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DMS, ECM, EIM ... viele Anwendungen, ein Ziel: Daten nutzbar machen
von Oliver Lehnert
E-Mails, Geschäftsbriefe, Telefonnotizen, Projektunterlagen, Wiki-Einträge, Chat-Verläufe, Tweets ... unsere Kommunikation ist vielfältiger geworden. Das macht sie oft schneller und direkter. Für jedes Anliegen und für jeden Gesprächspartner gibt es mittlerweile das „richtige" Medium, über das wichtige Informationen ausgetauscht werden können. Ein immenser Vorteil! Allerdings werden dadurch Daten auf immer mehr Kanäle verteilt. Diese müssen anschließend wieder zusammengeführt und zugreifbar gemacht werden. Denn nur wenn Informationen such- und auffindbar sind, schaffen sie für die Organisation einen echten Mehrwert. Doch wie lassen sich verteilte Daten, die oftmals nur unstrukturiert vorliegen, strukturieren, ablegen und wiederfinden?
E-Mails, Geschäftsbriefe, Telefonnotizen, Projektunterlagen, Wiki-Einträge, Chat-Verläufe, Tweets ... unsere Kommunikation ist vielfältiger geworden. Das macht sie oft schneller und direkter. Für jedes Anliegen und für jeden Gesprächspartner gibt es mittlerweile das „richtige" Medium, über das wichtige Informationen ausgetauscht werden können. Ein immenser Vorteil! Allerdings werden dadurch Daten auf immer mehr Kanäle verteilt. Diese müssen anschließend wieder zusammengeführt und zugreifbar gemacht werden. Denn nur wenn Informationen such- und auffindbar sind, schaffen sie für die Organisation einen echten Mehrwert. Doch wie lassen sich verteilte Daten, die oftmals nur unstrukturiert vorliegen, strukturieren, ablegen und wiederfinden?
Lösungen aus dem Dokumentenmanagement (DMS) und speziell aus dem Enterprise Content Management (ECM) versprechen hier Abhilfe – und zwar von der Erfassung über die Verwaltung bis hin zur erneuten Bereitstellung der Daten. Als neuer Stern am Horizont gelten die Tools aus dem EIM – dem Enterprise Information Management, das das bisherige ECM um Aspekte wie Collaboration und Prozessorientierung erweitert. Ziel ist es, Daten egal welcher Herkunft und welchen Formats verfügbar zu machen. Alle drei Formen – DMS, ECM und EIM – sind in Unternehmen und Behörden derzeit erfolgreich im Einsatz. Wie die praktische Umsetzung in einer Versicherungsagentur, in Europas größter Teppichweberei und in der niederländischen Gemeinde Best aussieht, erläutert Eva Bischoff ab Seite 24.
Wohin mit meinen Daten? Mit dieser Frage beschäftigt sich auch Daniela Reichart ab Seite 20. Die Journalistin spürt innovative Lösungen in Unternehmen auf. Dabei ist sie auf die Erdt-Gruppe gestoßen, einem modernen Logistikanbieter. Herzstück des Unternehmens ist eine ERP-Lösung, in der alle Daten – von Produktions- bis Finanzdaten – zusammenlaufen und Prozesse automatisiert werden. Auch Anton-Solar, ein Fachgroßhandel für Photovoltaik und Solarstromtechnik, setzt auf ERP. Und auf ein CRM-System, das alle Kundeninformationen sammelt. Eine Business-Intelligence-Lösung führt schließlich die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zusammen und wertet sie aus.
Doch neben der Frage nach dem Wie und Wo der Datenspeicherung & -auswertung kommen weitere Aspekte. Dazu zählen unter anderem Sicherheitsaspekte, langfristige Speichermedien, aber auch Filesharing. Sowohl die Clould als auch Social Media können hier Brücken bauen. Wie, das lesen Sie ebenfalls in unserem Titelthema. Hier finden Sie auch eine Auswahl von Anbietern aus dem DMS/ECM-Umfeld, die ihre Leistungen vergleichend gegenüberstellen.
Dokumentenmanagement in all seinen Facetten ist ein Thema, das uns immer wieder beschäftigt – nicht nur in unserer aktuellen Ausgabe. Auch bei den 10. Stuttgarter Wissensmanagement-Tagen am 18. & 19. November gibt es wieder Best Practices zu diesem Schwerpunkt. Darüber hinaus dürfen sich die Teilnehmer beim diesjährigen Jubiläumskongress auf ein Themen-Special rund um Social Collaboration freuen. Das vollständige Programm finden Sie unter www.wima-tage.de. Sichern Sie sich jetzt noch den attraktiven Frühbucherrabatt und sparen Sie bis zu 300 Euro.
