Wissen per Video austauschen

von Tim Schütte

In immer mehr Unternehmen steht das Thema Wissensmanagement als strategisch wichtiger Punkt ganz oben auf der Agenda. Bedarf für entsprechende Initiativen gibt es schließlich aus unterschiedlichen Gründen: Multinationale Teams, die sich über Grenzen hinweg koordinieren müssen sowie fachübergreifende Projektgruppen, die Input von internen wie externen Spezialisten brauchen sind nur zwei typische Beispiele aus diesem Bereich.

Inhaltsübersicht:

• Video statt Telefon
• Software für professionelle Videobotschaften

Es sind vor allem die kulturellen Werte, die verinnerlichten Normen und Überzeugungen sowie die unterschiedlichen Persönlichkeitsmerkmale und Mentalitätsunterschiede der Mitarbeiter, die zur Vielfalt, zur sogenannten Diversity beitragen. Der Diversity-Ansatz interpretiert Vielfalt, Individualität oder Exzentrizität nicht als Risiko, sondern als Chance.

Wenn es darum geht, wie man Wissen am besten austauschen und teilen kann, sind Videokonferenzen eine gute Lösung. Gerade Zwischenabsprachen bei größeren Projekten mit enger Verzahnung der Beteiligten laufen auf diese Weise deutlich effizienter ab. Statt den Fortschritt und fällige Zwischenschritte in endlosen E-Mail-Diskussionen zu behandeln, ist ein solch schnelles Meeting oft der beste Weg sich über kleine und größere Punkte unkompliziert abzusprechen und nächste Schritte festzulegen. Videotelefonie sorgt dafür, dass Absprachen trotz räumlicher Distanz weiterhin effektiv ablaufen. Gerade bei internationalen Meetings und Verhandlungen hilft die zusätzliche Bildinformation. Über Mimik und Gestik lassen sich zudem Missverständnisse leichter vermeiden.

Video statt Telefon

Doch es sind nicht nur die klassischen Konferenzen mit mehreren Beteiligten, die durch Videolösungen ersetzt werden: Immer mehr Unternehmen nutzen das Medium Video als Telefon-Ersatz. Jede Besprechung oder Verhandlung, bei der es auch um Feinheiten geht, profitiert vom direkten Anblick des Gegenübers. Entsprechende Tools kann man unkompliziert an jedem Arbeitsplatz installieren. Moderne Notebooks besitzen ohnehin hochauflösende Kameras. Anders als die Video-Ableger großer Chat-Anbieter sind professionelle Lösungen allerdings nicht nur technisch zuverlässiger, sondern auch besser gegen unbefugtes Mitschneiden abgesichert. Gerade in sensiblen Bereichen wie Forschung und Entwicklung ist dies besonders wichtig. Eine weitere Herausforderung im Büro der Zukunft ist mobiles Arbeiten. Videotelefonie garantiert auch hier effiziente Absprachen. Sie erlaubt, sich jederzeit mit Kunden, Kollegen und Partnern von Angesicht zu Angesicht auszutauschen – ganz gleich, ob ein Mitarbeiter sich gerade auf einem Außentermin oder im Home-Office befindet.

Software für professionelle Videobotschaften

Wichtig bei der Wahl einer geeigneten Lösung ist natürlich zunächst die gebotene Bildqualität. Eine detailreiche Darstellung in HD-Auflösung auf einem großen Fernseher zeigt schnell, dass die Videotelefonie von heute wenig mit den Bildtelefonen von einst zu tun hat. Dadurch lassen sich die Gesichtszüge des Gegenübers ebenso wie technische Darstellungen in einer Präsentation optimal erkennen. Ein ebenso wichtiger zweiter Punkt ist die Einbindung in eine bestehende Kommunikationsinfrastruktur. Hier kommt es besonders darauf an, dass Standardlösungen wie der Microsoft Lync Server unterstützt werden. Diese Software wird in vielen Unternehmen als sogenannte Unified-Communications-Plattform genutzt. Unified Communications mit einer Videokonferenzlösung als Bestandteil geben Wissensmanagement-Projekten den nötigen Schub. Das Unternehmen LifeSize gehört zu den ersten Anbietern, die eine komplette Produktlinie im Programm hat, die zum Microsoft-Angebot kompatibel und durch Microsoft zertifiziert ist.

Eine weitere interessante Entwicklung ist der Trend zur sogenannten Wolke: Cloud-basierte Videokonferenzen sind einfach in die IT-Infrastruktur von Unternehmen zu integrieren und besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen gefragt. Gerade für diese Gruppe bieten sie einen unkomplizierten und preiswerten Einstieg. Ein weiterer Weg zu dieser Technologie führt über Dienstleister wie Regus. Dort können Unternehmen spontan auf einen Konferenzraum mit Videotelefonie-Technik zurückgreifen und mit Kunden, Kollegen und Partnern in Kontakt treten.

„Virtuelle Konferenzen spielen bei Strategien zur Zusammenarbeit von Unternehmen eine wachsende Rolle”, sagt Michael Barth, Country Director bei Regus. “Videokommunikationseinrichtungen werden zur Senkung von Reisekosten um bis zu 75 % genutzt und erhöhen gleichzeitig die Produktivität.”