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Welche Rolle spielen Sie? Rollen und Funktionen bei WBI Wissensmanagement
von Guntram Meusburger
Einer der häufigsten Gründe für das Scheitern eines Wissensmanagement-Projekts ist die fehlende Definition der notwendigen Rollen. Nur durch eine klare Beschreibung der Funktionen, können Aufgaben bestmöglich vergeben und Verantwortungsbereiche transparent dargelegt werden. Bei WBI Wissensmanagement sind die Aufgaben klar an die dafür Verantwortlichen adressiert.
Einer der häufigsten Gründe für das Scheitern eines Wissensmanagement-Projekts ist die fehlende Definition der notwendigen Rollen. Nur durch eine klare Beschreibung der Funktionen, können Aufgaben bestmöglich vergeben und Verantwortungsbereiche transparent dargelegt werden. Bei WBI Wissensmanagement sind die Aufgaben klar an die dafür Verantwortlichen adressiert.
Bei WBI Wissensmanagement sind einige Rollen bereits automatisch vorgegeben. Neben der Aufgabe als Führungskraft, die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen, ist jeder Mitarbeiter für die Erfassung seines Wissens in Wissensdokumenten (WiDoks) zuständig. Die administrative Unterstützung bietet eine eigene Rolle als Wissensmanager. Nur durch die Abstimmung aller Aufgaben kann Wissensmanagement aktiv gelebt und ganzheitlich umgesetzt werden.
Die Führungskraft als Vorbild
Ab einer gewissen Größe haben viele Unternehmen ein mittleres Management, bestehend aus mehreren Führungsebenen. Alle Personen mit Weisungsbefugnis tragen die Verantwortung für die Umsetzung von Wissensmanagement. Bei WBI sind deren Aufgaben klar definiert.
- Vorbild sein: Eine Führungskraft sollte stets als gutes Vorbild agieren und eine wissensorientierte Unternehmenskultur stärken. Das Heranziehen von WiDoks in Arbeitsgesprächen und deren ständige Verwendung zeigt Engagement und fördert das Bewusstsein für Wissensmanagement.
- Sinn stiften: Mitarbeiter müssen den Sinn von Wissensmanagement verstehen und Ihre persönlichen Vorteile kennen. Vorgesetzte müssen diese aufzeigen und täglich vermitteln.
- Rahmenbedingungen schaffen: Für ein erfolgreiches Wissensmanagement müssen eindeutige Wissensziele definiert, Freiräume geschaffen und ein positives Arbeitsklima aufgebaut werden.
- Austausch fördern und vernetzen: Dem Silodenken wird vorgebeugt, indem Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengebracht werden. Das funktioniert am einfachsten mit der Definition der richtigen Verteilergruppe für die Aufgabe LESEN.
- Wissen identifizieren und WiDoks beauftragen: Weisungsbefugte müssen wichtiges Wissen aus Meetings identifizieren und die Wissensträger dazu beauftragen WiDoks darüber zu erstellen.
- Überblick bewahren: Vorgesetzte sollten stets alle WiDoks aus ihren Bereichen kennen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter immer jenes Wissen zur Verfügung steht, welches sie für die Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen.
- Wissen verteilen: Der abteilungsübergreifende Blick einer Führungskraft stellt sicher, dass relevante WiDoks auch für andere Bereiche zur Verfügung stehen.
- WiDoks weiterentwickeln: Vorgesetzte müssen Entwicklungspotenziale von WiDoks stets im Auge behalten und Mitarbeiter dazu beauftragen ihre WiDoks zu pflegen und zu aktualisieren.
WBI Wissensmanagement ermöglicht ein schnelleres und effizienteres Arbeiten, eine stetige Verbesserung der Qualität, optimierte und stabile Prozesse sowie eine einfache Delegation der Aufgaben und Zuständigkeiten.
Der Wissensmanager als Motivator und treibende Kraft
Ein Wissensmanager ist für die operative Umsetzung des Wissensmanagements innerhalb eines Unternehmens verantwortlich. Er wird durch die Geschäftsführung bestellt, sollte dieser direkt unterstellt sein und ist gegenüber anderen Mitarbeitern und Führungskräften nicht weisungsgebunden.
Der Wissensmanager identifiziert sich mit dem Thema, hat eine offene und kommunikative Art, verfügt über Teamgeist, ist flexibel und lösungsorientiert und zeigt Einsatz- und Leistungsbereitschaft. Seine Aufgabenbereiche sind umfangreich und vielfältig.
- Planung und Entwicklung: Ein Wissensmanager ist für die strategische Planung und konzeptionelle Entwicklung des organisationalen Wissensmanagements verantwortlich.
- Maßnahmenplanung: Zur Erreichung der Wissensziele müssen geeignete Maßnahmen erarbeitet und umgesetzt werden.
- Ansprechpartner sein: Mitarbeiter und Führungskräfte benötigen einen Ansprechpartner für alle Fragen rund ums Thema Wissensmanagement.
- Mitarbeiter schulen: Mitarbeiter sind die Träger des Wissens und brauchen konkrete Anleitungen und Handlungsanweisungen, um ihr wertvolles Wissen im vorgegebenen Rahmen erfassen zu können.
- Wissensbilanz erstellen: Um die Effektivität von Wissensmanagement zu messen, müssen Kennzahlen definiert und eine Wissensbilanz erstellt werden. Konkrete Auswertungen der Wissensdatenbank können hier herangezogen werden.
- Kontrollfunktion: Ein Überblick über alle Aktivitäten in der Wissensdatenbank hilft, die Umsetzung von Wissensmanagement zu steuern.
- WiDok Richtlinien prüfen: Für eine einfache Erfassung des Wissens müssen Richtlinien erarbeitet und ständig kontrolliert werden.
- Schnittstellenfunktion: Ein Wissensmanager dient als Schnittstelle zwischen den Bereichen Qualitätsmanagement, IT und Personalabteilung.
Ein Wissensmanager trägt wesentlich zum Erfolg von Wissensmanagement bei. Engagierte Mitarbeiter, die als Wissensmanager ausgewählt werden, erwartet eine kreative, herausfordernde und eigenverantwortliche Aufgabe mit hohen Aufstiegschancen und einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.
Der Wissensarbeiter als Träger und Verteiler des Wissens
Wissensarbeiter sind die Experten eines Unternehmens und der Motor für Innovation und Weiterentwicklung. Sie tragen Verantwortung und verfügen über spezielles Wissen und wertvolle Erfahrungen. Wissensarbeiter sind bei WBI Wissensmanagement meist Inhaltsverantwortliche (IV) von WiDoks, stehen als Ansprechpartner für die jeweiligen Themen zur Verfügung und haben einen hohen Stellenwert. Wissensarbeiter sind dazu aufgefordert ihr Wissen in WiDoks zu erfassen, um es im gesamten Unternehmen verteilen zu können. Dadurch wird die Arbeit für alle erleichtert und die Prozesse effizienter. Wissen ist zeitlich und örtlich unbegrenzt verfügbar. Störende, sich wiederholende Fragen durch Kollegen kommen nicht mehr vor, da alles Wesentliche in der Wissensdatenbank zu finden ist. Das ermöglicht eine rasche Problemlösung und erhöht gleichzeitig die Handlungsfähigkeit jedes Einzelnen. Mitarbeiter können auf Basis von WiDoks eigenmächtig handeln, Entscheidungen treffen und externen Partnern rasch Auskünfte geben.
Der Experte ist als Ansprechpartner unerlässlich. Bei WBI Wissensmanagement ist Wissen teilen Macht. Es kann immer nur ein geringer Teil des Wissens explizit in WiDoks festgehalten werden, viele Erfahrungen sind implizit und daher nur durch den persönlichen Kontakt vermittelbar. Die Wissensdatenbank ist durch die Angabe der Kontaktdaten auf jedem WiDok gleichzeitig eine Expertendatenbank. Tiefergehende Fragen können dadurch direkt an die zuständigen Experten gestellt werden.
Starten Sie jetzt und nutzen Sie die Potenziale Ihres Unternehmenswissens. Denn Wissen ist ein hochwertiges Kapital, eine unerschöpfliche Ressource und die beste Basis für Innovation und Erfolg im Unternehmen.
