Firmenportal mit Eigendynamik

von Markus Ilka

Kontrolle über alle aktuellen Prozesse sowie eine einfache und zuverlässige Aufgabenverteilung mit automatisierten Rückmeldungen zum Bearbeitungsstatus: Das wünschen sich viele mittelständische Dienstleister. Organisatorische Hilfsmittel wie E-Mail-Postkörbe sind für diese Anforderungen jedoch meist nicht ausreichend. Flexible Portallösungen bieten hier eine viel versprechende Alternative.

Von Markus Ilka

Inhaltsübersicht:

• Die geeignete Portallösung und ihre Impementierung
• Aufgaben-Workflow - transparent und zuverlässig
• Hohe Anwenderakzeptanz erzeugt Dynamik

Die Werbeagentur RTO GmbH betreut mehr als 5.000 Kunden. Durch die

vielfältigen Aufgaben in Beratung, Kreation und Umsetzung von

Werbestrategien muss das Unternehmen zahlreiche unterschiedliche

Prozesse anstoßen und koordinieren. Gleichzeitig gilt es

Kundenstammdaten zu aktualisieren, Anzeigenbuchungen und -

änderungen abzuwickeln und Grafikaufträge zu erteilen. Durch

die interne Kommunikation über Microsoft Outlook ergab sich im

Laufe der Jahre ein Durcheinander an unterschiedlichen Postfächern

mit teilweise mehreren tausend Einträgen. Somit war keinerlei

Kontrolle über die einzelnen Vorgänge oder über den

Bearbeitungsstatus der Vorgänge gegeben. Schlimmer noch:

Versehentlich gelöschte Einträge waren für immer

verloren und Doppelarbeiten ließen sich nicht ausschließen. Eine

Portallösung, mit der sich alle Mitarbeiter einbinden lassen, sollte

daher für eine höhere Transparenz der täglichen

Geschäftsprozesse sorgen.

Die geeignete Portallösung und ihre Implementierung

Weg von Zeit raubenden Einzellösungen hin zu einem ganzheitlichen Firmenportal - mit diesem Ziel vor Augen nahm Wolfgang Titsch, kaufmännischer Leiter bei RTO, die Lösung <Firm-i-Net> von it+services unter die Lupe: "Wir waren von den bereits enthaltenen Funktionen für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Mitarbeiterverwaltung, News und Dokumentenmanagement sowie Helpdesk-Support angetan. Die einfache Handhabung sowie die vielseitigen Anpassungsmöglichkeiten überzeugten uns und wir hatten auf Anhieb viele Ideen, wie wir unsere Abläufe optimieren können. Die Module zur Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung waren ohne Änderungen auf unsere Bedürfnisse anwendbar".

Die vorhandene Infrastruktur von RTO entsprach den notwendigen Voraussetzungen für die Portallösung. Die Werbeagentur hatte bereits Windows Server 2003 sowie Microsoft SQL Server im Einsatz. Die Windows SharePoint Services, auf denen das Portal aufsetzt, waren als Bestandteil des Windows Server 2003 ohne zusätzliche Lizenzkosten verfügbar. Im Herbst 2006 fiel daher sehr kurzfristig die Entscheidung für <Firm-i-Net>. Im ersten Schritt der Einführungsphase wurden zunächst alle bisher vorhandenen Module eingeführt. Parallel realisierten die Portalexperten von it+services eine Verbindung zwischen der bereits vorhandenen Mitarbeiterverwaltung und einer SQL-Datenbank, die alle Mitarbeiterrollen und -berechtigungen verwaltet. Vorhandene Daten ließen sich so übergreifend und ohne Redundanz nutzen.

Aufgaben-Workflow - transparent und zuverlässig

Im Anschluss analysierte it+services die internen Prozesse bei RTO genauer. Vor allem die Auftrags- und Aufgabenverteilung sollte optimal in das Portal integriert sein, um die bisherigen E-Mail-Postfächer abzulösen. Insgesamt wollten die Verantwortlichen den Prozess schnell, unkompliziert und nachvollziehbar gestalten und ihn durch Statusmeldungen absichern. In enger Zusammenarbeit mit einem fünfköpfigen Projektteam entwickelte der Dienstleister ein Konzept zur Umsetzung dieser Anforderungen. Das Portal sollte Funktionalitäten enthalten, mit denen sich Anfragen, Aufträge und erforderliche Jobs gezielt an die zuständigen Mitarbeiter und Teams weiterleiten lassen. Hierbei mussten zur besseren Zuordnung der Aufgaben auch Themengebiete definiert werden. Mit den neu geschaffenen Funktionalitäten stellt die Lösung den Anwendern im Intranet heute flexible, anpassbare Formulare zur Verfügung. Mit diesen lassen sich wiederkehrende Prozesse für den gesamten Workflow standardisieren. Eingabemasken mit spezifischen Vorgabewerten optimieren die Erfassung. Prioritäten bei der Bearbeitung können die Anwender selbst durch Termine und definierte Dringlichkeiten steuern.

Die neu generierten Aufgaben wandern je nach Themengebiet zunächst in eine Sammelbox, wo sie übersichtlich dargestellt werden. Hier können die Mitarbeiter die Aufgaben selbst annehmen oder aber gegebenenfalls an Kollegen delegieren. Es werden automatisch Meldungen generiert, die Vorgesetzte und beteiligte Mitarbeiter über den Bearbeitungsstatus eines Jobs informieren. Des Weiteren ist über das Portal eine direkte, individuelle Kommunikation zwischen allen Personen möglich, die an dem Prozess beteiligt sind. So können Fragen direkt über das System gestellt und geklärt werden. Der gesamte Prozessverlauf wird in einem Archiv dokumentiert und ist damit jederzeit nachvollziehbar.

Hohe Anwenderakzeptanz erzeugt Dynamik

Nach der Grundinstallation von <Firm-i-Net> und einer kurzen Realisierungsphase für diese Anforderungen im vierten Quartal 2006 war die Umsetzung des Projekts bereits abgeschlossen. Im Dezember wurde das Portal intern bei RTO getestet und seit Januar 2007 ist es mit allen Modulen produktiv im Einsatz. Die Erfahrungen sind durchweg positiv. Dafür spreche auch das Feedback der Mitarbeiter, so Projektleiter Wolfgang Titsch: "Unsere gesamten aufgabenbezogenen Prozesse lassen sich heute sehr viel einfacher und strukturierter abarbeiten. Die Aufgabenverteilung ist besser gelöst und durch die automatisierten Rückmeldungen jederzeit transparent." In der täglichen Handhabung ist das Portal sehr anwenderfreundlich: Die Mitarbeiter kommen mit den von Microsoft Office bekannten Masken gut zurecht. Deshalb war der Schulungsaufwand für die Anwender sehr gering. In Bezug auf den Administrationsbereich des Portals gab es für die Mitarbeiter eine zusätzliche, umfassende Einweisung, auf welche die Projektverantwortlichen höchsten Wert gelegt hatten. Dadurch können die Anwendungen heute aus den eigenen Reihen administriert werden. Die Grundfunktionen bieten eine zukunftssichere und jederzeit erweiterbare Intranet-Lösung. Die hohe Anwenderakzeptanz und daraus resultierende Vorschläge der Mitarbeiter haben bereits gezeigt: "In der täglichen Arbeit mit unserem Portal entwickelt sich eine erfreuliche Dynamik", so Titsch.