Verlagsgruppe Weltbild setzt auf zentral gesteuerte Adminrechte

von Charlotte Reuscher

Viele Mitarbeiter, viele Computer, die flexibel genutzt werden – hier kann schnell der Überblick verloren gehen. Insbesondere in großen Unternehmen ist die Kontrolle von Adminrechten zeitaufwändig und die unreglementierte Vergabe derselben kann zu einem nicht einzuschätzenden Sicherheitsrisiko führen. Diesen Problemen stellte sich vor drei Jahren eines der größten Medienunternehmen in Deutschland, die Verlagsgruppe Weltbild, – mit der Suche nach einem Tool, das die Vergabe und Kontrolle von Adminrechten bei zentraler Steuerung ermöglicht.

Inhaltsübersicht:

• Weg von der lokalen Verwaltung, hin zum zentralen Management
• Das Ziel: mehr Sicherheit, mehr Effizienz
• Minimaler Aufwand bei der Einführung – maximale Funktionalität
• Fazit

Die Verlagsgruppe Weltbild GmbH gehört zu den größten Internet-, Buch- und Medienhandelsunternehmen in Europa und zu den Top 4 der deutschen Versandhändler. Das Portfolio umfasst die Vertriebsmarken Weltbild, Jokers, KIDOH und buecher.de. Weltbild ist mit einem flächendeckenden Netz von knapp 500 Filialen und einem starken Internetwachstum das führende Unternehmen im deutschsprachigen Buch- und Medienhandel. Mit 18 Prozent Marktanteil laut GfK (Stationär- und Versandhandel) wird inzwischen nahezu jedes fünfte Buch im populären Buchmarkt in Deutschland über den Konzern verkauft. Das Unternehmen beschäftigt 6500 Mitarbeiter.

Weg von der lokalen Verwaltung, hin zum zentralen Management

Vor der Einführung des neuen Tools sind bei Weltbild lokale Adminrechte weitgehend unkontrolliert vergeben worden. So war es keine Besonderheit, dass Mitarbeiter mit lokalen Adminrechten andere Kollegen berechtigten, ohne dies über die zentrale IT zu steuern. Das Hauptziel lautete daher: weg von der lokalen Verwaltung, hin zum zentralen Management für eine generelle Effizienzsteigerung. Aus der Sicht von Rainer Birzele, Leiter des Backoffice, standen bei der Suche nach einer Lösung hierfür drei Anforderungen im Fokus: die gerätespezifische Verwaltung der lokalen Adminrechte, ein einfacheres zentrales Management sowie Reportingfunktionalitäten, um nachvollziehen zu können, wer lokale Rechte hat.

Das Unternehmen analysierte den Markt und entschied sich für ein schlankes Tool, das die einfache und zentrale Verwaltung von Adminrechten ermöglicht.

Das Ziel: mehr Sicherheit, mehr Effizienz

Nach der Entscheidung für das Tool folgte dessen schnelle Einführung durch eine unkomplizierte Integration ins Active Directory. „Durch einen Sammelmodus konnten wir erst ermitteln, welche Anwender lokale Administratoren sind und die mit den Jahren gewachsene Unübersichtlichkeit dann nach und nach reduzieren. Seitdem gibt es keine unentdeckten Administratoren mehr“, so Stephan Krause, Geschäftsführer des Augsburger Softwarehauses dynasys datentechnik gmbH, das das Tool implementierte. Auch Rainer Birzele zeigt sich zufrieden: „Dank der kompetenten Mitarbeiter unseres Partners verlief die Implementierung fast unbemerkt.“. Eine anschließende Schulung der Belegschaft war nicht nötig, denn „das Programm ist intuitiv bedienbar. Es gab im Rahmen der Installation eine Kurzeinführung, da wurde das Personal gleich eingewiesen – danach konnte es sofort losgehen“, so Birzele.

Mit dieser einfachen Erweiterung des Systems ließ sich die Zahl der lokalen Administratoren deutlich verringern – ein Plus in Hinblick auf die Sicherheit. Das Handling ist sehr einfach geworden – und die Möglichkeit, dieses an den Helpdesk zu delegieren, spart ebenso wie die zentrale Verwaltung ein immenses Maß an Zeit. „Die zweite wichtige Veränderung ist die bessere Kontrolle“, sagt Rainer Birzele. „Ich kann jetzt per Mausklick prüfen, wer welche Adminrechte hat, während das früher aufwändig recherchiert werden musste. Die Zielvorgaben „mehr Sicherheit“, „mehr Effizienz“ und „einfache Bedienbarkeit“ wurden damit komplett erreicht.

Minimaler Aufwand bei der Einführung – maximale Funktionalität

Heute nutzen fünf Administratoren die neue Lösung, mit deren Hilfe sie nun lokale Administratoren zeitnah eintragen können. Das Tool hat sich dabei zum häufig genutzten täglichen Hilfsmittel entwickelt. Vor allem hat sich die Offline-Administration als sehr zeitsparend erwiesen: „Wir müssen nun nicht mehr warten, bis der Anwender im Haus und der Computer eingeschaltet ist. Für die Revision können nun Reports über den aktuellen Zustand erstellt werden – jederzeit auf Knopfdruck.“, berichtet Birzele zufrieden.

Fazit

Bei Weltbild ist nicht zuletzt seit der Einführung des neuen Tools „keep it simple and stupid“ das künftige Motto für die inzwischen sehr komplexe IT. Das neue Tool ist in diesem Sinne bereits ein kleines Helferlein, das die Prozessoptimierung und -vereinfachung maßgeblich unterstützt.