So sorgen Sie für ein Intranet, in dem sich jeder wohl fühlt

von Hans Koekkoek

„Besser zusammenarbeiten“ und „einfacher Kenntnisse austauschen“ – es gibt viele Gründe, sich für ein Social Intranet zu entscheiden. Trotzdem sind das alles vage Begriffe, die für viele Organisationen schwer greifbar sind. Die Erfahrung zeigt, dass das vor allem daran liegt, dass sie ihr Projekt mit dem falschen Ansatz beginnen und die grundlegenden Bedürfnisse der Benutzer außer acht lassen. Mein Rat: Analysieren Sie erst diese Bedürfnisse und erkunden Sie dann, wie ein Social Intranet in Ihrer Organisation zum Erfolg werden kann.

Inhaltsübersicht:

• Schritt 1: Warum wollen wir ein Social Intranet?
• Schritt 2: Motivieren und involvieren
• Schritt 3: Bedarfsanalyse
• Die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen
• Wem stelle ich meine Fragen?
• Fazit: Ein bedarfsgerechtes Intranet sichert den Erfolg
• Intranet-Test

Schritt 1: Warum wollen wir ein Social Intranet?

Das Social Intranet hat sich als leistungsstarke digitale Plattform vielfach bewährt. Beschäftigte können besser zusammenarbeiten, einfacher Wissen austauschen und Prozesse effektiver organisieren. Das sind nur ein paar der zahllosen möglichen Gründe, warum die Einrichtung eines Social Intranets für Sie interessant sein kann. Aber gelten alle diese Gründe für jede Organisation? Diese Frage beantwortet sich eigentlich von selbst.

Ein häufig gemachter Fehler ist, dass Organisationen die Neigung haben, sich in erster Linie auf (kosten)technische Aspekte, Sicherheitsfragen oder einzelne Funktionalitäten zu konzentrieren. Das ist natürlich auch wichtig, aber wenn Ihr Social Intranet ein Erfolg werden soll, sollten Sie von den Benutzern ausgehen. Es ist nämlich wesentlich schwieriger, sie erst in einem späteren Stadium von Ihrem Intranet überzeugen zu wollen.

Schritt 2: Motivieren und involvieren

Wovon hängt es ab, ob Ihre Mitarbeiter Ihr Intranet auch tatsächlich nutzen werden? Die Plattform muss natürlich „benutzerfreundlich“ sein, das heißt, dass die Benutzer sich dort gleich wohlfühlen müssen, einfach Aufgaben erledigen können und ohne große Umstände den richtigen Weg in der Gruppenstruktur finden können. Das ist vor allem eine Frage des (funktionalen) Entwurfs. Wichtiger ist aber, sich erst zu überlegen, was die Benutzer tun werden, wie sie dies tun und natürlich auch warum. Wenn Sie diesen Bedarf richtig analysieren, haben Sie garantiert motivierte Benutzer.

Schritt 3: Bedarfsanalyse

Es klingt so einfach: erst den Bedarf analysieren. Denn was wollen Sie eigentlich? Was wollen die Mitarbeiter? Und wenn Sie ihnen diese Frage stellen, haben sie dann eine klare Antwort parat? Wenn Sie mit der Bedarfsanalyse beginnen, sollten Sie die folgenden drei Aspekte berücksichtigen:

1. Informationsbedarf 

Trotz unterschiedlichster Systeme werden Unternehmen dem Informationsbedarf oftmals nur unzureichend gerecht. Auch nach der Einführung neuer Plattformen und nach zeitaufwendigen Implementierungsprojekten erweist sich das Ergebnis mitunter als sehr enttäuschend. Ursache: Es gelingt der Organisation nicht richtig, den Informationsbedarf zu analysieren.

Welche Informationen wollen Sie als Organisation zur Verfügung stellen? Wie werden die Informationen gefunden? Was lässt sich an der bestehenden Informationsbereitstellung verbessern? Lauter Fragen, deren Antwort beim Endbenutzer zu finden ist. Der Informationsbedarf hängt von der Aufgabe des Einzelnen ab (und ist oft sehr unterschiedlich). Es kann um Urlaubsverfahren gehen, um interne Bekanntmachungen, Projektinformationen, die Verfügbarkeit von Kollegen usw. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie diesen Bedarf gut analysieren.

2. Digitaler Kooperationsbedarf

Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg führt oft zu ineffizienter Kommunikation (wie beispielsweise ein Überfluss an E-Mails). Aus dieser Untersuchung geht hervor, dass räumliche Nähe zwischen Mitarbeitern die Zusammenarbeit fördert. Mitarbeiter in benachbarten Büroräumen haben beispielsweise doppelt so viel Kontakt zueinander als zu anderen Kollegen.

In einem digitalen Kooperationsraum befinden sich die Büros virtuell nebeneinander. Die Entfernungen werden geringer und damit wird es wesentlich einfacher, Informationen innerhalb von Gruppen oder Abteilungen zu teilen und den Teilnehmern sofort Feedback zu geben, unabhängig vom tatsächlichen Standort der Mitarbeiter. Bei der Planung des digitalen Kooperationsraumes beginnen Sie deshalb mit der Befragung der Benutzer. Wer hat Bedarf an digitaler Zusammenarbeit, inwieweit wird bereits digital zusammengearbeitet, welche Instrumente nutzen wir dafür und was wollen wir mit digitaler Zusammenarbeit verbessern?

3. Kultureller Kooperationsbedarf

Es gibt nicht die eine Betriebskultur, in jeder Organisation existieren allerlei Subkulturen. Denken Sie dabei an Fusionen zwischen unabhängig entstandenen Unternehmen (Beispiel KLM-Air France). Auch an unterschiedlichen Standorten und in einzelnen Abteilungen herrschen eigene Kulturen, Kommunikationswege etc.

Wie bekommen Sie alle Beteiligten auf eine Linie? Die transparente Arbeitsweise im Social Intranet kann dabei helfen. Sie gewährleistet, dass alle die gleichen Informationen erhalten und miteinander über diese Informationen sprechen können. Diese Zusammenarbeit wird dafür sorgen, dass sich das Inseldenken in Wohlgefallen auflöst.

Die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen

Eigentlich beginnt ein erfolgreiches Social Intranet also beim Benutzer und dessen Bedarf. Noch einmal eine Zusammenfassung der Ausgangspunkte:

1. Sie wollen motivierte und engagierte Benutzer.
2. Das erreichen Sie, indem Sie ihren Bedarf analysieren.
3. Bei der Bedarfsanalyse müssen Sie die richtigen Fragen stellen, …
4. … damit Sie und der Dienstleister die benötigten Funktionalitäten ermitteln können.

Es klingt so einfach: Ein paar Fragen stellen und schon wissen Sie, was Sie brauchen. Die Praxis ist komplizierter, denn jeder hat eine andere Meinung. Die Benutzer haben unterschiedliche – und mitunter gar konträre – Interessen oder Wünsche. Stellen Sie deshalb die richtigen Fragen und achten Sie beim Zuhören genau auf den dahinterliegenden und den gegenseitigen Bedarf.

Achten Sie bei Ihren Fragen immer darauf, dass sie auch beantwortet werden können! Das klingt logisch, wird aber oft nicht getan, denn wir gehen davon aus, dass andere Menschen genauso denken und handeln wie wir. Das macht es schwierig, sich in jemanden hineinzuversetzen, der sich nicht Tag für Tag mit dem betreffenden Thema beschäftigt (der sogenannte „Falsche-Konsens-Effekt“).

Wem stelle ich meine Fragen?

Es lässt sich viel erreichen, wenn man die richtigen Fragen stellt. Die Benutzer fühlen sich ernst genommen, sind froh, dass ihre Meinung gefragt ist und sie über den Inhalt „mitentscheiden“. Dadurch bekommen sie das Gefühl, dass das Social Intranet auch wirklich ihr Intranet ist. Motivation beginnt also eigentlich mit dem Einladen der Benutzer (Beteiligung). Denken Sie darüber nach, wen sie einladen und warum und was Sie mit den Ergebnissen tun wollen:

• Laden Sie die richtigen Leute ein (einen möglichst breiten Personenkreis aus der ganzen Organisation).
• Laden Sie genügend Leute ein (damit die Gruppe repräsentativ ist).
• Formulieren Sie die richtigen Fragen (die die Teilnehmer beantworten können).
• Denken Sie darüber nach, was Sie mit den Ergebnissen tun werden (Zielsetzung).

Fazit: Ein bedarfsgerechtes Intranet sichert den Erfolg

Benutzerorientiertes Vorgehen ist für den Erfolg des Social Intranets unerlässlich. Die Kunst besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen, sodass Bedürfnisse erkannt werden. Die anschließende Umsetzung der Bedürfnisse erfolgt natürlich ganz individuell in enger Abstimmung mit den Unternehmenszielen, dem Budget, den technischen Möglichkeiten und Ressourcen. Mit dem Erkennen der Bedürfnisse ist ein Rahmenwerk geschaffen, das die Auswahl der passenden Tools und Ressourcen um einiges erleichtert. Vor allem sichern Sie aber den Erfolg der Investition und sorgen für Zufriedenheit und Engagement.

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