2018/11 | Fachbeitrag | Digitalisierung
Normenmanagement statt Excellisten: Digitales Richtlinienmanagement beim Steigtechnikexperten Krämer
Inhaltsübersicht:
- Klassische Methoden und ihre Folgen
- Fortschrittliche Technologie statt alter Trott
- Wissensmanagement effektiver gestalten
- Fazit
Klassische Methoden und ihre Folgen
Für stabile Bühnen- und Laufstegsysteme stellt die Krämer GmbH ihren Mitarbeitern die bibliographischen Nachweise internationaler Normen und interne Werksnormen zur Verfügung. Diese wurden bislang in einer Excelliste gepflegt und über PDF-Dateien in Verzeichnisstrukturen abgelegt. Über die rudimentäre Suchfunktion in Excel mussten die Nutzer die korrekte Bezeichnung des gesuchten Normendokuments in Erfahrung bringen. Anschließend konnte man über die Verzeichnisstruktur auf die Dokumente zugreifen. Externe Normen wurden über den Beuth-Verlag recherchiert. Wer Details wie Preisangaben einsehen wollte, wurde an die Perinorm-Datenbank weitergeleitet.
Solch ein Verfahren ist nicht unüblich, kostet jedoch wertvolle Zeit. Außerdem werden Erfordernisse wie eine revisionssichere Langzeitarchivierung, komplexe Sicherheitsbestimmungen und kontinuierliche Anpassungen nicht gewährleistet. So kann sich der Bestell- und Verwaltungsprozess von Normen mit veralteten Systemen schließlich auf den gesamten Arbeitsprozess negativ auswirken.
Fortschrittliche Technologie statt alter Trott
Die Krämer GmbH hat ein modernes, firmenweit zugängliches Normenmanagement eingeführt. Dieses läuft folgendermaßen ab.
- Der Zugang
Eine benutzerfreundliche Oberfläche – dem Corporate Design von Krämer angepasst – ermöglicht den Aufruf der Normenanwendung. Der Zugang über die interne Infrastruktur der Abteilung, ein Link auf der Homepage oder eine weltweite PC-User-ID führen direkt zur Suchfunktion der Anwendung. Auch externe Partner können so auf das System zugreifen. Die Rechte für Zugänge, Recherchefunktionen und Schreib- bzw. Leseberechtigungen werden vom Administrator verwaltet und sind über das Triple-A-System (Authentifizierung, Autorisierung, Authentisierung) gesichert. - Die Normensuche
Der bisherige Bestand externer Normen und Werksnormen ist in PDF-Form vollständig eingebunden. Über die Suchmaske mit Filterfunktion und Autocomplete kann der Nutzer im Normenportal mit nur wenigen Klicks das gesuchte Dokument in der betriebsinternen Ablage sowie in allen relevanten externen Datenbanken abrufen. - Die Ergebnisanzeige
Eine Kurzanzeige der Ergebnisse ermöglicht einen schnellen Blick auf die relevantesten Details wie Titel, Status und Vertraulichkeitsklausel. Per Klick lässt sich die Vollanzeige aufrufen und damit alle Inhalte des Datensatzes. Jeder Nutzer kann sich die Anzeige der Trefferliste individuell anpassen. Die Suchergebnisse können für den späteren Aufruf gespeichert werden. Normen, die noch nicht als elektronisches Dokument angehängt sind oder nicht dem Benutzer zur Verfügung stehen, können aus der Kurzanzeige sowie aus der Vollanzeige bestellt werden. - Die Verwaltung der Normen
Im persönlichen Benutzerkonto finden sich unter anderem bestellte Normen, gespeicherte Suchen und der Normenkorb, der die Normen des Änderungsdienstes verwaltet. Im Erwerbungsmodul erfolgt die Verwaltung und Bestellung der Dokumente, die von den Benutzern über das Normenportal angefordert wurden. An dieser Stelle werden zudem Spezifikationen der gelieferten Datei wie Format, Sprache, Firmenname, Lieferanteninformationen und Zahlungsart bestimmt. Neue Norm-Datensätze können ebenfalls im Erwerbungsmodul angelegt werden – alles revisionssicher. - Upload von Dateien und weitere Funktionen
Vom Benutzer selbstständig hochgeladene Dateien werden im Repository abgelegt. Von diesem digitalen Archiv erfolgt auch der Aufruf der Datei. Die Suchergebnisse können als Kurzanzeige, Vollanzeige oder CSV aus der Datenbank exportiert werden. Ein weiterer Vorteil ist der integrierte Änderungsdienst. Dieser informiert den jeweiligen Benutzer über Anpassungen der von ihm aktivierten Normen. Sofern die Anwendung über Single-Sign-On genutzt wird, ist eine statistische Auswertung möglich.
Wissensmanagement effektiver gestalten
Wer Wissensmanagment und Abläufe optimieren will, sollte sich nicht nur auf die technische Ebene fokusieren. Vor allem die Unternehmenskultur und die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Umorganisation. Somit bedeutet die Einführung neuer Technologien in der Regel einen weitreichenderen Change Prozess für ein Unternehmen. Einige Punkte gelten dabei als unerlässlich.
- Ein übergreifendes Konzept mit einheitlichen Zielen
Im Alltag kann relevantes Wissen schnell verloren gehen, etwa wenn Mitarbeiter mit wichtigem Know-How die Firma verlassen oder Dokumente mit veralteten oder falschen Inhalten kursieren. Für ein geändertes Wissensmanagement sollten Ziele und Anforderungen deshalb vorab gemeinsam erarbeitet und in einem umfassenden Konzept erfasst werden. - Die Einbindung aller Beteiligten
Dies kann beispielsweise durch eine Community of Practice, kurz CoP, geschehen. Eine CoP ist eine freiwillige Interessengemeinschaft, die sich teamübergreifend über gemeinsame Anliegen austauscht. Die Wünsche der Mitarbeiter sollten von Beginn an berücksichtigt werden. Schließlich müssen sie alle Neuerungen am Ende auch bewerkstelligen. - Angemessene Erwartungshaltung
In der Regel erhoffen sich Verantwortliche von Change Projekten sogenannte Quick Wins. Wichtiger als schneller Erfolg sind realistisch formulierte Erwartungen, um Motivation und Mitarbeit bei Neuerungen nicht zu gefährden.
Fazit
Veränderungen erfordern immer Aufwand, doch es lohnt sich. Speziell in der Normenverwaltung bieten optimierte Abläufe den Benefit, dass Unternehmen ihre Qualitätsversprechen auch zukünftig halten können. Der Umstieg auf neue Technologien ist dabei ein wichtiger, erster Schritt. Wenn auch Sie Ihre Normen-Workflows modernisieren wollen, können Sie uns kontaktieren. Mehr Informationen finden Sie in unserem kostenlosen White Paper unter www.di-norms.mira-glomas.net.
Zitierte Quelle:
[1] iso.org (September 2017). ISO Survey 2017. Abgerufen von https://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/-8853493/8853511/8853520/18808772/00._Overall_results_and_explanatory_note_on_2017_Survey_results.pdf?nodeid=19208898&vernum=-2
