Neue Studie legt Mängel in der Projektarbeit offen

von Anke Heines

Der Trend hin zu mehr Projekten zeichnet sich bereits seit Längerem ab, der damit verbundene Organisationswandel bringt aber wiederum Probleme mit sich. So stellt sich nicht nur die Frage nach der Effizienz der einzelnen Projekte, sondern auch nach der Effektivität der gesamten Projektlandschaft. Bei der konkreten Durchführung von Projekten bedeutet dies, dass Methoden, Aufgaben und Ziele unmittelbar mit der (gewünschten) Entwicklung des Unternehmens verbunden werden müssen. Neue und brauchbare Visionen, Ideen und Strategien besitzen Unternehmen vielfach zur Genüge, woran es allerdings mangelt ist die Fähigkeit, diese zu realisieren. Doch genau diese Projektdurchführungskompetenz wird mehr und mehr zum Erfolgsfaktor, von dem die Unternehmenszukunft unmittelbar abhängt.

Inhaltsübersicht:

• Online-Studie macht Handlungsbedarf in Unternehmen sichtbar
• Erfolgreicher Wandel durch kompetente Unterstützung

Dynamik und Agilität ist eine Anforderung, die heutzutage an Unternehmen gestellt wird. Aufgrund wachsender Vernetzung und fortschreitender Globalisierung verkürzen sich Innovations-, Technologie- und Produktzyklen immer mehr. Die geforderte Flexibilität ist mit traditionellen Ablauf- und Aufbauorganisationen nicht zu erreichen. Die darin verankerten formalisierten Prozesse sind viel zu träge. Deshalb stehen Unternehmen vor der Herausforderung, immer komplexere Anforderungen unter Zeitdruck von Teams in Form von Projekten bearbeiten zu lassen.

Online-Studie macht Handlungsbedarf in Unternehmen sichtbar

Um Veränderungen in der Projektarbeit angehen zu können, muss erst einmal der Ist-Zustand erfasst werden. Genau das hat die Online-Studie „Projektarbeit als Erfolgsfaktor für Unternehmen“ getan. Bisher gibt es nämlich keine zuverlässigen Zahlen über die Verbreitung und den geplanten Einsatz von strategischem Projektmanagement. Im Rahmen der Erhebung wurden Unternehmen zu fünf verschiedenen Bereichen befragt:

• Schwerpunkte,
• Organisationsformen und
• Behinderungen in der Projektarbeit sowie
• Umstrukturierungen in der Projektorganisation und
• Unternehmensstrategien.

Die Ergebnisse zeigen Folgendes:

Schwerpunkte der Projektarbeit
Unternehmen geht es bei der Projektarbeit an erster Stelle um Weiterentwicklungen und Verbesserungen, darauf folgen Innovationen und Neuentwicklungen. An dritter Stelle folgen Kundenaufträge. Reorganisations-, Vertriebs- und Marketingprojekte spielen hingegen nur eine untergeordnete Rolle. Die Befragung zeigt, dass ein Großteil der teilnehmenden Unternehmen mit Projektarbeit auf die Nachfrage nach mehr und schnelleren Innovationen und komplexen Kundenwünschen reagiert.

Organisationsform der Projektarbeit
Knapp über 50 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten in einer (schwachen) Matrixorganisation. Dabei besitzt die Projektleitung lediglich die Projekt-, nicht aber Personalverantwortung. Sie delegiert die Projektaufgaben an die jeweiligen Abteilungen. Mitarbeiter sind dem Projekt zugeteilt, disziplinarisch aber dem Linienvorgesetzten unterstellt. Jeweils etwa 15 Prozent der Unternehmen führen ihre Projekte in einer Linienorganisation oder einer Projektorganisation durch. An den Ergebnissen lässt sich erkennen, dass die Notwendigkeit mittlerweile durchaus bewusst, die ideale Organisationsform aber noch nicht überall gefunden ist. Die größte Herausforderung stellt dabei die gleichzeitige Arbeit in der Projektwelt und in der klassischen Aufbauorganisation dar.

Behinderungen in der Projektarbeit
Von den Studienteilnehmern werden folgende Gründe genannt, die Projekte ins Stocken geraten lassen: An erster Stelle stehen ganz klar zu geringe Ressourcen, gefolgt von unzureichender Kommunikation und organisatorischen Mängeln. Hier zeigt sich der Kulturwandel, da Projektarbeit im Gegensatz zu Organisationsmodellen mit klar abgegrenzten Aufgaben und Verantwortlichkeiten erst von und mit der Kommunikation lebt.

Umstrukturierungen in der Projektorganisation
Die Erwartungen bezogen auf die Anpassung der Projektorganisation sind in den Unternehmen hoch. Die Mehrzahl der Teilnehmer glaubt, dass sich in diesem Bereich in den nächsten zwei bis drei Jahren etwas verändern wird.

Unternehmensstrategien
Als Mittel der Unternehmensführung kommuniziert die Strategie, wohin die Reise mittelfristig gehen und wie diese Reise durchgeführt werden soll. Erstaunlicherweise ergab die Umfrage, dass in mehr als 20 Prozent der Unternehmen die Strategie den Mitarbeitern nicht bekannt ist oder diese vermuten, dass gar keine Strategie existiert. Bedenklich ist dies besonders bezogen auf die Projektarbeit, da hier Verantwortung delegiert und Entscheidungen dezentralisiert werden. Letztere sollten aber im Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie stehen. Auch die Fragen nach der operativen Strategieumsetzung zeigen, dass die Ressourcenverteilung viel zu häufig nicht strategiekonform erfolgt. Gar als „erschreckend“ bezeichnet es die Autorin der Studie, dass nur in weniger als 10 Prozent der Unternehmen unnötige Projekte tatsächlich konsequent abgebrochen werden.

Die Ergebnisse der Umfrage machen eins besonders deutlich: In vielen Unternehmen herrscht dringender Handlungsbedarf, was die Reorganisation der Projektlandschaft betrifft. Nach dem „Was“ taucht nun eine weitere Frage in Bezug auf die Veränderungen auf, nämlich die nach dem „Wie“.

Erfolgreicher Wandel durch kompetente Unterstützung

Beratungsunternehmen können dabei helfen, praxistaugliche Lösungen für die jeweiligen Probleme zu finden: Zunächst müssen Unternehmenskennzahlen aus verschiedenen Perspektiven ausgewertet werden, um das Projektportfolio steuern und sicherstellen zu können, dass die Unternehmensstrategie dabei nicht aus dem Blick gerät. Außerdem sollte eine Multiprojektsteuerung angestrebt werden: Der optimale Einsatz von Ressourcen und eine solide Datenbasis für gesicherte Entscheidungen werden durch optimierte Geschäftsprozesse und ein passendes ERP-Projektmanagement-System am besten erreicht. Auch der Einsatz einer geeigneten Software gewährleistet eine übergeordnete Projektorganisation. In diesem Bereich sind vor allem Open-Source-Lösungen besonders interessant.

Zudem ist es häufig erforderlich, die Kompetenzentwicklung zu begleiten – und das nicht im sterilen Seminarraum, sondern direkt im Unternehmen unter realen Alltagsbedingungen. Dabei werden die neuesten Erkenntnisse der Lernforschung berücksichtigt und durch zeit- und kostensparende Technologien wie beispielsweise Webinare und Online-Konferenzen ergänzt. Mit diesen Maßnahmen kann ein Wandel vollzogen werden, der für die zukünftige Wertschöpfung des Unternehmens viele Chancen bietet. Nur in einer gut aufgestellten Projektlandschaft können Projekte effizient und erfolgreich umgesetzt werden – eine wichtige Voraussetzung, um als Unternehmen mit der nötigen Flexibilität auf das schnelllebige Umfeld reagieren zu können.