Fachbeiträge
Prinzipien eines effektiven Zeitmanagements
Stapeln sich bei Ihnen Berge von Papier auf dem Schreibtisch? Verlieren Sie den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben? Sind Sie ständig gestresst und möchten Sie mehr freie Zeit gewinnen? Dann sollten Sie den Beitrag von Thomas Eckardt lesen. Er führt Sie in drei Schritten zu einem radikalen Wandel im Umgang mit Ihrer Arbeitsorganisation und Zeitplanung.
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Inhaltsübersicht:
- Systematische Ziel- und Zeitplanung
- Zeitbudget: der Jahres-, Monats- und Tagesplan
- Schriftlicher Aktivitätenplan
- Das Pareto-Prinzip: Erfolgsverursacher identifizieren
- Delegation als Führungsinstrument
- Ohne Pausen geht es nicht!
- Drei Schritte für den radikalen Wandel
- Zeitmanagement-Test: Können Sie “Nein” sagen?
Konsequentes Zeitmanagement kann Ihnen helfen, sich selbst so zu
führen und zu organisieren, dass Sie Ihre Aufgaben erfolgreich
erledigen können und dabei Stress- und Störfaktoren reduzieren.
Eine wesentliche Voraussetzung für gutes Zeitmanagement ist
eine Zielplanung: Je klarer und präziser die Ziele definiert
sind, desto leichter fällt es Ihnen zu entscheiden, welche
einzelnen Schritte Sie diesen Zielen näher bringen.
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Systematische Ziel- und Zeitplanung
Zeitmanagement
ist die Fähigkeit, sich selbst und das eigene Tun zu organisieren,
damit die gesetzten Ziele möglichst effizient erreicht werden.
Ziel des Zeitmanagements ist stets: mehr Zeit gewinnen für
neue Kunden, mehr Umsatz, mehr Erfolg. Wesentlich für eine
erfolgreiche Umsetzung sind eine konsequente Planung, eine genaue
Beschreibung der Ziele und daraus abgeleitet das notwendige Zeitbudget.
Bevor
Sie beginnen, Ihren Erfolg zu planen, müssen Sie Ihre Ziele
definieren. Ziele geben Ihrem Handeln einen Sinn, sie sind Maßstab
und Motivatoren. Gleichzeitig bilden sie die Basis jeder Erfolgskontrolle.
Schreiben Sie sich Ihre Ziele auf und machen sie sich jeden Tag
bewusst. Fragen Sie sich, ob das, was Sie tun, Sie Ihrem Ziel wirklich
näher bringt. Ziele müssen genau definiert und geplant
sein und die Zielerreichung muss kontrolliert werden.
Zeitplanung
bedeutet mehr freie Zeit, weniger Stress, höhere Konzentration,
bessere Übersicht, weniger Termine, größere Effizienz
und mehr Freude bei der Arbeit. Zeit planen heißt, sich ein
Zeitbudget zu schaffen und dieses Budget entsprechend der Prioritäten
und der eigenen Leistungsfähigkeit einzusetzen. Zeitplanung
beginnt mit der Formulierung von Jahreszielen und führt über
eine Aufgabenliste, einem Monats- oder Wochenplan hin zum Tageszeitplan.
Zeitbudget: der Jahres-, Monats- und Tagesplan
Die
für die Jahresziele bis zum Tagesplan dargestellten Planungsschritte
bilden die Basis für wirksame Zeitplanung. Zeitplanungssysteme
(Filofax, Timesystem, EDV etc.) sind mit ihren Übersichten
und Ergänzungsblättern gute Hilfsmittel. Im Prinzip sind
sie alle nach folgendem System aufgebaut:
- Jahresübersicht: Tage, die im kommenden Jahr bereits belegt werden
- Monatsübersicht: Stundenblöcke, die für die Monate des laufenden Jahres verplant werden
- Tagesübersicht: Detailplanung für den einzelnen Tag
Die
anstehenden Termine werden Schritt für Schritt in die einzelnen
Tagespläne übertragen. Aus den Tagesplänen füllt
man dann auch die künftigen Monats- und Jahrespläne. Im
jeweiligen Tagesplan gilt es, den Zeitbedarf für jede Eintragung
zu kalkulieren. Wichtig ist dabei, sich Pufferzeiten für Unvorhergesehenes
oder Routineaufgaben zu reservieren. Sinnvoll ist eine Aufteilung
wie diese:
- 60% verplanen für feststehende Aktivitäten
- 20% reservieren für unerwartete Aktivitäten
- 20% reservieren für spontane und soziale Aktivitäten
Hilfreiche
Ergänzungsblätter des Tages-, Monats- und Jahresplanes
sind:
- Delegations-Checklisten (Welche Aufgaben müssen bis zu welchem Termin erledigt sein?)
- wichtige geschäftliche Daten
- Adressdaten inklusive Telefonregister
- persönliche Ziele
Machen
Sie sich Aktivitätenlisten und planen Sie schriftlich. Tragen
Sie ein,
- was Sie erledigen wollen
- wann Sie etwas erledigen wollen und
- mit wem Sie etwas erledigen wollen
Durch
einen solchen schriftlichen Aktivitätenplan wird Ihr Gedächtnis
entlastet und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Die Kontrolle Ihrer Aktivitäten wird so erleichtert, Unerledigtes
geht nicht verloren und kann auf den nächsten Tag übertragen
werden.
Das Pareto-Prinzip: Erfolgsverursacher identifizieren
Ganz
allgemein ausgedrückt bedeutet das Pareto-Prinzip, dass 20%
des Inputs oft 80% des Ergebnisses erzielen. Die Zusammenhänge
dieses 80:20-Prinzips wurden erstmals im 19. Jahrhundert von Vilfredeo
Pareto, einem italienischen Nationalökonomen, beschrieben.
Das
Prinzip lässt sich in vielen Bereichen finden:
- 20% der Zeitungen enthalten 80% der Nachrichten
- 20% der Besprechungszeiten bewirken 80% der Ergebnisse
- 20% der Kunden oder der Produkte erbringen 80% des Umsatzes
- 20% der Schreibtischarbeit ermöglichen 80% des Arbeitserfolges
Für
die restlichen 20%, die zur Erreichung von 100%-Lösungen benötigt
werden, ist der Aufwand meist überproportional hoch. Prüfen
Sie, wo diese 80:20 Regel in Ihrem Arbeitstag relevant ist und ob
Sie Ihre Energie und Ihre Zeit auf die relevanten 20% konzentrieren.
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Delegation als Führungsinstrument
Delegieren
bedeutet das Übertragen von
- fest umrissenen Aufgabenbereichen und Einzelaufgaben
- Kompetenzen, die zur umfassenden Erledigung der Aufgaben benötigt werden, und
- Verantwortung, die sich aus der Aufgabenstellung und den dazugehörigen Kompetenzen ergibt
Grundsätzlich
gilt, dass Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung sich entsprechen
müssen. Delegation ist sowohl für die Führungskräfte
als auch für die Mitarbeiter von Vorteil: Die Führungskräfte
werden entlastet, die Mitarbeiter können sich entwickeln.
Delegierbare
Aufgaben sind:
- Routineaufgaben
- Detailaufgaben
- Spezialistenaufgaben und
- vorbereitende Aufgaben
Durch
das Übertragen von anspruchsvollen Aufgaben
- zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Vertrauen
- werden die Mitarbeiter motivierter und qualifizierter
- wächst das Selbstvertrauen der Mitarbeiter
- werden Sie selbst wirkungsvoll entlastet
Fragen
zur Selbstreflexion könnten beispielsweise lauten:
- Was muss ich eigentlich unbedingt selbst tun?
- Welche Aufgaben will ich in der nächsten Zeit delegieren?
- Was muss ich meinen Mitarbeitern vermitteln, damit sie befähigt sind, diese Aufgaben erfolgreich auszuführen?
Jeder
Mensch ist in seinen Leistungsfähigkeiten während des
Tages bestimmten biorhythmischen Schwankungen unterworfen. Obwohl
die Menschen sich hier in ihren Vorlieben unterscheiden, liegt der
Leistungshöhepunkt in aller Regel am Vormittag. Deshalb sollten
Sie wichtige A-Aufgaben für diesen Zeitraum planen. Nach dem
Mittagessen folgt dann das berühmte Leistungstief. Planen Sie
für diesen Zeitraum C-Aufgaben ein. Am späteren Nachmittag
steigt die Leistungskurve noch einmal an, und Sie können sich
wieder wichtigeren Tätigkeiten, z.B. einer B-Aufgabe, zuwenden.
Pausen
sollten Sie nicht als Zeitverschwendung ansehen, sondern als Möglichkeit,
Energie zu tanken. Sie sollten daher regelmäßige kurze
Pausen in Ihrem Tagesablauf einplanen.
Häufig
wird die eigentliche Arbeit erst nach Dienstschluss erledigt, weil
die zahlreichen Störungen tagsüber keine Zeit dazu lassen:
Immer wenn Sie bei einer Arbeit unterbrochen werden, brauchen Sie
bei der Weiterarbeit eine erneute Anlaufszeit. Auch die Konzentration
lässt nach und Sie brauchen mehr Zeit als vermutet. Planen
Sie sich daher bewusst täglich eine stille Stunde ein. Dies
ist ein Termin mit Ihnen selbst – ein äußerst wichtiger
Termin. Tragen Sie die stille Stunde wie andere Termine in Ihren
Tagesplan ein und schirmen Sie sich während dieser Zeit nach
Absprache mit Ihren Kollegen ab: Das Telefon wird umgestellt, Anrufer
können Sie anschließend zurückrufen.
Drei Schritte für den radikalen
Wandel
Stapeln
sich auf Ihrem Schreibtisch Berge von Papieren und unerledigten
Aufgaben? Ist Ihr Auto voll gestopft mit Papieren, Prospekten und
anderen Dokumenten? Sie sind jeden Tag genervt, weil so vieles noch
zu tun ist. Kunden rufen Sie an und geben Ihnen noch mehr zu erledigen.
Arbeitskollegen rufen Sie an oder kommen zu Ihnen an den Schreibtisch
und werfen Ihnen vor, dies und jenes noch nicht erledigt zu haben.
Kennen Sie das?
Hier
gilt nur eines: Sie sind ein Macher – und das müssen Sie
zuerst akzeptieren. Sobald Sie das akzeptiert haben, können
Sie sich an die Lösung machen. Die Lösung heißt:
aktives Zeit- und Selbstmanagement.
Wenn
Sie sich künftig nicht mehr ärgern wollen, wenn Sie unerledigte
Dinge endlich erledigt haben möchten, wenn Sie endlich ein
gutes Gewissen und Erleichterung verspüren möchten, wenn
Sie endlich mehr Zeit für Kundentermine und sich selbst haben
möchten, dann sollten sie die die folgenden drei Schritte beherzigen,
die Sie mit leicht umsetzbaren Tipps zu einem radikalen Wandel im
Umgang mit Ihrer Arbeitsorganisation und Zeitplanung führen.
1.Räumen Sie auf!
Als
erstes räumen Sie Ihren Arbeitsplatz radikal auf. Nur Mut,
das wird Ihnen eine Menge Spaß machen! Werfen Sie all die
Dinge, die Sie nicht mehr brauchen einfach weg: ganze Ordner, Zeitungen,
Zeitschriften... Die anderen Dinge, die Sie ganz sicher noch brauchen,
legen Sie zuerst einmal auf die Seite. Putzen Sie Ihren Schreibtisch
mit einem feuchten Lappen. So, für’s erste geschafft!
Wie fühlen Sie sich? Wunderbar, nicht wahr?
2.Organisieren Sie sich!
Hier
folgt eine gute Möglichkeit, wie Sie Ihren Arbeitsplatz organisieren
können. Probieren Sie es einfach einmal aus – ich mache
es genauso und es funktioniert sehr gut!
Zunächst
brauchen Sie vier Ablageboxen aus Plastik: flache, verschiedenfarbige
Boxen, die man auch aufeinander stapeln kann. Jede der einzelnen
Boxen beschriften Sie z.B. wie folgt:
- Nächste zwei Monate
- Diesen Monat
- Nächste zwei Wochen
- Diese Woche
Dies
sind die Fächer für die generell zu erledigenden Arbeiten.
Legen Sie nun die einzelnen unerledigten Dokumente in das entsprechende
Fach.
Für
Ihre täglichen Arbeiten brauchen Sie zudem entweder einen Pendenzen-Ordner
oder weitere sieben Ablagefächer. Beschriften Sie diese z.B.
wie folgt:
- A-Aufgaben
- B-Aufgaben
- C-Aufgaben
- Telefonanrufe
- Schriftliches
- Interne Meetings
- Periodisch stattfindende Meetings
Tipps
zu den Aufgaben:
Es ist nicht sinnvoll, zu viele Abstufungen vorzunehmen. Halten
Sie es ganz einfach und verwenden Sie beispielsweise die so genannte
Eisenhower-Matrix: Jedesmal, wenn Sie eine Aufgabe zur Erledigung
erhalten, fragen Sie sich in aller Ruhe, ob diese Aufgabe wichtig
und dringend zu erledigen ist, und ordnen Sie dementsprechend einer
Priorität A, B oder C zu.
Wichtigkeit und Dringlichkeit | Priorität |
wichtig und dringend zu ewrledigen | A-Aufgabe |
wichtig, aber nicht dringend zu erledigen | B-Aufgabe |
dringend, aber nicht wichtig zu erledigen | C-Aufgabe |
weder dringend noch wichtig zu erledigen | wegwerfen oder delegieren |
Einteilung der täglichen Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix | |
Tipps
zu den Meetings:
Meistens wissen Sie ja vorher, wann ein Meeting stattfindet. Wenn
Sie feststellen, dass sie dieses oder jenes Dokument mitnehmen sollten,
legen Sie es in die Mappe des entsprechenden Meetings. Tagesordnungspunkte
notieren Sie sich auf einem einzelnen Blatt Papier und legen es
ebenfalls hinzu.
Generell
ist es ratsam, sich ein professionelles Zeitplanungssystem zuzulegen.
Zumindest jedoch benötigen Sie eine strukturierte Agenda, in
der Sie einerseits die Termine und andererseits die Aufgaben notieren
können.
3.Nutzen Sie jeden Abend das Prinzip der Schriftlichkeit!
Künftig
entnehmen Sie am Ende eines jeden Tages aus dem Fach “Diese
Woche” die Dokumente für den kommenden Tag und verteilen
sie auf die entsprechenden Tages-Fächer. Tragen Sie konsequent
jeden Abend die Termine des nächsten Tages in Ihren Tagesplan
ein. Notieren Sie in Ihrer Agenda die Priorität jeder Aufgabe
sowie die ungefähre Zeitdauer, die Sie für ihre Erledigung
brauchen. Legen Sie zu tätigende Telefonanrufe und schriftliche
Arbeiten jeweils gesammelt in einem Fach ab.
So
haben Sie stets eine perfekte Übersicht darüber, was ansteht.
Aber Vorsicht: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor! Verplanen Sie
maximal 60% Ihres Tages und lassen Sie die restlichen 40% offen
für unerwartete Arbeitseingänge.
Arbeiten
Sie die einzelnen Aufgaben im Block ab, d.h. alle Anrufe hintereinander,
alle schriftlichen Arbeiten hintereinander. So konzentrieren Sie
sich jeweils auf einen Arbeitsvorgang und werden dadurch immer schneller
und effizienter. Mischen Sie niemals die unterschiedlichen Arbeiten
untereinander: zuerst zwei Anrufe, dann ein Fax, dann einen Anruf,
dann eine E-Mail, dann etwas im PC nachsehen, dann zwei Briefe,
dann drei Anrufe... Bearbeiten Sie stattdessen immer alle Arbeitsvorgänge
nacheinander, die sie geplant haben.
Kommen
unerwartete Arbeiten während des Tages hinzu, so fragen Sie
den Überbringer: “Bis wann brauchst du das?” Falls
heute noch: Entscheiden Sie, ob es in Ihren Zeitplan hineinpasst.
Passt es heute nicht, teilen Sie dies dem Überbringer freundlich
mit und sagen Sie ihm, bis wann Sie die Aufgabe erledigen können;
passt es heute, ordnen Sie die Aufgabe in das entsprechende Prioritäten-Fach
und tragen sie in Ihrer Tages-Agenda ein. Falls die Aufgabe nicht
heute erledigt werden muss: Legen Sie das unerledigte Dokument in
eines der Nicht-Tages-Fächer – nicht alles muss “Diese
Woche” erledigt werden, oft reicht es auch “Nächste
zwei Wochen” oder “Diesen Monat”.
In
Ergänzung zur allabendlichen Planung des nächsten Tages
legen Sie am Ende jeder Woche bzw. jeden Monats die unerledigten
Dokumente in das entsprechende darauffolgende Fach. Es findet als
eine kontinuierliche Umschichtung statt:
- von “Nächste zwei Wochen” nach “Diese Woche”
- von “Diesen Monat” nach “Nächste zwei Wochen”
- von “Nächste zwei Monate” nach “Diesen Monat”
So
haben Sie die Gewähr, dass niemals eine Aufgabe in Vergessenheit
gerät.
Räumen
Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf. Alle erledigten Dokumente
räumen Sie immer sofort weg; alle unerledigten Dokumente landen
in den entsprechenden Fächern. Legen Sie die einzelnen unerledigten
Dokumente in Klarsichtmappen: je Klarsichtmappe eine Aufgabe, damit
Sie auch mehrere Dokumente hinzulegen können, die eine Aufgabe
betreffen.
So
ist stets alles dort, wo es hingehört. Sie finden alles sofort,
vergessen nichts und werden durch die gewonnene Zeit Freude an der
neuen Ordnung haben – die konsequente Umsetzung und die nötige
Disziplin kommen dann von alleine.
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