Wie hohe Datenqualität die elektronische Rechnungsverarbeitung bei der REINZ-Dichtungs-GmbH befeuert

von Laura Herzig

Als Unternehmen ist es immer gut, Freiräume zu schaffen, um sich auf komplexe Sachverhalte sowie auf die eigenen Stärken fokussieren zu können. Das gelingt oft besser, wenn administrative Tätigkeiten wie die Rechnungserfassung und -prüfung an externe Dienstleister ausgelagert werden. Kein Wunder, dass Outsourcing in Deutschland nach wie vor gefragt ist: Laut einer aktuellen Axxcon-Studie stellt beinahe die Hälfte der teilnehmenden Entscheider (47 Prozent) eine Qualitätsverbesserung bei ausgelagerten IT-Funktionen fest. Auch die REINZ-Dichtungs-GmbH, Spezialist für Dichtungstechnologie, setzt seit 2018 bei der Erfassung und Validierung der Eingangsrechnungen auf Outsourcing. Das Unternehmen erhält seitdem alle Rechnungen digital und verifiziert ins eigene SAP-Eingangsbuch zur weiteren Freigabe oder Buchung und zwar innerhalb von maximal 48 Stunden.

Inhaltsübersicht:

• Smarte Workflows für mehr Automatismus
• Effizienz. Flexibilität. Skalierbarkeit.
• Service wie angegossen

Smarte Workflows für mehr Automatismus

Angefangen hat die Tochter der DANA Incorporated bereits 2012 klassisch mit der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs in SAP – komplett inhouse. Patrick Kreuzer, Leiter Finanzen bei REINZ, erinnert sich an die Beweggründe, eine Lösung für die automatische Rechnungsverarbeitung einzuführen: „Ob logistische Rechnungen mit Bestellbezug für MRO und Produktionsmaterialien inklusive Prüfung des bewerteten Wareneingangs oder die Abwicklung von Limit- und Schätzpreisbestellungen – unser Eingangsrechnungsmanagement ist komplex und dementsprechend aufwendig war die Verarbeitung. Mit der Einführung einer Lösung zur automatisierten und digitalen Verarbeitung des Rechnungseingangs in SAP haben wir seit 2012 den Prozess der logistischen Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht.“

Innerhalb der Lösung wurden smarte Assistenten programmiert, die den Verarbeitungsprozess begleiten. So poppt bei Unstimmigkeiten ein Warnhinweis auf, beispielsweise wenn es keiner Rechnung bedarf, weil es sich um ein Gutschriftverfahren handelt. Selbst eine Anzeige, ob Gefahr besteht, die Skontonutzung zu verlieren, erscheint. Auch die seit 2018 implementierte Workflowprüfung bei Rechnungen ohne Bestellbezug beschleunigte den seit Jahren angewandten manuellen, zeitraubenden Standardprozess erheblich. Dank einer Freigabematrix ermittelt die Lösung nun automatisch den nächsten zuständigen Freigeber. Das langwierige, manuelle Prüfen, ob die Rechnung alle Freigabeunterschriften enthält, entfällt. Mitarbeiter sehen heute transparent im System-Monitor den Status der Rechnungsfreigabe.

Patrick Kreuzer hebt darüber hinaus die Verbesserung des Wareneingangsprozesses hervor: „Wir haben die Lösung auch in unseren Wareneingangsprozess integriert. So können wir beispielsweise, wenn eine Anlieferung nicht bestätigt wurde, bei Vorliegen der Rechnung direkt einen Workflow zur Mahnung initiieren. Das war ein richtiger Meilenstein für uns, denn die Abteilungen, die früher den Wareneingängen hinterher springen mussten, werden jetzt massiv entlastet. Aufgrund der Assistentenmeldungen prüft das System vieles automatisch. Im Grunde ist die Lösung jetzt der Rechnungsprüfer, der mir zuverlässig sagt, das ist ein Gutschriftverfahren, der Wareneingang liegt vor oder eben nicht, es bestehen Preis- oder Mengendifferenzen oder ob gegebenenfalls auch kein Wareneingang erforderlich ist. Die Gesamtverarbeitung läuft dadurch viel schneller und transparenter, das ist sicher auch ein Grund, warum die Lösung bei den Anwendern sehr gut ankommt.“

Effizienz. Flexibilität. Skalierbarkeit.

Als REINZ im Jahr 2012 die SAP-Lösung des Stuttgarter Herstellers AFI Solutions einführte, erhielt der deutsche Standort Neu-Ulm jährlich circa 40.000 Eingangsrechnungen mit ungefähr 120.000 Seiten – damals noch überwiegend per Post. Seither hat sich einiges getan: Das System wurde an neue Gegebenheiten angepasst und die Lösung in weitere Holdinggesellschaften am Standort Neu- Ulm ausgerollt. Das Rechnungsvolumen stieg stetig, am Ende so weit, dass REINZ überlegte, die aufwendige Aufbereitung der Rechnungsdaten auszulagern.

Service wie angegossen

Selbstverständlich berücksichtigt der externe Dienstleister auch Besonderheiten von REINZ, wie zum Beispiel die Validierung von Conto-pro-Diverse-Lieferanten aus circa 40 Ländern. Hier machen Stammsätze im System keinen Sinn. Für CPD-Lieferanten gibt es Sammelkonten, bei denen Daten wie Adresse, Verkäufer oder Bankverbindungen in der Rechnungsprüfung immer wieder erfasst und validiert werden müssen. Um diesen Aufwand muss REINZ sich nicht mehr kümmern, das erledigt jetzt der Servicedienstleister, wie auch Marisa Hiller, Leiterin des RedPaperCenters in Stuttgart, bestätigt: „Eines der Hauptargumente für unsere Services im RedPaperCenter ist, dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen oder Einkauf nicht mehr mit administrativen Vorarbeiten belastet werden, sich auch nicht mehr um die Abwicklung dieser Aufgaben in Krankheits- oder Urlaubssituationen kümmern müssen und sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Zudem arbeiten wir immer mit der aktuellsten Optical-Character-Recognition-Technologie. Unsere Mitarbeiter kontrollieren und validieren die automatisch ausgelesenen Belegdaten, die abschließend über unsere Server verschlüsselt zu REINZ übertragen werden, um dort ins SAP-System importiert zu werden. Die Rechnungen sind beim Kunden selbstverständlich sicher archiviert und jederzeit im Original inklusive E-Mail und Rechnungsanlagen der Lieferanten abrufbar.“

Aufgrund der guten Erfahrung mit dem Service für den Standort Neu-Ulm erwägt DANA jetzt auch die Rechnungsprüfung bei weiteren, europäischen Standorten entsprechend auszulagern sowie folgerichtig die Validierung von Rechnungsbelegen nach Stuttgart zu vergeben.