicht nur einen großen Zeitaufwand, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit enorm. Die Lösung: Dienstleistungsnachweise mit mobilen Apps erzeugen. So kann der Mitarbeiter seine erbrachten Leistungen nicht nur erfassen, sondern sie auch direkt auf dem Endgerät vom Kunden gegenzeichnen lassen.

Inhaltsübersicht:

• Handschriftliche Formulare: Mehraufwand und Zettelwirtschaft
• Die Lösung: eine mobile App für Dienstleistungsnachweise
• Backend-Anbindung durch Konnektor-Plattform
• Mobile Business-Apps als zentrales Arbeitswerkzeug für Dienstleister

Von Handwerker bis zum Berater – Serviceleister aus allen Branchen dokumentieren über Dienstleistungsnachweise wichtige Informationen: ihre Arbeitszeiten beim Kunden vor Ort, die Art der erbrachten Leistungen, Fahrzeiten oder benötigte Materialien. Diese Aufstellungen lassen sie idealerweise vor Ort per Unterschrift vom Kunden quittieren – nur so ist später eine korrekte und nachvollziehbare Rechnungsstellung garantiert.

Handschriftliche Formulare: Mehraufwand und Zettelwirtschaft

Häufig erfolgt dieser Prozess noch handschriftlich auf einem ausgedruckten Formular, auf dem dann auch die Kundenunterschrift eingeholt wird. Schon eine Erfassung per Excel oder über ein PDF-Formular gestaltet sich schwierig: Entweder benötigt man auch einen Drucker, um das Formular auszudrucken und unterschreiben zu lassen, oder man holt die Unterschrift des Kunden erst später ein – beides ist umständlich und schafft Mehraufwand. Und beide Prozesse haben dasselbe große Manko: Die Daten lassen sich nur über Umwege in diejenigen Systeme einspeisen, mit denen die Abrechnungs-und Erfüllungsprozesse gesteuert werden.

Das bedeutet, dass alles, was auf diesen Formularen bereits eingetragen wurde, noch ein weiteres Mal in andere Systeme kopiert werden muss. Daten werden ins Abrechnungssystem gespielt, um die Kundenrechnung zu generieren; ins Materialwirtschaftssystem, um benötigte Ersatzteile und Materialien zu kommissionieren; oder ins Projektmanagement-System, um Projekt- und Arbeitszeitcontrolling durchzuführen. Wie bei allen manuellen Erfassungsprozessen ist auch hier die Gefahr groß, dass Übertragungsfehler passieren. Außerdem werden Daten immer nur zeitverzögert bereitgestellt. Das ist zeitraubend und blockiert Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, anstatt sie wertschöpfend arbeiten zu lassen.

Die Lösung: eine mobile App für Dienstleistungsnachweise

Eine Lösung für dieses Problem sind individuelle Business-Apps. Auf einem mobilen Endgerät wie einem Tablet oder Smartphone kann der Mitarbeiter alle relevanten Daten rund um einen Auftrag erfassen: Arbeitszeit, Leistungen, Material, Fahrzeiten etc. Wenn die App mit den dazugehörigen Backend-Systemen verknüpft ist, greift er dabei direkt auf vorhandene Daten zu. So kann der Mitarbeiter etwa Auftrags-, Kunden- und Projektnummern mit seinem Protokoll verknüpfen. Sind alle relevanten Daten erfasst, lässt sich der Mitarbeiter diese Daten vom Kunden direkt auf dem Mobilgerät unterzeichnen und speichert sie anschließend ab. Dafür sorgt ein integriertes Unterschriftsfeld, das die elektronische Signatur zusammen mit den Eingaben im Backend erfasst. So werden die Daten ohne Umweg übertragen und sind sofort in den entsprechenden Systemen verfügbar. Manuelle Formulare, die damit verbundene Zettelwirtschaft und alle Übertragungsfehler sind damit Geschichte.

Wer den richtigen Anbieter für die Umsetzung einer solchen App auswählen möchte, sollte darauf achten, dass dieser Anbieter wirklich alle relevanten Systeme anbinden kann. Nur so ist garantiert, dass tatsächlich jede manuelle Nacharbeit entfällt. Dies gelingt durch spezielle Softwareplattformen, die als Backend-Konnektor zwischen die mobilen Endgeräte und die IT-Systeme geschaltet sind. Besonders schnell und kostengünstig lassen sich individuelle Unternehmens-Applikationen mit App-Konfigurations-Plattformen wie engomo realisieren. Sie kommen bei der Erstellung des App-Frontends ganz ohne Programmierung aus, können mit Hilfe von Konnektoren an beliebige Backend-Systeme angebunden werden und liefern am Ende eine individuelle App, die den Prozess genau so abbildet, wie er die Mitarbeiter beim Kunden am besten unterstützt.

Mobile Business-Apps als zentrales Arbeitswerkzeug für Dienstleister

Eine solche App kann jedoch nicht nur einen mobilen Dienstleistungsnachweis erstellen. Auch PDFs lassen sich über das Endgerät generieren und per E-Mail an den Kunden versenden. Der Mitarbeiter kann Materialien über das Warenwirtschaftssystem anfordern oder reservieren und die verbrauchten Materialien dokumentieren. Auch seine Arbeitszeiten lassen sich so unmittelbar für das Controlling erfassen. Zudem kann man mobile Apps für den Dienstleistungsnachweis auch in umfassendere Kundendienst- oder Service-Apps integrieren: Diese mobilen Anwendungen ermöglichen ein Auftragsmanagement von unterwegs, können Routen mittels integrierter Karten planen und auf Montageanleitungen und andere Dokumente aus dem Backend zugreifen – ein zentrales Arbeitswerkzeug für alle Dienstleister.