Warum Digitalisierung erst mit durchgängigen Unternehmensprozessen ihr volles Potenzial entfaltet

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Digitale Lösungen gehören in vielen Unternehmen längst zum Arbeitsalltag. Angebote entstehen im CRM, Rechnungen werden elektronisch verarbeitet und Belege digital abgelegt. Trotzdem bleibt der erhoffte Produktivitätsgewinn häufig hinter den Erwartungen zurück. Der Grund liegt oft weniger in den eingesetzten Anwendungen als in den Übergängen zwischen ihnen.

Digitale Lösungen gehören in vielen Unternehmen längst zum Arbeitsalltag. Angebote entstehen im CRM, Rechnungen werden elektronisch verarbeitet und Belege digital abgelegt. Trotzdem bleibt der erhoffte Produktivitätsgewinn häufig hinter den Erwartungen zurück. Der Grund liegt oft weniger in den eingesetzten Anwendungen als in den Übergängen zwischen ihnen.

^{Bildquelle: (C) Magnific}

Werden Informationen mehrfach erfasst oder müssen Daten manuell zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden, entstehen neue Reibungsverluste. Ein digitaler Arbeitsschritt macht deshalb noch keinen durchgängigen digitalen Prozess.

Der entscheidende Unterschied liegt zwischen der Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte und der Digitalisierung eines gesamten Ablaufs. Prozessdurchgängigkeit verbindet diese Schritte so, dass Daten ohne erneute manuelle Eingabe weiterfließen.

Digitalisierung endet nicht an der Systemgrenze

Ein typisches Beispiel liefert die Auftragsabwicklung. Eine Anfrage erreicht das Unternehmen digital und die Kundendaten werden im Vertriebssystem erfasst. Müssen dieselben Angaben später für die Rechnungsstellung erneut eingegeben werden, ist zwar jeder einzelne Arbeitsschritt digital unterstützt – der Gesamtprozess bleibt dennoch unterbrochen.

Im Tagesgeschäft fallen solche Brüche zunächst kaum auf. Mit wachsendem Auftragsvolumen summieren sich jedoch zusätzliche Eingaben und Rückfragen. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass verschiedene Systeme nicht mehr denselben Informationsstand abbilden.

Prozessdurchgängigkeit setzt genau an diesen Übergängen an. Daten werden dort erfasst, wo sie entstehen, und stehen anschließend für weitere Arbeitsschritte zur Verfügung. Damit verändert sich auch der Blick auf Digitalisierung: Im Mittelpunkt steht nicht mehr allein die Software einer einzelnen Abteilung. Maßgeblich wird vielmehr, wie Daten und Angaben durch das gesamte Unternehmen fließen.

Medienbrüche machen digitale Abläufe wieder manuell

Ein Medienbruch entsteht, wenn Daten beim Wechsel zwischen Medien oder Systemen nicht automatisiert weiterverarbeitet werden können und deshalb manuelle Zwischenschritte nötig sind. Das zeigt sich etwa dann, wenn eine Bestellnummer aus einer E-Mail in ein ERP-System übertragen oder eine bereits vorhandene Rechnungsangabe erneut eingegeben werden muss.

Für sich betrachtet wirken solche Tätigkeiten unspektakulär. Im Arbeitsalltag entsteht daraus jedoch ein spürbarer Zusatzaufwand, weil Mitarbeiter Angaben übertragen, die an anderer Stelle bereits vorliegen. Fehler fallen mitunter erst später auf – dann haben sie nachfolgende Abläufe womöglich schon beeinflusst.

Infografik: Vom digitalen Einzelschritt zum durchgängigen Prozess

Ein weiterer Effekt betrifft die Transparenz. Verteilen sich Informationen auf verschiedene Anwendungen und lokale Dateien, ist der tatsächliche Bearbeitungsstand schwerer nachzuvollziehen. Vernetzte Abläufe können dagegen eine konsistentere Datenbasis schaffen – vorausgesetzt, Zuständigkeiten und Schnittstellen sind verlässlich geregelt und die Datenqualität stimmt.

Automatisierung beginnt bei sauberen Prozessen

Automatisierung wird häufig mit der Einführung neuer Software gleichgesetzt. Ihr Nutzen hängt in der Praxis jedoch stark davon ab, wie der zugrunde liegende Ablauf gestaltet ist.

Ein komplizierter Prozess bleibt kompliziert, wenn er lediglich digital nachgebaut wird. Unklare Zuständigkeiten oder wiederholte Prüfungen verschwinden schließlich nicht dadurch, dass ein zusätzliches System eingeführt wird. Die Technik beschleunigt dann womöglich einzelne Schritte, während die eigentliche Ursache des Aufwands bestehen bleibt.

Für die Analyse eines Ablaufs sind deshalb einige konkrete Fragen hilfreich:

• Wo entstehen die benötigten Informationen?
• In welchen Systemen werden sie anschließend weiterverarbeitet?
• An welchen Übergängen ist noch eine manuelle Übertragung erforderlich?

Die Antworten machen meist deutlicher als die Suche nach einer weiteren Einzellösung, an welchen Stellen sich Abläufe sinnvoll verbinden lassen.

Die Buchhaltung zeigt den Nutzen vernetzter Datenflüsse besonders deutlich

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Besonders anschaulich wird der Zusammenhang bei kaufmännischen Abläufen. Vom Auftrag bis zur Buchhaltung wechseln Informationen mehrfach den Verantwortungsbereich. Werden vorhandene Daten auf diesem Weg immer wieder neu erfasst, entsteht Aufwand, der mit dem eigentlichen Geschäftsvorgang wenig zu tun hat.

Eine in die kaufmännischen Abläufe integrierte Buchhaltungssoftware kann dazu beitragen, Daten aus vor- und nachgelagerten Arbeitsschritten ohne unnötige Medienbrüche weiterzuverarbeiten. Der Nutzen liegt damit weniger in einem einzelnen elektronisch ausgeführten Buchungsvorgang als in der Verbindung der beteiligten Abläufe.

E-Rechnungen machen Prozessdurchgängigkeit konkret

Die zunehmende Bedeutung elektronischer Rechnungen im Geschäft zwischen Unternehmen macht diesen Zusammenhang besonders sichtbar. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht, bei entsprechenden Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern selbst E-Rechnungen auszustellen, wird durch Übergangsregelungen schrittweise wirksam.

Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Hat der Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro erzielt, dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch für Umsätze im Jahr 2027 noch sonstige Rechnungen ausgestellt werden.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Definition nicht. Ob strukturierte Rechnungsdaten tatsächlich automatisiert verarbeitet werden, entscheidet sich allerdings erst in der konkreten Systemlandschaft. Prüfungen und Freigaben müssen ebenso eingebunden sein. Greifen diese Elemente ineinander, können Rechnungsdaten ohne erneute manuelle Eingabe weiterverarbeitet werden.

Vernetzte Abläufe verändern auch die Steuerung des Unternehmens

Solche Abläufe können Bearbeitungswege verkürzen und zugleich dafür sorgen, dass aktuelle Informationen schneller verfügbar sind. Offene Vorgänge oder Zahlungsstände lassen sich leichter einordnen, wenn die zugrunde liegenden Daten über mehrere Arbeitsschritte hinweg konsistent vorliegen. Auch laufende Aufträge werden transparenter, weil Informationen nicht erst aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen.

Digitalisierung wird damit zu einer organisatorischen und wissensbezogenen Aufgabe. Informationen müssen technisch verfügbar sein, zugleich aber eindeutig zugeordnet und aktuell gehalten werden. Erst dann stehen sie dort zur Verfügung, wo sie im weiteren Ablauf gebraucht werden.

Software bildet dafür die technische Grundlage. Ihr Wert entsteht jedoch erst im Zusammenspiel mit den Abläufen im Unternehmen und den Verbindungen zwischen den beteiligten Systemen.

Unternehmen, die Digitalisierung vor allem als Sammlung einzelner Tools verstehen, optimieren häufig nur Ausschnitte ihrer Arbeit. Werden dagegen auch die Übergänge berücksichtigt, entsteht aus einzelnen digitalen Tätigkeiten ein zusammenhängender Ablauf – und aus Technik ein messbarer betrieblicher Nutzen.