Fachbeiträge
Social-Intranet-Einführung: In 16 Wochen vom Nachrichtenportal zum digitalen Arbeitsplatz
Viele Intranet-Projekte scheitern an zu großem Anspruch bei unklarer Planung. Ein klar strukturierter 16-Wochen-Fahrplan hilft dabei, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu gehen - von der Anforderungsaufnahme über den Aufbau redaktioneller Strukturen bis zum Go-live. Ein Praxisbeispiel aus der Medienbranche macht deutlich, wie technische Umsetzung und organisatorischer Wandel zusammenwirken.
Viele Intranet-Projekte scheitern an zu großem Anspruch bei unklarer Planung. Ein klar strukturierter 16-Wochen-Fahrplan hilft dabei, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu gehen - von der Anforderungsaufnahme über den Aufbau redaktioneller Strukturen bis zum Go-live. Ein Praxisbeispiel aus der Medienbranche macht deutlich, wie technische Umsetzung und organisatorischer Wandel zusammenwirken.
In vielen Organisationen hat das Intranet längst seine ursprüngliche Rolle als Ablageort für interne Informationen hinter sich gelassen. Stattdessen entwickelt es sich zunehmend zum zentralen digitalen Arbeitsplatz, der Kommunikation, Wissen und Zusammenarbeit verbindet - besonders in Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen und dezentralen Teams. Doch so groß der Bedarf ist, so herausfordernd ist oft die Umsetzung: Viele Intranet-Projekte geraten ins Stocken, weil Anforderungen unklar bleiben, Nutzer nicht eingebunden werden oder zu viel auf einmal gewollt wird.
Ein strukturierter, iterativer Ansatz kann hier Abhilfe schaffen. Statt eines umfassenden "Big Bang" ermöglichen klar abgegrenzte Phasen eine kontrollierte Umsetzung mit regelmäßigem Nutzerfeedback. Unternehmen behalten dabei Zeitplan und Budget im Blick - und erhalten dennoch frühzeitig funktionale Ergebnisse.
Ein 16-Wochen-Modell als praktischer Fahrplan
Ein bewährter Projektansatz für die Einführung eines Social Intranet folgt einer klaren Abfolge vordefinierter Phasen, die innerhalb von 16 Wochen durchlaufen werden können. Im Zentrum steht dabei die enge Zusammenarbeit zwischen internen Fachbereichen und einem erfahrenen Projektteam.
Am Beginn der Intranet-Einführung steht in Woche 1 zunächst ein Anforderungsworkshop. Hier wird nicht nur die Zielsetzung für das neue Intranet formuliert, sondern auch analysiert, welche bestehenden Systeme, Prozesse und Inhalte berücksichtigt werden müssen. Fachabteilungen bringen ihre Perspektiven ein, IT und Kommunikation definieren technische und redaktionelle Rahmenbedingungen. Aus den Ergebnissen entstehen erste User Journeys, eine grobe Sitemap sowie ein priorisiertes Feature-Backlog - das zentrale Arbeitsdokument für die folgenden Iterationen.
In der ersten Iterationsphase, unmittelbar nach dem Workshop, entsteht eine Proof-of-Concept-Umgebung. Diese frühe Testversion ermöglicht es dem Projektteam, die zukünftige Informationsarchitektur unter realen Bedingungen zu erproben. Rückmeldungen aus kurzen Feedback-Schleifen fließen direkt in die weitere Konfiguration ein. So lassen sich technische Hürden und Missverständnisse frühzeitig ausräumen.
Sobald das technische Grundgerüst steht, beginnt etwa ab Woche 5 der Übergang in die produktive Umgebung - begleitet vom Start des Change Managements. Redaktionsteams werden geschult, erste Inhalte vorbereitet und eine interne Kommunikationskampagne macht die Veränderung greifbar. Diese Kombination aus Technik und kulturellem Wandel ist entscheidend, um Akzeptanz und Nutzungsbereitschaft im Unternehmen aufzubauen.
In der dritten Iterationsphase ab der 9. Projektwoche füllen Fachabteilungen über einen Zeitraum von etwa vier Wochen das neue Intranet mit Inhalten: Nachrichten, Wissensartikel, Services. Gleichzeitig beginnt die Migration bestehender Daten, etwa aus alten Wikis oder Dateiservern. Ein sogenannter "Smoke-Test" prüft, ob Navigation, Rechtevergabe und Suchfunktion wie vorgesehen funktionieren.
Den Abschluss bildet ab Woche 13 schließlich die Optimierung für die mobile Nutzung und Barrierefreiheit. In dieser Phase wird das Design für alle Endgeräte angepasst und die letzten offenen Anforderungen umgesetzt. Nach einer finalen Abnahme erfolgt in Woche 16 schließlich der Go-live - oft in zwei Schritten: zunächst für Redakteurinnen und Redakteure, dann für die gesamte Belegschaft. In der ersten Betriebswoche hat es sich als sinnvoll erwiesen, dass ein Supportteam bereitsteht, um kurzfristig auf Rückmeldungen zu reagieren.
Mehr als ein Projekt: Der dauerhafte Betrieb
Ein modernes Social Intranet ist kein abgeschlossenes Produkt, sondern eine Plattform, die sich kontinuierlich weiterentwickelt. Monatliche Releases erweitern den Funktionsumfang, regelmäßige Reviews sichern die strategische Ausrichtung. Auf Wunsch können zusätzlich interne Kampagnen - sogenannte Adoption Sprints - helfen, neue Funktionen effektiv auszurollen und die Nutzerakzeptanz zu steigern.
Wichtig ist, das Intranet nicht nur technisch zu betreiben, sondern es redaktionell, organisatorisch und funktional weiterzudenken. Nur so bleibt es langfristig relevant und erfüllt seine Rolle als digitaler Arbeitsplatz.
Praxisbeispiel: Wie die dfv Mediengruppe ihr Intranet neu aufgestellt hat
Ein Beispiel für die Umsetzung dieses Projektansatzes liefert die dfv Mediengruppe. Das Frankfurter Medienhaus mit rund 900 Mitarbeitenden hatte bereits eine Intranetlösung im Einsatz, die allerdings zunehmend an ihre Grenzen stieß. Die Anforderungen an das neue System waren klar: Es sollte benutzerfreundlich, leicht pflegbar und stark an das Corporate Design angepasst sein. Gleichzeitig sollte es Informationen gezielt ausspielen - etwa nach Standort oder Gesellschaft - und eine nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-365-Landschaft ermöglichen.
Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Net at Work. Als technische Basis dienten SharePoint Online, Powell Intranet und Power Automate. Diese Kombination ermöglichte nicht nur eine individuelle Anpassung der Oberfläche, sondern auch die Umsetzung spezifischer Workflows - etwa für redaktionelle Freigaben oder gezielte Push-Benachrichtigungen an einzelne Abteilungen.
Besonders hervorzuheben ist die Einführung eines zentralen Wissensarchivs, realisiert mit einem eigens entwickelten Wiki-Webpart. Hier finden Nutzerinnen und Nutzer strukturierte Informationen, FAQs und dokumentierte Prozesse - ein wichtiger Beitrag zum unternehmensweiten Wissensmanagement. Auch ein Redaktionsarchiv wurde eingerichtet, das jederzeit den Status veröffentlichter, geplanter oder abgelaufener Beiträge sichtbar macht.
Trotz der Komplexität gelang der Go-live nach 15 Wochen - inklusive technischer Migration, Schulungen und redaktionellem Aufbau. Die hohe Akzeptanz im Unternehmen führt das Projektteam unter anderem auf die intuitive Bedienbarkeit und die komfortablen Anpassungsmöglichkeiten zurück.
Struktur schafft Nutzbarkeit
Die Einführung eines modernen Social Intranets gelingt nicht durch Technologie allein. Entscheidend ist eine Vorgehensweise, die klare Strukturen mit Nutzerfokus und Veränderungsbereitschaft kombiniert. Das 16-Wochen-Modell bietet dafür einen verlässlichen Rahmen - mit Raum für individuelle Anforderungen und praxisnahe Umsetzung.
Unternehmen, die früh auf eine iterative Planung, begleitendes Change Management und kontinuierliche Weiterentwicklung setzen, schaffen Intranets, die nicht nur gelauncht, sondern tatsächlich genutzt werden.
Der Autor:
Patrick García Outerelo ist Teamleiter Social Intranet bei Net at Work, einem IT-Dienstleister aus Paderborn. Das Unternehmen unterstützt Organisationen bei der digitalen Transformation - mit besonderem Fokus auf den Aufbau moderner Intranets auf Basis von Microsoft 365, SharePoint Online, Powell Intranet und Power Platform. Zum Leistungsportfolio gehören Konzeption, Implementierung und langfristiger Betrieb sozialer Intranetlösungen.
