Fachbeiträge
Auf Schatzsuche im Unternehmen
Business-Intelligence-Werkzeuge können der Informationsarmut im Unternehmen ein Ende setzen. Mit Reporting- und Analyse-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen – eine wichtige Komponente des modernen Wissensmanagements. Lesen Sie im Beitrag von Jürgen Bauer, wie sich mit Hilfe von Business Intelligence der Wissensschatz eines Unternehmens sichern lässt.
Von Jürgen Bauer
Inhaltsübersicht:
- Der feine Unterschied
- Armes, reiches Unternehmen
- Alles unter einem Dach oder gewusst wie
- Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen
- Informationen bitte – und zwar schnell
- Der Quantensprung zum Wissen
- Fazit
Business-Intelligence-Werkzeuge können
der Informationsarmut im Unternehmen ein Ende setzen. Mit Reporting-
und Analyse-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle
Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen – eine
wichtige Komponente des modernen Wissensmanagements.
Der feine Unterschied
Ein Geschäftsmann fragt einen Management-Guru: "Was macht
mein Unternehmen erfolgreich?" Der Guru antwortet: "Informationen."
Der Geschäftsmann weiter: "Was muss ich am meisten fürchten?"
Und der Guru antwortet: "Daten".
Daten sind die Quelle für Informationen und gleichen oft einem
ungehobenen Schatz. Jeder ahnt, dass diese Daten existieren, aber
nur wenige wissen, wo sie zu finden sind. Ein Anliegen des modernen
Informationsmanagements ist es, die oft beklagte Informationsarmut
trotz Datenreichtums zu beseitigen. Informationstechnologien wie
Business Intelligence (BI) sind der Schlüssel zur Lösung
des Problems, denn sie ermöglichen den Zugriff auf und das
Verteilen von Informationen unternehmensweit. BI-Werkzeuge unterstützen
Mitarbeiter, die richtigen Daten zu finden, zu kombinieren, zu analysieren
und zu interpretieren – kurz: aus Daten Informationen zu machen.
Oft fristen Daten in Aktenordnern oder im Ablagekeller ihr Dasein,
schlummern ungenutzt auf Laufwerken oder werden von einem Mitarbeiter
sorgsam in einer individuellen Datei gepflegt – ohne Zugang
für die Kollegen. Selbst Datenbanken existieren oft unabhängig
voneinander, ohne dass die Daten zueinander in Beziehung gesetzt
werden. Zweifellos gibt es Daten im Überfluss und es werden
ständig mehr. Mit jedem Vorgang vergrößert sich
zwar die Datenmenge, nur nimmt das Wissen nicht im gleichen Umfang
zu. Einerseits fehlt vielen Mitarbeitern das Bewusstsein, dass diese
Daten überhaupt existieren. Anderseits findet kein Informationsaustausch
zwischen Abteilungen statt: Das Marketing wacht über die Daten
der letzten Werbeaktion, der Vertrieb sitzt auf den Daten über
Verkaufsvorgänge und der Kundendienst ist Herr über Kundenverhalten
und Produktmängel.
Armes, reiches Unternehmen
So kommt es nicht von ungefähr, dass in vielen Unternehmen
wahre Datenfriedhöfe existieren. Entwicklungen wie beispielsweise
Fusionen verstärken diese Tendenz zunehmend. Auch nehmen ausscheidende
Mitarbeiter ihren Erfahrungsschatz über Prozesse, Kunden und
Projekte aus den Unternehmen unwiderbringlich mit. Erschwerend kommt
hinzu, dass die DV-Strukturen in Unternehmen über Jahre oft
unstrukturiert gewachsen sind: Verschiedene Betriebssysteme laufen
parallel, Dateiformate sind nicht kompatibel und wer was wo speichert,
ist oft nicht klar definiert.
Hätte jede Abteilung auf die relevanten Daten der anderen
Zugriff, wäre folgendes Problem leicht zu lösen: Ein Produktmanager
muss seinem Vorgesetzten möglichst schnell die Verkaufszahlen
des letzten Quartals vorlegen. Ohne die Mithilfe der EDV-Abteilung,
des Vertriebs und des Marketings kommt er nicht weit. Seine Kollegen
haben jedoch keine Zeit und vertrösten ihn auf nächste
Woche. Das ist zu spät. Und so bleibt ihm nichts anderes übrig,
als auf der Grundlage der alten Zahlen mit der Methode "Pi
mal Daumen" die aktuellen Verkaufszahlen hochzurechnen. Die
Entscheidungen, die daraus resultieren, können wohl nur mit
einer großen Portion Glück zum Erfolg führen. Das
Traurige daran ist, dass die notwendigen Daten eigentlich vorhanden
sind – der Produktmanager kann sie nur nicht nutzen und zur
Grundlage seiner Entscheidung machen.
Alles unter einem Dach oder gewusst wie
Häufig hat ein Unternehmen viele kleine Datenansammlungen.
Um diese zu vereinheitlichen, eignet sich ein so genanntes Data
Warehouse. Hier werden Daten aus unterschiedlichen Quellen verschiedener
Unternehmensabteilungen in einer Datenbank vereint und kategorisiert.
Natürlich müssen die Daten aktualisiert werden, aber prinzipiell
wissen die Mitarbeiter, wo sie was finden können.
Mit diesem Datenpool sind die Möglichkeiten noch lange nicht
erschöpft, denn Unternehmen können weit mehr als nur Daten
sammeln. Unabhängig von einem Data Warehouse kann man intelligente
Reporting- und Analyse-Werkzeuge einsetzen, die sich unter dem Begriff
Business Intelligence zusammenfassen lassen. Mit einer Business-Intelligence-Lösung
gewinnt der Anwender aus Daten konkrete Informationen. So helfen
BI-Tools beispielsweise, das Kundenverhalten zu verstehen und Verkaufszahlen
zu analysieren. Nebenbei spart man Zeit und Kosten, denn benötigte
Informationen sind schnell und problemlos verfügbar und Sonderschichten
für mühsam per Hand zusammengestrickte Tabellen entfallen.
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| Mit Business-Intelligence-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen. |
Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen
Betrachtet man die Geschichte von Business Intelligence und Knowledge
Management, so zeigen sich Parallelen: Seit Mitte der 80er Jahre
hat sich die Einstellung und somit auch die Technologie stetig geändert.
Früher konnten tatsächlich nur wenige Spezialisten aus
IT oder Datenbankverwaltung (eventuell noch aus Buchhaltung und
Controlling) Reports erstellen. Sie verfügten über die
notwendigen Kenntnisse, Informationen aus Datenbanken zu ziehen.
Damit hatten nur wenige Mitarbeiter überhaupt Zugang zu den
entsprechenden Informationen. Der Zeitaufwand war enorm, Datenbestände
zu durchforsten, die in unterschiedlichen Formaten gespeichert waren,
und daraus Berichte zu erstellen. Manchmal ließen sich erforderliche
Daten auch gar nicht zusammenführen. So mussten sich Anwender
meist mit unzureichenden Reports begnügen oder eventuell lange
darauf warten.
Heute sind die Voraussetzungen vorhanden, dass jeder autorisierte
Mitarbeiter schnell und einfach bestehende Berichte anfordern und
individuelle Auswertungen zusammenstellen kann. Mit den geeigneten
BI-Werkzeugen bewältigen Unternehmen die Datenflut und tragen
zum internen Wissensmanagement bei. Mitarbeiter können –
von jedem Browser aus – auch über mobile Endgeräte
Informationen abfragen.
Informationen bitte – und zwar schnell
Wichtig ist, die richtigen Informationen den richtigen Personen
jederzeit zur Verfügung zu stellen und so die Qualität
der Entscheidungen zu verbessern. Reporting-Lösungen gewährleisten
heute in Echtzeit einen einfachen Zugriff auf Daten gleich welcher
Datenquelle – vom Data Warehouse bis hin zur Enterprise-Resource-Planning-Applikation.
Alle Mitarbeiter vom Geschäftsführer über den Personalleiter
bis hin zum Vertriebsassistenten haben Zugang zu den für sie
wichtigen Unternehmensdaten. Ein Mitarbeiter muss nicht zu einem
Experten für Datenanalyse werden, um die Informationen zu bekommen,
die für seine tägliche Arbeit notwendig sind. Endlich
können sich IT-Mitarbeiter in einem Unternehmen auf IT-Probleme
konzentrieren und müssen nicht jedes Mal den Informations-Broker
spielen, wenn die Vertriebsabteilung einen Bericht mit der Umsatzaufteilung
nach Region, Produkt, Kunden und Mitarbeitern benötigt. Auch
sind die Zeiten vorbei, in denen der Vertriebsleiter die ganze Abteilung
in Aufruhr versetzt, weil er fünf Minuten vor seinem Meeting
mit dem Geschäftsführer noch auf den aktuellen Bericht
wartet.
Der Quantensprung zum Wissen
Die Bereitstellung von Wissen an die jeweiligen Nutzer ist die
Voraussetzung, dass es effizient genutzt wird. BI-Lösungen
sind Bestandteil des heute so heiß gehandelten Wissensmanagements,
da sie auch den gezielten Informationsaustausch via Internet über
räumliche und zeitliche Grenzen hinweg ermöglichen.
Angenommen, es ist 19:00 Uhr abends in Norddeutschland. Frau Meier
benötigt für das spontan einberufene Meeting morgen um
8:30 Uhr dringend einen Bericht über die Entwicklung der Umsatzzahlen
im Münchner Raum und einen Umsatzvergleich. Der Kollege aus
München hat aber noch eine Woche Urlaub. Was nun?
Mit speziellen Business-Intelligence-Tools können Mitarbeiter
unternehmensweit und über alle Ländergrenzen hinweg auf
Datenquellen zugreifen. Ein Beispiel hierfür bietet die BI-Lösung
Crystal Enterprise des US-amerikanischen Softwareanbieters Crystal
Decisions. Mit dem integrierten Reporting-Tool greift Frau Meier
auf die gewünschte Datenbank der Münchner Filiale zu.
Nach wenigen Klicks ist der Bericht erstellt. Ein weiterer Tastendruck
und der Vergleich zwischen den Umsatzzahlen von Süd- und Norddeutschland
steht. Frau Meier verschickt nun noch die erstellten Reports an
alle Teilnehmer der morgigen Sitzung – zur Vorbereitung.
Vorteil einer guten BI-Lösungen ist, dass unabhängig
von Format, Applikation und Betriebssystem Berichte und Analysen
generiert und verteilt werden. Unternehmensweit oder auch darüber
hinaus beispielsweise an Kunden können Mitarbeiter selbst Berichte
über das Intra- oder Internet zur Verfügung stellen. Durch
das vollständig webbasierte Crystal Enterprise werden Berichte,
die mit Crystal Reports oder Crystal Analysis erstellt wurden, unverzüglich
genutzt und sind über alle Unternehmensbereiche hinweg verfügbar.
Funktionen, die es zum Beispiel erlauben, unterschiedliche Ansichten
beziehungsweise Aggregationsebenen (Drill-Down-Funktion) eines Berichtes
zu sehen, bleiben dabei erhalten und erleichtern das Aufnehmen der
gesuchten Information.
Heute geht es nicht mehr nur darum, innerhalb eines Unternehmens
50 oder 100 Arbeitsplätze mit Reporting- und Abfrage-Tools
auszustatten, sondern über das Web Tausenden von Benutzern
den reibungslosen Ablauf ihres Tagesgeschäfts zu erleichtern.
Zeitraubende manuelle Auswertungen und deren postalischer Versand
haben ein Ende. Das gewünschte Informationspaket wird einfach
per Mausklick über das Web an den Empfänger übermittelt.
Oftmals wurden in Unternehmen mühsame und langwierige Projekte
erarbeitet, nur um herauszufinden, dass ähnliche Projektdaten
bereits vorhanden waren, aber nicht unternehmensweit verteilt wurden.
Der Frust und Mehraufwand an Kosten und Zeit kann mit der richtigen
Reporting-Lösung vermieden werden. Entscheidend ist, dass Informationen
unternehmensweit verteilt werden. Dies bezieht sich sowohl auf strukturierte
Daten, wie sie in Datenbanken zu finden sind, als auch auf unstrukturierte
Daten aus Intranet-Sites, Microsoft-Word- oder Lotus-Notes-Dokumenten.
Fazit
Business-Intelligence-Werkzeuge helfen, benötigte Informationen
zu gewinnen und bedarfsgerecht verfügbar zu machen. Aber mit
IT alleine lässt sich erfolgreiches Wissensmanagement selbstverständlich
nicht betreiben. Die Technologie ist hier immer Mittel zum Zweck.
Sie kann zwar Daten zur Verfügung stellen, die Suche erleichtern
und Informationen verteilen – es liegt jedoch an den Mitarbeitern,
Informationen und Wissen zu teilen. Prinzipiell sollte sich eine
Unternehmenskultur vom Denken "Wissen ist Macht" verabschieden,
dann funktioniert auch das Wissensmanagement.
