Zwischen Papier und digitaler Welt: Aktenführung im Umbruch

von Till-Martin Schuldt

Kreditakten einer Bank, Mieterunterlagen einer Wohnungsbaugesellschaft oder Dokumente einer Anwaltskanzlei: Eine Vielzahl von Akten befindet sich in langjähriger Bearbeitung durch ein Unternehmen oder eine Behörde. Sogenannte „aktive Akten“ erfordern die ständige Möglichkeit eines Zugriffs durch den jeweiligen Sachbearbeiter, der bei Bedarf recherchieren, Informationen einholen oder neue Dokumente in die Akte einfügen muss. Insbesondere größere Unternehmen, zunehmend aber auch mittelständische Organisationen, haben die Aufbewahrung und das Handling ihrer Schriftstücke in den letzten Jahren an spezialisierte Dienstleister übergeben. Durch den vermehrten Einsatz von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen kommt es nun zu einer wesentlichen Herausforderung: die wirtschaftliche Integration teils riesiger Papierablagen in die digitalen Geschäftsprozesse der Sachbearbeitung.

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