Fachbeiträge

Ausgabe 1 / 2003
FachbeitragDokumentenmanagement

Wissensmanagement fängt beim Einzelnen an

von Leonie Walter

Wer Wissen an andere weitergeben will, muss seine eigenen Informationen zunächst strukturieren, bewerten und dokumentieren. Eine intelligente Datenbank-Lösung unterstützt Experten aus dem Bereich Forschung und Entwicklung beim Nahrungsmittelhersteller Masterfoods dabei, ihre in Präsentationen, Agenden, Abbildungen, Excel-Tabellen, E-Mails und anderen Dokumenten vorliegenden Informationen themenbezogen zu verwalten und damit anderen Mitarbeitern strukturiert zugänglich zu machen. Von Leonie Walter erfahren Sie, wie dieser pragmatische Wissensmanagement-Ansatz Masterfoods dabei unterstützt, das intern vorhandene Know-how systematisch auszuschöpfen.

Von Leonie Walter

Inhaltsübersicht:

Wenn von Wissensmanagement gesprochen wird, ist zumeist

in erster Linie der Zugriff auf das Wissen anderer gemeint. Wichtig

ist aber, dass bereits jeder Einzelne seine Informationen so strukturiert,

dass er diese im Bedarfsfall selbst wieder findet. Wer dagegen in

einem Informations-Chaos lebt, kann anderen kein Wissen zur Verfügung

stellen. Dieser pragmatische Ansatz bildet die Basis für das

Wissensmanagement-Projekt bei der Masterfoods GmbH, mit dem das

Unternehmen das intern vorhandene Know-how systematisch ausschöpfen

will. Im Vordergrund steht vor allem die ausführliche Dokumentation

von Projekten und anderen Vorgängen.

 


Informationen zusammenführen und

strukturieren

Masterfoods arbeitet bereits seit Anfang 2000 mit der Software

IDEA! der Schwalmtaler Sycon GmbH, um die tägliche Datenflut

in den Griff zu bekommen. Insbesondere im Bereich der Verpackung

war das Daten- und Dokumentenaufkommen durch eine Vielzahl von Konzeptpräsentationen,

Versuchsbeschreibungen, Agenden, Berechnungen, E-Mails und anderen

Dokumenten so hoch, dass es notwendig erschien, die Informationen

in einer geeigneten Weise zusammenzuführen. Das neue Tool wurde

zunächst in der Einzelplatz-Version für die Mitarbeiter

angeschafft. Mit dieser kann der Anwender sein relevantes Wissen

mit Hilfe eines dem Explorer ähnlichen Baums aus Kategorien

und Unterkategorien gliedern und strukturieren. Ein wesentlicher

Unterschied zum herkömmlichen Explorer ist dabei, dass man

nicht nur den Dateinamen zur Verfügung hat, um mögliche

Inhalte eines geschlossenen Dokumentes zu erkennen. Hilfreich ist

hierbei vor allem ein Bemerkungsfeld sowie ein Editierfeld, in dem

zahlreiche weitere Hinweise sowie auch Internet-Links untergebracht

werden können. Darüber hinaus lassen sich an einen Eintrag

in der Datenbank beliebig viele Dokumente anhängen und kommentieren.

Außerdem wird statt des Anhangs lediglich der Verweis auf

das Originaldokument in Form eines Pfades abgelegt. Jeder Eintrag

kann dabei beliebig oft verschiedenen Kategorien zugewiesen werden,

ohne dass eine doppelte Datenhaltung stattfindet.

 

 

  idea picture
 

Mit der Wissensmanagement-Lösung IDEA! kann der Anwender sein relevantes Wissen in einer Datenbank mit Hilfe eines Kategorienbaumes gliedern und strukturieren.

Heute pflegen bei Masterfoods viele Anwender, vornehmlich im Bereich

Research & Development, ihre Dokumente, Informationen und E-Mails

konsequent in ihre persönliche Datenbank ein. Hierbei haben

vor allem die interne Fürsprache, freiwillige Trainings beim

Anbieter Sycon und die Vorteile, die sich im täglichen Einsatz

gezeigt haben, zu einer Akzeptanz der Lösung geführt.

Disziplin ist bei der Pflege der Datenbanken zwar gefragt, aber

die große Arbeitserleichterung, etwa die Zeitersparnis beim

Suchen und Finden von Dokumenten, spricht für sich. Bei dieser

Softwarelösung profitiert der Mitarbeiter bereits vom ersten

Eintrag an, denn jede Information, die gespeichert wird, steht dem

Anwender immer wieder auf Knopfdruck zur Verfügung.

 

Die Wissensdatenbank lässt sich auf die vielfältigste

Weise nutzen. Für jeden Bedarf kann die Datenbank mit Hilfe

von Kategorien unterschiedlich strukturiert werden. So gibt es Mitarbeiter,

die ihre Einzelplatzlösung ausschließlich projektbezogen

gliedern. Unter einem Projekt befinden sich beispielsweise immer

wieder die gleichen Unterkategorien für Lieferanten, Konzepte,

Präsentationen und ähnliches. Alternativ dazu kann der

Anwender auch Projekte als einzelne Kategorie anlegen und sich zusätzlich

zahlreiche übergeordnete Kategorien einrichten, zum Beispiel

Ordner für Kommunikation, Innovation, Organisation, Programme

und Werkzeuge sowie für Internet-Links.

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Jeder

Einzelne profitiert von gespeicherten Informationen

Bereits die Einzelplatzlösung der Idea!-Datenbank macht es

den Anwendern leicht, vom Wissen eines anderen zu profitieren: Zusammengehörige

Dokumente stehen jeweils auf einen Klick zur Verfügung und

lassen sich mit einem einzigen Arbeitsschritt als Extrakt der Datenbank

an Kollegen weiterleiten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter

stets zuverlässiges Expertenwissen und Spezialinformationen

zu bestimmten Fachgebieten wie Materialien und Maschinen im Verpackungsbereich

abrufen. Auch ein weiterer Vorteil der Lösung wird hierbei

geschätzt: Anstelle von mehreren unsortierten Anhängen

in einer E-Mail gibt es nur einen Anhang mit allen Informationen,

bei dem die einzelnen Dokumente noch einmal zusätzlich dokumentiert

und mit Erläuterungen versehen sind. Auf diese Weise bekommt

der Anwender tatsächlich bewertete Informationen und damit

Wissen zur Verfügung gestellt. Seine eigenen Datensammlungen

kann er auf die gleiche Art und Weise ebenfalls weitergeben.

 

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Ein Wissenspool für das gesamte Team

entsteht

Seit einigen Monaten ist bei Masterfoods auch die Teamversion von

IDEA! im Einsatz. Hiermit arbeiten derzeit vor allem Studenten und

Praktikanten, die ihre gesamten Dokumente, Projekte und Informationen

zu Diplomarbeiten in die Wissensmanagement-Datenbank einstellen.

Der Vorteil für den Bereich Research & Development: Obwohl

die Studenten und Praktikanten regelmäßig nach einigen

Monaten wieder wechseln, gehen wichtige Informationen und Arbeiten

nicht verloren, sondern stehen den entsprechenden Abteilungen und

Arbeitsgruppen nach wie vor zur Verfügung. So entsteht eine

Art Wissenspool, eine vollständige Dokumentation für das

gesamte Team. Jeder festangestellte Mitarbeiter könnte ohne

Weiteres sofort die Betreuung eines Studenten übernehmen, wenn

ein Teamkollege ausfällt. Ein Überblick über bisherige

Arbeiten, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten lässt sich in

der Team-Datenbank zu jeder Zeit mit wenigen Klicks verschaffen.

Die Bereitschaft zur Nutzung der Datenbank wird von neuen Mitarbeitern

in diesen Arbeitsgruppen selbstverständlich vorausgesetzt.

Regelmäßige Einträge, die die gesamte Arbeit dokumentieren,

sind Pflicht.

 

Im Gegensatz zur individuell strukturierbaren Datenbank in der

Einzelplatzversion ist bei der Teamversion eine feste, selbsterklärende

Struktur vorgegeben. In der Startansicht findet der Anwender bereits

zahlreiche Kategorien vor, in denen er seine Einträge vornehmen

kann. Erst in den entsprechenden Einzeldatenbanken können weitere

Kategorien und Unterkategorien von jedem Einzelnen selbst gebildet

werden. Zusätzlich zu den projektbezogenen Dokumenten finden

sich zu jedem Studenten und Praktikanten Fotos, Kontaktdaten zur

jeweiligen Universität und ähnliche Informationen in der

Datenbank.

Der Aufwand bei der Pflege der Datenbanken soll sich insgesamt

jedoch auf das Nötigste beschränken. Als Faustregel gilt:

Eine Neu-Information zu dokumentieren sollte nicht länger als

eine Minute dauern, die Suche nach einer Information im eigenen

Arbeitsumfeld sollte nach maximal 30 Sekunden abgeschlossen sein.

Um die Arbeit mit Idea! für neue Kollegen zu erleichtern, wird

Sycon zudem ein Template entwickeln, das dem Anwender eine Hilfestellung

bei Neueinträgen gibt. Dadurch lässt sich die Art der

Einträge weitgehend standardisieren, was die Arbeit im Team

weiter vereinfachen wird.

 

Auch die Stamm-Mannschaft stellt inzwischen vermehrt Informationen

in die Teamversion, um die vielfachen Vorteile zu nutzen. Zuvor

profitierten die festangestellten Mitarbeiter vor allem davon, die

von den Studenten und Praktikanten erarbeiteten Daten im Zugriff

zu haben. Ein Datenbank-Import aus der Privat- in die Teamversion

ist für den Einzelnen sehr einfach durchzuführen. Damit

auch international zusammen gearbeitet werden kann, ist ein Großteil

der Dokumente ohnehin in Englisch gehalten. Auch die Strukturierung

der Teamversion wurde in englischer Sprache vorgenommen.

An vielen Dokumenten, die in der Teamversion gespeichert sind,

wird über lange Zeiträume hinweg kontinuierlich gearbeitet.

Die Datenbank ist damit kein unveränderbares Archiv, sondern

ermöglicht ständige Ergänzungen und Änderungen.

Zwei Monate nach der Einführung der Teamversion für die

Studenten und Praktikanten waren in der Datenbank rund 150 Einträge

in 46 übergeordneten Kategorien zu verzeichnen. An den Einträgen

hängen zusätzlich noch knapp 400 Attachments.

 

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Fazit und Ausblick

Der Erfolg der Wissensmanagement-Lösung gibt dem Ansatz von

Masterfoods recht: Wer beim Einzelnen beginnt, gewinnt schnell ein

ganzes Team für die Dokumentation und Verteilung von Unternehmenswissen.

Sukzessive soll IDEA! nun auch in anderen Bereichen des Konzerns

eingeführt werden. Die schrittweise Einführung hat sich

in jedem Fall ausgezahlt. Mit der Einzelplatzversion konnte jeder

Anwender für sich schon einmal ausprobieren, wie er mit der

Wissensmanagement-Lösung zurecht kommt. Nun sind die Mitarbeiter

gefragt, ihr Wissen mit den Kollegen zu teilen.

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