KI-Tools für mehr Produktivität

von Markus Bockhorni

Dateien effizienter im Team bearbeiten, Aufgaben zentral und in Echtzeit steuern und weniger Zeit für Recherche und Analyse großer Informationsmengen verschwenden: Genau das versprechen KI-Tools wie ChatGPT, Notion und NotebookLM. Doch was leisten diese Tools tatsächlich im Arbeitsalltag? Wo liegen ihre konkreten Produktivitäts-Vorteile? Für welche Zielgruppen im Unternehmen und welche konkreten Aufgaben eignen sie sich besonders gut? Wie sieht es mit der Integration in bestehende Systeme aus? Und wie produktiv sind die Tools in der Team-Arbeit?

Dateien effizienter im Team bearbeiten, Aufgaben zentral und in Echtzeit steuern und weniger Zeit für Recherche und Analyse großer Informationsmengen verschwenden: Genau das versprechen KI-Tools wie ChatGPT, Notion und NotebookLM. Doch was leisten diese Tools tatsächlich im Arbeitsalltag? Wo liegen ihre konkreten Produktivitäts-Vorteile? Für welche Zielgruppen im Unternehmen und welche konkreten Aufgaben eignen sie sich besonders gut? Wie sieht es mit der Integration in bestehende Systeme aus? Und wie produktiv sind die Tools in der Team-Arbeit?

Für diesen Praxistest hat der Inhaber der eMBIS-Akademie für Onlinemarketing in Kooperation mit dem KI-Spezialisten Stefan Ponitz diese drei Tools auf Herz und Nieren geprüft:

1. ChatGPT "Projekte": Neue Funktion, die Nutzenden bei der Organisation, Strukturierung und Verwaltung von Konversationen, Dateien und Projektanleitungen hilft. Eignet sich ideal für Projektmanagement, Texterstellung, Wissensmanagement, Teamarbeit, Entwicklung, Analyse und Kundenservice.
   
   
2. Notion: All-in-One-Plattform für Wissensmanagement, Projektarbeit, Aufgabenorganisation, Dokumentation, Content-Erstellung und Teamkollaboration - unterstützt durch KI bei Texterstellung, Zusammenfassungen, Automatisierungen und Datenanalyse.
   
   
3. NotebookLM: KI-gestütztes Notizbuch, das aus unterschiedlichen Quellen Wissen extrahiert und analysiert, um Zusammenfassungen zu erstellen oder neue Ideen zu entwickeln. Ideal für Wissensarbeiter, Forscher und Projektteams.

Alle drei Tools wurden anhand eines einheitlich strukturierten Kriterienkatalogs geprüft:

• Kernfunktionen/Aufgaben
• Besonders geeignet für
• Produktivitätsvorteile
• Integration in bestehende Systeme
• Bedienbarkeit und Schulungsaufwand

Die Ergebnisse zeigen die jeweiligen Produktivitäts-Potenziale deutlich auf - und identifizieren abschließend, für welche Teams und Aufgaben sich die Investition wirklich lohnt.

ChatGPT "Projekte" (Open AI)

Kernfunktionen/Aufgaben:

• Erstellung und Verwaltung von Projekträumen (intelligente Ordnerstruktur)
• Gruppierung und Durchsuchbarkeit von Chats nach Projekten
• Upload und Verwaltung von projektbezogenen Dateien (z.?B. Dokumentationen, Vorlagen)
• Hinterlegung individueller, projektbezogener Anweisungen (z.?B. Tonalität, Fokus, Arbeitsstil)
• Canvas-Modus für gemeinsame Bearbeitung von Inhalten und Visualisierung
• Multimodale Verarbeitung (Text, Bilder, Websuche)

Besonders geeignet für:

• Projektmanagement
• IT und Entwicklung
• Marketing
• Wissensmanagement
• Management und Führungskräfte
• Teams mit Bedarf an strukturierter Zusammenarbeit

Produktivitätsvorteile:

• Reduzierung der Suchzeiten durch zentrale Ablage aller projektbezogenen Informationen
• Automatisierung von Routineaufgaben (z.?B. Aufgabenverteilung, Projekt-Reviews)
• Effizientere Zusammenarbeit und weniger Kontextwechsel
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Entscheidungen
• Zeitersparnis bei der Wiederverwendung von Anweisungen und Dokumenten

Integration in bestehende Systeme:

• Projekte sind innerhalb von ChatGPT integriert
• Datei-Uploads ermöglichen Austausch mit anderen Tools und Anwendungen, die im Unternehmen eingesetzt werden (z.?B. durch Export von Dokumenten)
• Multimodale Nutzung (Text, Bild, Websuche)
• Aktuell keine direkte Schnittstelle zu unternehmensspezifischen Systemen, aber flexible Nutzung durch Datei-Uploads

Bedienbarkeit und Schulungsaufwand:

Die Projekte-Funktion von ChatGPT überzeugt durch eine intuitive Bedienung, die nahtlos an die gewohnte ChatGPT-Oberfläche anknüpft. Nutzende können Projekte mit wenigen Klicks erstellen und verwalten - ohne umständliche Menüstrukturen. Die übersichtliche Darstellung und schnelle Navigation sorgen dafür, dass man sich sofort zurechtfindet.

Der Schulungsaufwand ist minimal, da die meisten Funktionen selbsterklärend sind. Nutzende mit ChatGPT-Erfahrung benötigen kaum Einarbeitungszeit. Selbst Neueinsteiger kommen schnell zurecht, dank der klaren Struktur und logischen Anordnung der Werkzeuge.

Fazit zur Produktivität im Team: Eine der Stärken der Lösung - wer mit ChatGPT vertraut ist, kann sofort produktiv arbeiten. Die geringe Einstiegshürde macht das Tool ideal für Teams, die ohne technischen Overhead starten möchten: keine aufwendige Web-Installation nötig, keine tiefen IT-Kenntnisse erforderlich, direkter Start ohne Vorbereitung möglich.

Für wen sich die Investition wirklich lohnt

ChatGPT "Projekte" ist ideal für Teams, die ihre Produktivität durch bessere Organisation steigern wollen, wie

• Projektteams (IT-Projektplanung, CRM-Einführung)
• Teamleiter (automatisierte Aufgabenverteilung, Projekt-Reviews)
• Strategieverantwortliche (Trendauswertung, langfristige Planung)
• Content-Teams (Website-Pflege, Vorlagenmanagement)

Notion (Labs Inc.)

Kernfunktionen/Aufgaben:

• Erstellung und Organisation von Notizen, Aufgaben, Projekten und Datenbanken
• KI-gestützte Texterstellung, Zusammenfassungen, Ideenfindung, Grammatik- und Ton-Check, Plagiatsprüfung
• Automatisierung von Routineaufgaben und Generierung von Inhalten
• Echtzeit-Kollaboration und Teilen von Inhalten im Team
• Nutzung von Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle, wie Projektpläne oder Redaktionskalender

Besonders geeignet für:

• Projektmanagement (Projektleiter, Teams)
• Wissensmanagement (HR, Management)
• Marketing (Content-Erstellung, Planung)
• Vertrieb (Kundenverwaltung, Vertriebsmanagement)
• IT und Produktentwicklung (Prozessdokumentation, Aufgabenmanagement)

Produktivitätsvorteile:

• Deutliche Zeitersparnis durch Automatisierung von Schreib- und Organisationsaufgaben
• Effizienzsteigerung durch zentrale Plattform für alle Arbeitsprozesse
• Verbesserte Textqualität und schnellere Content-Erstellung durch KI-Unterstützung
• Reduzierung von Medienbrüchen dank Integration mit anderen Tools
• Messbare Effekte: Schnellere Projektdurchführung, weniger Fehler, strukturierte Ablage und Wissenstransfer

Integration in bestehende Systeme:

• Schnittstellen zu Google Drive, Slack, Asana, Trello und weiteren gängigen Tools für Projektmanagement und digitale Zusammenarbeit
• API für individuelle Integrationen verfügbar
• Import/Export von Daten und Vorlagen möglich

Bedienbarkeit und Schulungsaufwand:

Notion überzeugt mit einer intuitiven, modernen Benutzeroberfläche, die einen schnellen Einstieg ermöglicht. Dank praktischer Drag & Drop-Funktionen, klarer Navigation und einfacher Anpassungsmöglichkeiten finden sich Nutzende sofort zurecht - ganz ohne aufwändige Einarbeitung.

Der Schulungsaufwand ist gering, da die meisten Funktionen selbsterklärend sind. Zusätzlich stehen zahlreiche Tutorials und Vorlagen zur Verfügung, die den Einstieg weiter vereinfachen. Ob am Desktop oder unterwegs: Die mobile Verfügbarkeit via iOS- und Android-Apps sorgt dafür, dass Nutzer von überall aus auf ihre Projekte zugreifen und arbeiten können. Voraussetzung hierfür ist selbstredend eine stabile Internetverbindung.

Fazit zur Produktivität im Team: Eine benutzerfreundliche Lösung, die durch klare Struktur und gute Hilfestellungen punktet - ideal für Teams, die schnell und flexibel Projekte, Wissen und Aufgaben verwalten wollen: keine aufwendige Installation (webbasiert + Apps) nötig, keine speziellen IT-Kenntnisse erforderlich, direkter Start dank vorgefertigter Templates und Tutorials sowie mobile Nutzung für flexibles Arbeiten möglich.

Für wen sich die Investition wirklich lohnt

Die Einführung von Notion lohnt sich besonders für Unternehmen, die Wissensmanagement, Projektmanagement und Teamarbeiten zentralisieren möchten, insbesondere für Use Cases wie

• Automatisierte Erstellung und Priorisierung von Projektplänen
• Zusammenfassung von Meetings, Artikeln oder Studien
• Generierung und Überarbeitung von Marketingtexten und Blogbeiträgen
• Aufgabenverwaltung und Fortschrittskontrolle im Team
• Zentrale Dokumentation von Prozessen, Handbüchern und Onboarding-Materialien

NotebookLM (Google Labs)

Kernfunktionen/Aufgaben:

• Integration von bis zu 50 Quellen pro Projekt/Notebook (PDF, Google Docs, Slides, Text)
• KI-gestützte Analyse und Zusammenfassung großer Dokumentenmengen (bis zu 1.500 Seiten in Sekunden)
• Automatische Generierung von FAQs, Zeitlinien, Audio-Zusammenfassungen und Präsentationsstrukturen
• Intelligente Suche und Fragengenerierung auf Basis eigener Inhalte
• Gemeinsamen Bearbeiten Arbeiten und Teilen von Notebooks mit Bearbeitungsrechten
• Audiofunktionen: Umwandlung von Texten in Audio-Zusammenfassungen/Podcasts

Besonders geeignet für:

• Wissensarbeitende (Knowledge Worker)
• Forschung & Entwicklung
• Marketing, HR, Vertrieb, Management
• Studierende, Lehrende, wissenschaftlich Arbeitende
• Teams, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Produktivitätsvorteile:

• Effizienzsteigerung bei der Informationsverarbeitung (bis zu 30% schnellere Dokumentenverwaltung, 40% schnellere KI-Interaktion, 25% produktivere Content-Erstellung)
• Reduziert zeitaufwändige Recherche und Textaufbereitung erheblich
• Erleichtert Teamarbeit und Wissensaustausch durch zentrale, teilbare Notizbücher
• Schnelle, kontextbasierte Antworten und Quellenbelege

Integration in bestehende Systeme:

• Nahtlose Integration mit Google Workspace (Docs, Slides etc.)
• Nutzung verschiedener Dokumentenformate möglich

Bedienbarkeit und Schulungsaufwand:

NotebookLM besticht durch seine klare, Google-typische Oberfläche, die einen mühelosen Einstieg ermöglicht - ganz ohne nennenswerten Schulungsaufwand. Die intuitive Menüführung und das vertraute Design sorgen dafür, dass selbst Einsteigende sofort produktiv arbeiten können, während Power-User von erweiterten Funktionen für komplexe Analysen profitieren.

Fazit zur Produktivität im Team: Wer mit Google-Tools vertraut ist, kann direkt loslegen. Die geringe Einstiegshürde macht NotebookLM ideal für Teams, die ohne technischen Ballast starten - keine Installation, keine IT-Vorkenntnisse nötig. Gleichzeitig bietet die Lösung genug Tiefe, um gemeinsam an Forschungsfragen oder Wissensprojekten zu arbeiten. Teams, die Google Workspace nutzen, finden hier eine nahtlose Erweiterung ihrer Umgebung - besonders effektiv für Projekte mit schnellem Zugriff auf organisierte Informationen.

Für wen sich die Investition wirklich lohnt

Einführung von NotebookLM lohnt sich besonders für wissensintensive Bereiche und Teams mit hohem Analyse- und Dokumentationsaufwand für die

• Vorbereitung von Präsentationen, Kursen oder wissenschaftlichen Arbeiten
• Erstellung von FAQs, Briefings oder Zusammenfassungen für Meetings
• Analyse und Vergleich von Forschungsartikeln
• Teamübergreifenden Wissenstransfer und Projektdokumentation

Abschließende Bewertung: Produktivität und Datenschutz im Einklang

Die drei vorgestellten Tools erweisen sich als wertvolle Helfer für die moderne Wissensarbeit. Sie ermöglichen Teams einen schnellen Einstieg in die strukturierte Projektorganisation und Wissensverwaltung. Die unmittelbare, intuitive Nutzbarkeit ohne technische Hürden macht sie zu attraktiven Lösungen für Organisationen, die ihre Arbeitsprozesse optimieren wollen.

Gleichzeitig gilt es, die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sorgfältig zu beachten. Während NotebookLM mit strengeren Sicherheitsvorkehrungen wie automatischer Datenlöschung und End-to-End-Verschlüsselung punktet, operieren ChatGPT und Notion primär auf US-Cloud-Servern - ein Faktor, der insbesondere für EU-Unternehmen mit sensiblen Daten kritisch zu prüfen ist. Die angegebenen Sicherheitsstandards wie AES-256-Verschlüsselung bieten zwar grundlegenden Schutz, doch die endgültige DSGVO-Konformität bleibt im Einzelfall zu klären.

Für verantwortungsbewusste Entscheider empfiehlt sich ein abgestuftes Vorgehen: Bei weniger sensiblen Projekten entfalten die Tools ihr volles Produktivitätspotenzial. In streng regulierten Bereichen sind dagegen Enterprise-Versionen oder alternative Lösungen zu prüfen. Die Plattformen zeigen eindrucksvoll, wie moderne Technologie Wissensarbeit transformieren kann - vorausgesetzt, man findet die Balance zwischen Effizienz und Compliance.

Der Autor:

Der Gründer und Geschäftsführer der eMBIS Akademie Markus Bockhorni arbeitet seit vielen Jahren als Trainer im Bereich Online Marketing. Seinen hohen Anspruch an Praxisnähe erfüllt der überzeugte Online Marketer der ersten Stunde mit Engagement, fundiertem Know-how und langjähriger Anwender- und Lehrerfahrung. Als passionierter Web-Analyse-Spezialist verfügt er über jede Menge Praxiserfahrung und kennt unter anderem das komplexe Zusammenspiel von Online-Netzwerken und digitalen Marketing-Kampagnen.

Web: https://www.embis.de/