Fachbeiträge

Ausgabe 11 / 2012
FachbeitragIT-Tools

Unternehmenssteuerung und Finanzdisposition aus einer Hand

von Klaus Dietrich

Finanzen organisieren und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen – für viele Unternehmer ist dies eine reizvolle Vorstellung und ein lohnendes Ziel. Die Wirklichkeit sieht allerdings meist anders aus. Im ungünstigsten Falle laufen die Vorgänge im Rechnungswesen, Controlling und in der Wertpapierverwaltung „so nebenbei“, ohne dass die Abläufe in den einzelnen Bereichen aufeinander abgestimmt sind.

Inhaltsübersicht:

Vielfach werden einzelne Systeme genutzt, die jeweils einen oder maximal zwei Bereiche abdecken. Also gibt es beispielsweise eine Software für die Wertpapierverwaltung, eine andere für die Finanzbuchhaltung und eine dritte für das Controlling. Das Problem: Oft lassen sich Systeme verschiedener Hersteller nicht optimal miteinander vernetzen und Daten für Berichte und Auswertungen müssen mühsam per Hand zusammengestellt werden.

Ein solches Vorgehen kostet Zeit und bringt zudem einen erheblichen Personalaufwand mit sich – Aufwand, den sich Unternehmen sparen können, wenn sie mit einer integrierten Lösung arbeiten, die alle Bereiche abdeckt. Für ein zeitgemäßes Handling ist dabei wesentlich, dass die entsprechende Software nicht nur auf einem stationären Rechner installiert werden kann, sondern auch online über die Cloud einsetzbar ist.

Bausteinsystem ermöglicht optimale Vernetzung

Für Wirtschaftsunternehmen mit Treasury-Abteilung, Versicherungen, Bausparkassen, Versorgungswerke und Pensionskassen, aber auch für Stiftungen und Vereine bietet es sich an, die administrativen Aufgaben bei der Vermögensverwaltung und im Rechnungswesen in einem System zu integrieren. Eine moderne Softwarelösung verbindet deshalb die wichtigsten Bausteine wie Wertpapierverwaltung, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Finanzcontrolling und Cash-Management miteinander. Je nach Aufgabenstellungen lassen sich diese Bausteine individuell kombinieren und einsetzen. Darüber hinaus kann auch das externe Meldewesen abgebildet werden. Damit sind die verschiedenen Bereiche optimal vernetzt: So können beispielsweise Buchungssätze aus der Wertpapierverwaltung oder Anlagenbuchhaltung automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden, wodurch manuelle Buchungen entfallen und eine perfekte Abstimmung zwischen Wertpapier- und Sachanlagebestand auf der einen Seite und Finanzbuchhaltung auf der anderen Seite sichergestellt ist.

Der Baustein zur Wertpapierverwaltung erfasst alle Transaktionen rund um Kapitalanlagen. Bestandsbewertungen können schnell und einfach durch den automatischen Import aktueller Börsenkurse vorgenommen werden. Zudem ermöglicht der Überblick über Laufzeiten, Fälligkeiten von Zins- bzw. Dividendenzahlungen sowie über die zu erwartenden Rückflüsse eine genaue Planung der Wiederanlage frei werdender Mittel.

Software als zentrales Instrument

Eine sinnvolle Unterstützung für die Finanzbuchhaltung und das Cash-Management liefern Lösungen zur Erfassung und Auswertung von Ergebnissituation, Bilanzberichterstattung sowie Liquiditätsplanung. Dabei unterstützt ein Berichtsgenerator die Erstellung von individuellen Reports. Bei umfassenden Kontokorrentauswertungen ermöglicht eine konsequente Top-Down-Struktur in den Analyse- und Auswertungsfunktionen die Konzentration auf das Wesentliche. Dank der maschinellen Verbuchung von Zahlungsein- und -ausgängen mit automatischem Ausgleich der offenen Posten werden die Abläufe in der Finanzbuchhaltung zusätzlich vereinfacht.

Als zentrales Instrument zur Unternehmenssteuerung liefert eine Controlling-Software aussagefähige Werte und Kennzahlen für eine zeitnahe Beurteilung der Geschäftsentwicklung. Dabei steht ein Pool von Methoden für die Auswertung unterschiedlichster Controlling-Objekte bereit, wie beispielsweise Kostenstelle, Kostenträger, Kunde, Produkt oder Land. Anwender erhalten so alle notwendigen Informationen, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Mit einer integrierten Lösung stehen alle Entscheidungshilfen zur Unternehmenssteuerung und Finanzdisposition aus einer Hand zur Verfügung. Für international tätige Unternehmen ist es zudem besonders wichtig, dass es sich um ein mehrsprachiges System handelt, das parallele Bilanzierung nach HGB, IFRS und US-GAAP sowie die Zahlungsverkehrsabwicklung nach SEPA-Konventionen erlaubt.

Stationäre oder Online-Nutzung

Neben den integrierten Bereichen für Rechnungswesen, Controlling und Wertpapierverwaltung sollte eine moderne Lösung einen weiteren wichtigen Aspekt erfüllen: Sie sollte entweder mit vor Ort installierter Software oder über das Internet nutzbar sein. Letzteres eignet sich insbesondere für Unternehmen, die ihre Vermögensverwaltung zwar optimieren, aber das entsprechende Budget gerne klein halten möchten. Im Rahmen von „IT as a Service“ befindet sich die Anwendung dann nicht mehr auf dem lokalen Rechner oder im Firmenrechenzentrum, sondern in der „Wolke“. Der Zugriff auf die Cloud erfolgt online, wobei die Sicherheit der gerade in diesem Bereich sehr sensiblen Daten durch sichere Datenleitungen und den jeweils individuellen Aufbau der entfernten Systeme gewährleistet wird. Zudem ermöglicht „IT as a Service“ die flexible Anpassung der Lösung an die Unternehmensentwicklung und eine schnelle Verfügbarkeit von Softwarekomponenten sowie aktuellen Releases.

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