2016/12 | Fachbeitrag | Digitale Transformation

So unterstützen Collaboration-Tools virtuelle Teams

von Thomas Rickert

Inhaltsübersicht:

In virtuellen Teams arbeiten Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus gemeinsam an einem Projekt. Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten können sich in einer multifunktionalen Arbeitsgruppe zur Lösung einer bestimmten Aufgabe zusammenschließen. So entwickeln, testen und realisieren sie Prototypen genauso schnell wie konventionelle Teams. Da somit Expertise aus verschiedenen Standorten vereint werden kann, kommen sie dem Kundennutzen besser auf die Spur und können sich darauf fokussieren. Voraussetzung ist eine Kommunikationslösung, die sich am Bedarf virtueller Teams orientiert.

In den Köpfen von Spezialisten und Experten vereint sich das Wissen eines Unternehmens und damit häufig die Basis des Geschäftserfolges. Fällt einer dieser Experten aus oder verlässt die Firma, verliert die Organisation im Normalfall auch den Zugriff auf sein Know-how. Mithilfe eines Collaboration-Tools können die Nutzer ihr Fachwissen teilen und speichern. So haben die Kollegen auch dann Zugriff darauf, wenn der Spezialist nicht zu erreichen oder abgewandert ist. Zum Aufbau solcher Expertennetzwerke eignen sich Plattformen, die Personen- und teamorientiert arbeiten.

Die passende Kommunikationslösung finden

Ein neues Kollaborationswerkzeug sollte auf den speziellen Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Wichtige Voraussetzung: Es muss den Mitarbeitern einen spürbaren Mehrwert bieten. Nur dann nutzen sie es auch. Deshalb reicht die Sicht der IT-Abteilung bei der Auswahl und Einführung einer Collaboration-Plattform nicht aus. Stattdessen sollten Firmen alle, die mit der neuen Lösung arbeiten, in diesen Prozess einbinden. Denn nur ein passendes Werkzeug macht die Kollaboration effizienter und damit das Kerngeschäft profitabler.

Um dieses zu finden, eignet sich ein Strategie-Workshop mit externen IT-Experten. Sie messen die Ist-Situation der Zusammenarbeit im Unternehmen und legen gemeinsam mit Firmenvertretern fest, wie die Kommunikation in Zukunft aussehen soll. Pilotgruppen erstellen dann Anwendungsfälle. Diese werden zunächst in einer Testumgebung angepasst. Bevor die neue Collaboration-Lösung in Betrieb geht, arbeiten die IT-Experten das Feedback der Pilotgruppen ein. Auch im laufenden Betrieb wird die Anwendung durch regelmäßiges Feedback der Nutzer weiter verbessert.

Wie lange es dauert, eine solche Lösung im Unternehmen einzuführen, hängt von der Art der Plattform ab. Damit die Mitarbeiter das Produkt annehmen, ist es entscheidend, ihnen von Anfang an den Mehrwert aufzuzeigen. Die Geschäftsführung sollte vorangehen und das Produkt ab der Einführung konsequent nutzen. Auch das steigert das Vertrauen der potenziellen Nutzer in die Lösung.

Collaboration-Tools: Beispiele und offene Schnittstellen

Beispiele für Arbeitsumgebungen, die alle Kommunikationswege zusammenführen, sind Cloud-basierte Hosting-Plattformen wie IBM Verse oder Microsoft Office 365. Als E-Mail- und Business-Messaging-Systeme umfassen sie auch erweiterte Suchfunktionen und Social Analytics. Damit sehen Anwender in ihrer Inbox alle Inhaltsformate und können diese teilen und bearbeiten.

Für Unternehmen stellt sich, wie bei allen IT-Lösungen, auch für Collaboration-Tools die Integrationsfrage. Die aktuelle Entwicklung kommt ihnen hier entgegen, denn Hersteller setzen verstärkt auf offene Schnittstellen oder Partnerschaften. IT-Hersteller haben zudem erkannt, dass innerhalb eines Unternehmens verschiedene Vorlieben für die eine oder andere Anwendung bestehen. Deshalb setzen sie verstärkt auf eine Open-Client-Strategie: Alle Nutzer bekommen die gleichen Basistechnologien zur Verfügung gestellt, nutzergruppenspezifisch erfolgen jedoch Anpassungen, die Client-Präferenzen berücksichtigen. Ein Anwender der Groupware-Plattform IBM Domino, die Client- und Server-Software für Messaging und Collaboration bietet, kann dann seine E-Mails im Notes Client lesen oder in IBM Verse. Auch alle Funktionen des Outlook-Clients lassen sich nutzen, wenn man damit auf dem Domino-Server arbeitet. Diese Open-Client-Strategie steigert die Akzeptanz für Lösungen, was einen entscheidenden Faktor für einen wirklichen Nutzen für Anwenderunternehmen darstellt.

Künstliche Intelligenz fördert Zusammenarbeit

Kollaborations-Werkzeuge können heute schon kognitive Analysen durchführen und schnell und unaufgefordert Informationen aus großen Datenmengen filtern. Der Begriff „künstliche Intelligenz“ für solche Systeme entstand laut Branchenverband Bitkom bereits 1955. Wie weit die Entwicklung in diesem Bereich mittlerweile vorangeschritten ist, zeigte IBMs Rechner Watson 2011, als er die Allzeitgewinner der TV-Show „Jeopardy!“ schlug. Er verstand gesprochene Fragen und antwortete schnell.

Auch das Assistenzsystem in der Collaboration-Plattform IBM Verse heißt Watson und beantwortet einfache Fragen. Es kann außerdem unwichtige E-Mails aussortieren und Termine organisieren. Viele vertrauen der Technik heute allerdings noch nicht so weit, dass sie ihr solche Entscheidungen überlassen. In zehn Jahren wird es aber wohl eine Selbstverständlichkeit sein, dass ein Assistenzsystem verschiedenste Aufgaben für den Anwender erledigt oder diese anstößt.

Ausblick

Neben künstlicher Intelligenz und Social Analytics wird die „Mobile-First-Strategie“ vieler Unternehmen die Entwicklung der Kollaborations-Plattformen positiv beeinflussen. Firmen betreiben ihre Collaboration-Lösungen nicht mehr nur im eigenen Rechenzentrum. Die Offenheit gegenüber der Cloud wächst und Sicherheitsbedenken nehmen ab. Jeder will mit seinem Endgerät von überall das Kollaborationswerkzeug nutzen, kommunizieren und auf Daten zugreifen können. Den Mitarbeitern sollen die Funktionen dazu auch offline zur Verfügung stehen. Der Außendienst muss Daten erfassen und einpflegen können, auch wenn sein Tablet keinen Netzempfang hat.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Kooperative Intelligenz: Zusammen mehr erreichen

WISSENplus
Wollte der Neandertaler ein Mammut jagen, war es für ihn von Vorteil, sich mit anderen gleichgesinnten Neandertalern zusammenzutun. Die Gruppe musste sich gegenseitig vertrauen, war doch das große gejagte Tier jederzeit in der Lage, den einen oder anderen zu zertrampeln. Nach wie vor investieren wir viel Energie und Zeit in den Vertrauensaufbau. Leben wir heute zwar seltener in großen Clans und Tribes, v...

Weiterlesen

Remote, produktiv, effizient: Zusammenarbeit neu definiert

WISSENplus
In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moder...

Weiterlesen

Virtuell arbeiten: Analoges Gehirn trifft auf digitale Zeiten

WISSENplus
Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...

Weiterlesen

KI-basiertes Input Management macht Dokumentenprozesse effektiver

Input Management ist eine Herausforderung, vor allem für Dienstleister auf Massenmärkten. Während ein menschlicher Bearbeiter aus dem Kontext in der Regel nach ein paar Minuten erkennt, in welchen Prozess, an welchen Bearbeiter oder in welche Akte er ein Dokument einsortieren sollte, muss ein Input Management System dafür per Hand konfiguriert werden. Für jede Regel und häufig zahlreiche Abweichungen...

Weiterlesen

Das Büro der Zukunft

WISSENplus
Remote Work, Home Schooling, Versorgungsengpässe - das Jahr 2020 hat viele Unternehmen an die Belastungsgrenze gebracht. Eine besonders große Herausforderung stellte das mobile Arbeiten dar. Aber die bisherige Bilanz sieht größtenteils gut aus: Aus der Notwendigkeit heraus, eine Business Continuity zu gewährleisten, haben viele Unternehmen in kürzester Zeit enorme Fortschritte gemacht. Die groß...

Weiterlesen

ERP & DMS: Die Cloud macht den Unterschied

WISSENplus
Unternehmen setzen immer stärker auf die Flexibilität, die ihnen Cloud-basierte ERP-Software bietet. Durch Kombination einer ERP-Lösung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) aus der Cloud können Anwenderunternehmen ein regelrechtes "Kraftpaket" für durchgängige, digitale Prozesse schnüren. Doch nicht alle DMS-Lösungen eignen sich für ein effektives Zusammenspiel. Bei der Auswa...

Weiterlesen

My CMS: Anwaltskanzlei bündelt ihr Wissen App-basiert

WISSENplus
CMS ist eine der zehn größten internationalen Anwaltskanzleien. Sie ist in 70 Städten in 43 Ländern vertreten - mit 75 Standorten weltweit. Aufgrund einer Fusion mit den Kanzleien Nabarro und Olswang im Jahr 2017 hatte es CMS mit einer heterogenen IT-Landschaft zu tun. Doch die Digitalisierung macht auch vor der Rechtsbranche keinen Halt. Ein immer schnelleres Wachstum und die hohen Anforderungen ...

Weiterlesen