Gebündelte Energie – Stadtwerke Radolfzell setzen auf digitale Archivierung

von Timo Bast

Mit rund 30.000 Einwohnern bildet das baden-württembergische Radolfzell die drittgrößte Stadt im Landkreis Konstanz. Die dort angesiedelten Stadtwerke beliefern die Haushalte mit Strom, Gas, Wasser, Wärme und öffentlichem Personennahverkehr. Daneben stellt der Energieversorger seinen Mandanten – weitere Energieversorger – IT-Dienstleistungen über einen Rechenzentrumsbetrieb zur Verfügung. Pro Jahr verschickt das Unternehmen etwa 60.000 Dokumente, darunter vorwiegend Rechnungen, an seine Kunden und Mandanten. Diese Schriftstücke müssen gesetzlichen Anforderungen zufolge bis zu zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, setzt der Dienstleister auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Inhaltsübersicht:

• Automatische Ablage der Ausgangspost
• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
• Gesetzeskonformes Rechtesystem
• Elektronische Post archivieren

Der Gesetzgeber fordert von Energieversorgern eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten.

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, entschieden sich die Stadtwerke Radolfzell für die Einführung

einer Dokumentenmanagement-Lösung. Ihr Ziel war es – neben der Einhaltung der Gesetzesvorgaben – Informationen

im Unternehmen besser verfügbar zu machen und damit eine höhere Effizienz und Transparenz zu erreichen. Bei

der Umsetzung standen vor allem Aspekte wie einfache und anwenderfreundliche Benutzerführung im Vordergrund.

Automatische Ablage der Ausgangspost

Das Dokumentenmanagement-System kommt in fast allen Abteilungen der Stadtwerke Radolfzell zum Einsatz.

Sämtliche Daten wie beispielsweise Kundeninformationen werden aus dem ERP-System in das DMS übernommen.

Dort werden die Dokumente anschließend strukturiert und im passenden Kundenordner abgelegt. Wird beispielsweise

eine Rechnung für den Postversand ausgedruckt, legt das System das digitale Dokument als PDF parallel in

der entsprechenden digitalen Arbeitsmappe ab. In der Regel werden sämtliche Kundenrechnungen monatlich als

eine PDF-Datei ausgedruckt. Das DMS erkennt Anfang und Ende der Rechnungen und weist nach der automatischen

Seitentrennung jedes einzelne Dokument dem entsprechenden Ordner zu. Dabei werden die Dateien volltexterkannt.

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Auf diesem Weg wird jede Ausgangsrechnung automatisch und revisionssicher gespeichert und lässt sich

aufgrund der Ordnerstruktur schnell wiederfinden. Daneben verfügt der Vertrieb über schnellen Zugriff

auf alle Kundeninformationen. Bei eingehenden Telefonaten ist eine schnelle Anzeige sämtlicher Dokumente,

die im Zusammenhang mit dem Anrufer stehen, über das DMS möglich. „Das ist ein großer Vorteil“, so Brigitte

Riedmann, IT-Mitarbeiterin bei der Stadtwerke Radolfzell GmbH. „Bevor wir das System im Einsatz hatten,

mussten unsere Vertriebsmitarbeiter Informationen über Kunden oder Abrechnungsdaten suchen, das war sehr

zeitaufwändig.“ Beim Versand von Serienbriefen ermöglicht die Software dem Vertrieb, Adressen nach

verschiedenen Kriterien auszuwählen. So können die Mitarbeiter beispielsweise aus dem System heraus Briefe

oder E-Mails an Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs versenden.

Gesetzeskonformes Rechtesystem

Eine besondere Anforderung bei der Einführung des DMS bestand in der Umsetzung eines komplexen internen Rechtesystems.

Jeder Einwohner der Stadt Radolfzell nutzt das Stromnetz der Stadtwerke – selbst wenn er seinen Strom nicht von den

Stadtwerken bezieht und somit dort kein Kunde ist. Dementsprechend wurde die Rechtestruktur im System umgesetzt.

Während die Abteilung „Netz“ Zugriff auf sämtliche Adressen hat, sieht der Vertrieb nur die Kundenkontakte ein.

Zusätzlich profitieren die Stadtwerke Radolfzell von der Workflow-Funktion beim Einbau von Stromzählern. Bisher

stand der Energieversorger vor dem Problem, dass die Zähler zwar zügig eingebaut wurden – die Rechnungsstellung

erfolgte aufgrund des fehlenden Informationsflusses jedoch häufig erst sehr viel später. Den Prozess Einbau des

Zählers, Weitergabe dieser Information und der daraus erfolgenden Tätigkeit für die zuständigen Bereiche bilden

die Stadtwerke jetzt im System ab. „Mit dem DMS konnten wir unsere Geschäftsprozesse erheblich verbessern“, erklärt

Riedmann. „Wir sparen Zeit und letztendlich auch Geld.“

Elektronische Post archivieren

In naher Zukunft planen die Stadtwerke Radolfzell, auch ihre E-Mails mit dem System zu archivieren. „Wir haben

als Energieversorger eine Aufbewahrungspflicht für elektronische Nachrichten“, so Riedmann. „Daher werden wir

die E-Mail-Archivierungslösung so bald wie möglich einführen.“