Prozessmanagement beim Automobilzulieferer ThyssenKrupp Presta

von Tom Skaro

Eine prozessorientierte Dokumentation soll die Dokumentationskultur im Unternehmen abbilden und nachhaltig fördern sowie den Dokumentenlebenszyklus aktiv unterstützen. Dazu gehören unter anderem ein integriertes Workflow-Management, elektronische Freigabeprozesse sowie eine Versionsverwaltung. Neben den technischen Komponenten spielen aber vor allem die leichte Bedienbarkeit (Usability) sowie ein möglichst geringer Schulungsaufwand eine entscheidende Rolle, um bei den Anwendern auf Akzeptanz zu stoßen

Inhaltsübersicht:

• Akzeptanz innerhalb des Unternehmens
• Einheitliche Dokumentenstrukturen
• Erfolgskriterien für die Einführung
• Fazit

Die Einführung eines modellbasierten und integrierten Geschäftsprozessmanagement-Systems – dieser Aufgabe stellt sich der Automobilzulieferer ThyssenKrupp Presta Steering. Um die Herausforderung erfolgreich zu meistern, setzte das Unternehmen auf zwei Wissensmanagement-Bausteine: eine Prozessmanagement-Lösung und ein standardisiertes Dokumentenmanagement-System, welches den kompletten Dokumentenlebenszyklus aktiv unterstützt Auf diese Weise sollte es den Mitarbeitern möglich sein, für jede Aufgabenstellung die richtigen Informationen aus einem zentralen Repository zu beziehen.

Akzeptanz innerhalb des Unternehmens

Eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft und die schnelle Erlernbarkeit waren neben den technischen Komponenten die wichtigsten Anforderungen an das betriebliche Geschäftsprozessmanagement bei ThyssenKrupp Presta. Daher setzte das Unternehmen auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (EDMS) und verband dieses über eine Schnittstelle auf Webservice-Basis mit der bereits im Einsatz befindlichen Prozessmanagement-Lösung.

Prozesslandschaft bei ThyssenKrupp Presta: Standardisiertes Management und anwenderorientierte Bereitstellung von Dokumenten in einem integrierten Geschäftsprozessmanagement-System

Einheitliche Dokumentenstrukturen

Anschließend erfolge eine schrittweise, weltweite Standardisierung und Harmonisierung der Dokumente über alle Standorte hinweg. Hierfür erarbeiteten die Verantwortlichen eine einheitliche Struktur der Dokumente. Diese ist prozessorientiert und standortübergreifend mit einem zentralen Repository konzipiert. Die Mitarbeiter können somit nur auf gültige Dokumente, die ihren Standort betreffen, zugreifen. Auf diese Weise stellt Thyssen Krupp Presta sicher, dass dem jeweiligen Anwender stets das passende Dokument, in der aktuellen Version, mit den formalen Konformitätskriterien (Compliance) bereitgestellt wird.

Derzeit setzt ThyssenKrupp sein Dokumentenmanagement-System als zentrales Repository primär an sechs deutschsprachigen Standorten ein. Die weitere Integration aller 18 Niederlassungen erfolgt schrittweise. Die ersten zwei internationalen Standorte werden im Laufe dieses Jahres migriert. Die Webfähigkeit der Lösung ist dabei die Voraussetzung, um die Anwendung gemeinsam mit dem Geschäftsprozessmanagement-System (Prozessvisualisierung) im Unternehmensportal von ThyssenKrupp zu integrieren. Denn auf diese Weise schufen die Verantwortlichen für alle Fragestellungen der Ablauforganisation einen Single-Point-of-Information.

Erfolgskriterien für die Einführung

Aus ihren Erfahrungen während der Einführungsphase haben die Projektverantwortlichen fünf Erfolgskriterien für die Implementierung von elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen formuliert:

• frühzeitige Integration von Key-Usern der betroffenen Standorte und deren Schulung,
• rechtzeitige Planung von Migrationsthemen,
• Erarbeitung von klaren und definierten standortübergreifenden Dokumentenstrukturen und -konventionen (z.B. Bezeichnung von Dokumenten),
• Festlegung von technischen Ressourcen im Rahmen des Replizierungsschemas und -konzeptes sowie

Fazit

Im Unternehmen ThyssenKrupp Presta ist das DMS für Personen mit Computerzugang ein Werkzeug für die tägliche Arbeit, da alle relevanten Dokumente von A wie „Antrag auf Weiterbildung“ bis Z wie „Zeiterfassung“ darin verwaltet werden. Die komplette Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus, wie z.B. das automatische Archivieren der alten Versionen sowie die Wiedervorlage, welche die Mitarbeiter an die Aktualität der Dokumente erinnert, schätzen die Anwender.

„Durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems konnten wir eine gute und strukturierte Dokumentation der Requirements erzielen. Das System bietet eine erhebliche Unterstützung bei der Ableitung von Lösungswegen für unsere Mitarbeiter“, so Tom Skaro von ThyssenKrupp Presta.

Pressekontakt:
PLATO AG
Katrin Strate
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