Fachbeiträge

Ausgabe 5 / 2020

Prozessmanagement

Zulieferindustrie: Digitalisierung der HR-Arbeit bei thyssenkrupp Presta Schönebeck

thyssenkrupp produziert und vermarktet in seinem Geschäftsbereich Components Technology Hightech-Komponenten für die Automobilindustrie. Die Business Unit Steering zählt zu den weltweit erfolgreichsten Herstellern von Lenksystemen und ist Technologieführer auf dem Gebiet der Massivumformung. Insgesamt sind rund um den Globus ca. 8.500 Mitarbeiter in 17 Werken und an vier Entwicklungsstandorten beschäftigt. Das Zentrum der Business Unit mit 2.500 Mitarbeitern befindet sich in Eschen, Liechtenstein. Der Hauptsitz hatte bereits 2017 die Personalaktenlösung forpeople der forcont business technology gmbh eingeführt, weil der HR-Bereich seine Prozesse digitalisieren und verschlanken wollte. 2018 entschloss sich auch der Standort in Schönebeck dazu, seine Mitarbeiterakten zukünftig digital mit forpeople zu führen. Hier waren 2012 zwei Vorgängergesellschaften zur thyssenkrupp Presta Schönebeck GmbH verschmolzen. Deshalb waren die Personalakten der rund 850 Mitarbeiter in zwei unterschiedlichen Ordnungssystemen abgelegt - was einen hohen Administrationsaufwand zur Folge hatte.

Inhaltsübersicht:

HR-Prozesse optimieren und wertvolle Zeit gewinnen

Neben dem heterogenen Ablagesystem wurden die Papierdokumente zudem in mehreren verstreuten Räumen aufbewahrt. Immer wenn ein HR-Mitarbeiter eine Personalakte benötigte, beanspruchte das Auffinden des richtigen Ordners unverhältnismäßig viel Zeit. Als weitere Herausforderung kam hinzu, dass der Standort stetig gewachsen ist. Ende des Jahres 2017 hat thyssenkrupp in Schönebeck eine neue, 3.000 Quadratmeter große Produktionshalle eröffnet und 65 zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen. Um die gestiegene Arbeitslast zu bewältigen, galt es, die HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus hat Schönebeck die Organisationsstruktur seiner HR-Abteilung auf das Business Partner-Modell umgestellt: Anstatt sich auf einen Aufgabenbereich, wie etwa die Lohnbuchhaltung, zu spezialisieren, betreuen die Personalverantwortlichen jetzt als HR-Experten jeweils eine Unternehmenseinheit umfassend bei allen HR-Themen. Die digitale Prozessoptimierung mit der Personalmanagementlösung hat diese Transformation begleitet und ermöglicht.

Dokumente in kürzester Zeit finden oder erstellen

Da bereits ein anderer Standort forpeople einsetzte, fiel die Entscheidung für die digitale Aktenlösung nicht schwer. Schönebeck beschloss, die Software als Cloud-Service zu nutzen, weshalb vom ersten Kontakt mit forcont bis zur Inbetriebnahme nur ein knappes Jahr verging. Das neue Tool hat die administrative Arbeit enorm erleichtert. Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungssystem DATEV und der unternehmenseigenen Mitarbeiterdatenbank werden über einen Konnektor automatisch in die digitale Personalakte übertragen. Somit liegen jetzt sämtliche Daten zu einem Mitarbeiter zentral in der digitalen Aktenlösung vor. Das aufwändige Suchen nach Papierordnern ist passé. In der digitalen Akte erhalten die Nutzer mit wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche in Sekundenschnelle auffinden. Auch das Erstellen von Dokumenten ist deutlich einfacher: Um etwa die Bestätigung einer Bonuszahlung aufzusetzen, wählt der HR-Verantwortliche in der digitalen Akte eine Word-Vorlage aus. Die Anwendung fügt die Daten des betreffenden Mitarbeiters automatisch ein; lediglich die Höhe des Bonusbetrags ist manuell einzutragen.

Christian Schröder, Personalleiter bei thyssenkrupp Presta Schönebeck GmbH, erläutert: "Jede Minute, die wir als HR-Team bei der Administration einsparen und für das wertschöpfende Geschäft gewinnen können, ist Gold wert. So gesehen haben wir mit der Einführung von forpeople einen echten Schatz an Ressourcen gehoben. Endlich bleibt uns genügend Zeit für wichtige Aufgaben wie die Betreuung von Führungskräften oder die Personalentwicklung. Davon profitieren die Mitarbeiter, das Unternehmen - und nicht zuletzt wir als HR-Verantwortliche: Nicht mehr in erster Linie Verwalter von Daten zu sein, sondern auch unsere beratende und strategische Rolle voll ausfüllen zu können, ist für unser Team äußerst befriedigend."

Den Funktionsumfang weiter ausschöpfen

Durch schlankere, effiziente Personalprozesse ist die HR-Abteilung für die gewachsenen Anforderungen gerüstet. Mehr noch, sie verfügt jetzt über einen Handlungsspielraum, der es ihr erlaubt, wertsteigernd zur Unternehmensentwicklung beizutragen. An diesen Erfolg will thyssenkrupp Presta Schönebeck anknüpfen und plant, den Funktionsumfang der digitalen Akte weiter auszuschöpfen. Im nächsten Schritt sollen Führungskräfte und auch der Betriebsrat eigene Zugänge zu der Lösung erhalten, um Freigabeprozesse zu vereinfachen - beispielsweise die Freigabe von Dokumenten oder die Zustimmung des Betriebsrats zu einer Neueinstellung. Zudem ist angedacht, das Employee Self Service-Modul einzuführen, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch einfacher mit dem HR-Team kommunizieren können.