Fachbeiträge

Ausgabe 7 / 2020

FachbeitragIT-Tools

Was kann Microsoft Teams leisten? Ein Überblick!

Microsoft Teams, der Nachfolger von Skype for Business, gehört zu den beliebtesten und am weitesten verbreiten Werkzeug für berufliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bietet Unternehmen zahlreiche Kollaborationsmöglichkeiten - und zwar unabhängig davon, ob sie das Tool on-premise oder webbasiert nutzen. Auch mobil können Sie damit auf Ihre Daten, Dokumente und Gesprächsverläufe zugreifen. Doch für viele Anwender ist Microsoft Teams nach wie vor eine Blackbox. Was sich genau hinter dem IT-Werkzeug verbirgt und für welche Einsatzszenarien es sich eignet, erklärt Microsoft MVP Thomas Maier.

Inhaltsübersicht:

Teams als Kollaborationstool

Sie können in Teams

Chat- oder Sprachnachrichten versenden,
Videokonferenzen durchführen,
mit Kollegen und externen Gästen eines Teams an Dateien zusammenarbeiten - gleichzeitig und gemeinsam.

Aufbau von Microsoft Teams

Teams: In Microsoft Teams können Sie für verschiedene Themen Gruppenräume, genannt Teams, anlegen. Versuchen Sie stets, keine unnötigen Teams zu gründen. Prüfen Sie daher erst, ob es zu einem bestimmten Thema bereits ein Team gibt.
Kanäle: Ein Team können Sie in Kanäle untergliedern, sozusagen in Unterthemen. Dort können Sie über verschiedene Wege, Inhalte und Informationen austauschen. Auch Ihre Besprechungen können Sie innerhalb Ihrer Kanäle als Kanalbesprechungen anlegen. Diese kann jeder im Team sehen und daran teilnehmen.
Unterhaltungen: Innerhalb eines Kanals können Sie nun Unterhaltungen beginnen. Geben Sie für neue Unterhaltungen immer einen Betreff ein. Erwähnen Sie Unterhaltungen Personen mit einem @, von denen Sie eine Reaktion erwarten. Möchten Sie selbst auf den Inhalt einer Unterhaltung antworten, nutzen Sie die Antwort Funktion innerhalb der Unterhaltung und starten keine neue. Nachrichten innerhalb einer Unterhaltung lassen sich mit einem "Like" versehen. Damit signalisieren Sie, dass Sie den Inhalt gelesen und verstanden haben.Möchten Sie eine Nachricht mit besonderer Wichtigkeit oder Dringlichkeit teilen, können Sie dies auch dementsprechend kennzeichnen. Die verlinkten Personen werden so öfter an die Nachricht erinnert.

Benachrichtigungen

Wenn Teams in Ihrem Unternehmen ausgiebig genutzt wird, kann es schnell unübersichtlich werden. Nutzen Sie daher die so geannten Aktivitäten, um den Überblick zu behalten:

Im Aktivitätenfeed werden Ihnen beispielweise alle Nachrichten angezeigt, in denen Sie erwähnt wurden.
Sie sehen entgangene Anrufe und sie werden benachrichtigt, wenn jemand auf eine Ihrer Nachrichten reagiert oder geantwortet hat.
Sie können auch Filter setzen, um die angezeigten Aktivitäten einzugrenzen.
Ist eine Benachrichtigung oder eine Unterhaltung besonders wichtig und Sie möchten auch später noch einmal darauf zugreifen, empfiehlt es sich, diese Nachricht zu speichern.

Besprechungen durchführen

Über Teams können Sie mit Kollegen, Mitarbeitern & Co. auf verschiedene Weise in Kontakt treten -zum Beispiel auch mittels virtueller Meetings. Mein Tipp: Legen Sie Besprechungen am besten immer als Kanalbesprechungen an. So kann jeder im Team die Besprechung sehen und daran teilnehmen.

Besprechungen lassen sich auch in Form reiner Teams-Telefonate durchführen. Sobald Sie die Kamera aktivieren, wird daraus eine Face-to-Face-Videokonferenz. Unabhängig davon, für welche Meetingversion Sie sich entscheiden - Sie können dabei stets Ihren Bildschirm oder einzelne Anwendungen teilen, sodass alle Teilnehmer gemeinsam beispielsweise eine E-Mail oder Datei sehen, um sich darüber auszutauschen oder gemeinsam daran zu arbeiten. Auch ein Whiteboard steht Ihnen innerhalb von Teams-Besprechungen zur Verfügung.

Übrigens: Besprechungen lassen sich auch aufzeichnen, sodass sie im Nachgang auch von abwesenden Teammitgliedern oder neuen Kollegen noch nachvollzogen werden kann. Die Termine für Besprechungen tauchen dabei standardmäßig in Ihrem Teams- und in Ihrem Outlook-Kalender auf. Sie können auch in Outlook eine Teams-Besprechung planen. Diese wird aber nicht als Kanalbesprechung angelegt.

Tipps für den erfolgreichen Umgang mit Teams

Damit die Kommunikation in Teams professionell und übersichtlich abläuft, sollten Sie die folgenden Tipps berücksichtigen:

Nutzen Sie Erwähnungen.
Ein Like dient als Zeichen von: "Habe ich gelesen und verstanden."
Antworten Sie auf Beiträge statt neue zu erstellen.
Nutzen Sie Chats für persönliche Unterhaltungen, verwenden Sie ansonsten Kanäle.
Legen Sie Besprechungen als Kanal-Besprechungen an.
Behalten Sie den Aktivitätenfeed im Blick.
Speichern Sie wichtige Nachrichten ab.