Fachbeiträge
Schlankere Prozesse für effizienteres Arbeiten
Informationen sind die Grundlage jedes Prozesses in der Personalabteilung: Erst durch Daten können die Verantwortlichen Abläufe steuern und beschleunigen. Verarbeitet werden diese Informationen in Dokumenten. Folglich bestimmen sie das Handeln in der HR-Abteilung. Doch gerade die papiergebundene Dokumenterzeugung gilt im Personalwesen als eine der größten Hürden. Denn sie erfolgt überwiegend parallel zur prozessoptimierenden digitalen Aktenhaltung. Zeitverzögerungen, hohe Fehleranfälligkeiten, Informationsverlust und eingeschränkte Zugriffssicherheit sind die Folgen. Abhilfe verspricht ein konsequentes HR-Information-Processing®, das alle Vorgänge von der Dokumenterzeugung über die -bearbeitung bis zur -archivierung abbildet. Damit wird die Erstellung und Administration von Dokumenten und Vorlagen nicht nur vereinfacht, sondern automatisiert und optimiert – und somit Freiraum für die wesentlichen Aufgaben in der Personalabteilung gewährt.
Inhaltsübersicht:
- Software-gestützte Dokumenterzeugung und -bearbeitung
- Prozesse optimieren, Kosten reduzieren
- HR-Information-Processing® in der Praxis
- Fazit
In der Personalabteilung muss jede Aufgabe nachvollziehbar sein. Um diese Anforderung zu gewährleisten,
bedarf es einer konsequenten Dokumentation aller Vorgänge. Ob im Bewerbermanagement, dem Abschluss eines Arbeitsvertrags,
dem Mitarbeitergespräch oder einer Gehaltsmaßnahme – jeder Prozess basiert auf einem Dokument. Folglich werden 90
Prozent aller HR-relevanten Dokumente in der Personalabteilung erstellt. Dazu gehören neben Zeugnissen, die bereits
erwähnten Arbeitsverträge sowie Lohnabrechnungen, Beurteilungen, Personalbögen, Fortbildungszertifikate, Kündigungen,
Anschreiben u.v.m. Untersucht man all diese verschiedenen Dokumentarten, zeigt sich, dass – gemäß dem Pareto Prinzip –
80 Prozent des täglichen HR-Geschäfts auf nur 20 Prozent der Dokumente basieren. Denn nur die wenigsten Unterlagen
werden häufig benötigt. Dies führt zum dem Schluss, dass schon die Definition weniger Kernprozesse zu einer deutlichen
Optimierung der Personalarbeit führt.
Software-gestützte Dokumenterzeugung und -bearbeitung
Die aktuell auf dem Markt führenden Software-Tools zur Dokumenterzeugung und -bearbeitung unterstützen
standardisierte Prozesse und ermöglichen einen EDV-gestützt schnelleren, effizienteren und qualitativ besseren
Umgang mit papiergebundenen Unterlagen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, Dokumente zu erzeugen: entweder auf
Grundlage bereits bestehender Vorlagen oder über Formulare, die kundenindividuell in Textverarbeitungsprogrammen neu erstellt werden.
Die zu integrierenden Daten stammen aus existierenden Anwendungen, wie dem Personaldatenverwaltungssystem, und werden
über Platzhalter in der Dokumentvorlage automatisch korrekt eingefügt. Die fertigen Unterlagen legt die Software-Lösung
zentralisiert ab. Anschließend können sie von autorisierten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. Sowohl die
vollautomatisierte, als auch die dialogbasierte Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumenten ist dabei möglich.
Das erzeugte Dokument können die Mitarbeiter, je nach Bedarf und Berechtigung, entweder in Teilen oder vollständig
bearbeiten. Anschließend wird das Dokument in ein revisionssicheres Format (z.B. TIFF G4 oder PDF/A) konvertiert
und in der entsprechenden Personalakte abgelegt.
Prozesse optimieren, Kosten reduzieren
Laut einer Studie des Beratungsunternehmens E&E Information Consultants zum Thema Dokumenterzeugung und
Archivierung ermöglichen die Module zur Dokumenterzeugung und -bearbeitung merkliche Kosteneinsparungen in den
Personalabteilungen. Am Beispiel einer großen deutschen Handelskette soll die Kostenreduzierung aufgezeigt werden:
In dem Konzern werden monatlich ca. 1.500 Mitarbeiterveränderungen, darunter Gehaltsanpassungen, Umzüge, Versetzungen
etc., verfasst, die jeweils aus zwei Dokumenten bestehen. Die Personalabteilung erstellt somit 3.000 Dokumente
monatlich bzw. 36.000 Dokumente jährlich. Die Studie ergab, dass die Erzeugung eines papiergebundenen Prozesses
ca. 3,55 Euro kostet. Bei 36.000 Dokumenten im Jahr sind das folglich Kosten in Höhe von 127.800 Euro.
HR-Information-Processing® kann die Arbeitsabläufe derart optimieren, dass eine Halbierung dieses
Betrags möglich ist. In diesem Beispiel entspricht das einer jährlichen Reduzierung um 63.900 Euro.
HR-Information-Processing® in der Praxis
In der Praxis bedeutet das: Die zuständige Führungskraft möchte eine Mitarbeiterveränderung dokumentieren.
Dazu öffnet sie eine Eingabemaske, in die sie alle relevanten Informationen für das zu erstellende Dokument eingibt.
Die in dem entweder neu erstellten oder vorgefertigten Formular eingefügten Daten stammen zum Teil aus dem
Personaldatenverwaltungssystem und werden automatisch eingepflegt, zum Teil muss der Mitarbeiter sie aber auch manuell
eingeben. Auf Knopfdruck erzeugt das System anschließend die gewünschten Unterlagen. Zur Kontrolle erhält die autorisierte
Führungskraft eine Übersicht der eingegebenen Daten. Sind diese korrekt, wird das gewünschte Dokument finalisiert und an die
Personalabteilung weitergeleitet.
HR-Information-Processing® am Beispiel des Dokumenterzeugungsprozesses Mitarbeiterveränderung
Der zuständige Sachbearbeiter kontrolliert die Daten. Auf einen Blick kann er die vorhandenen Eingabefelder einsehen
und die enthaltenen Informationen gegebenenfalls ändern. Darüber hinaus hat er jederzeit die Möglichkeit, relevante
Dokumente hinzuzufügen sowie den Vorgangsstatus einzusehen. Im Anschluss an die vollständige Datenüberprüfung wird
ein Betriebsratsanhörungsbogen erzeugt und ohne weitere Bearbeitungsschritte an den Betriebsrat weitergeleitet.
Dieser stimmt zu oder lehnt ab und beendet damit den Vorgang. Sowohl der Betriebsratsanhörungsbogen als auch die
Mitarbeiterveränderung werden zurück an die Sachbearbeitung in die Personalabteilung geleitet. Der Gesamtprozess
”Mitarbeiterveränderung“ wird automatisch abgeschlossen, indem der Personalsachbearbeiter die erstellten
Dokumente in der entsprechenden Mitarbeiterakte per Mausklick ablegt. Dieser exemplarische Prozess wird je nach Anforderung
um weitere Bearbeitungsschritte und Prozessknoten erweitert.
Die Arbeit in den Personalabteilungen ist durch Dokumente bestimmt. Denn diese sind zum einen der Ausgangspunkt und
zum anderen das Ergebnis der alltäglichen HR-Arbeit. Dabei wird die Mehrzahl der Dokumente direkt in den einzelnen
HR-Abteilungen erstellt. HR-Information-Processing® kann diesen Prozess – von der Dokumenterzeugung
über die -bearbeitung bis zur -archivierung in der digitalen Personalakte – erheblich beschleunigen und standardisieren.
Die Automatisierung ermöglicht neben Kosteneinsparungen auch ein effizienteres Arbeiten in der Personalabteilung.
Die Mitarbeiter können ihre Energie so in wichtigere, fachliche Aufgaben investieren – wie beispielsweise die Personalbetreuung.
