Fachbeiträge

Ausgabe 7 / 2006
FachbeitragUnternehmensorganisation

Nicht ohne Papier

von Eric Rietzke

Obwohl die elektronische Datenverarbeitung längst ihren Siegeszug durch die Büros angetreten hat, sind die weißen Blätter von keinem Schreibtisch wegzudenken. Kommunikationsprozesse finden nicht ausschließlich elektronisch statt, denn Papier ist ein nahezu ideales Archivierungsmedium. Und weil die Lösung immer irgendwo in der Mitte liegt, lesen Sie im Folgenden, wie die Zukunft des Büros im Idealfall aussieht.

Von Eric Rietzke

Mitte der neunziger Jahre schien nur eines vorstellbar: eine digitale Zukunft, in der alle Dokumente nur per Bildschirm zugänglich sind - das so genannte papierlose Büro. Abwegig war das nicht. Das rasante Wachstum bei der elektronischen Datenverarbeitung und die Ausbreitung des Internets wiesen in eine Zukunft rein virtueller Information. Die Wirklichkeit sieht jedoch anders aus. Nie war der Papierverbrauch in den Industrienationen so groß wie heute: Im Jahr 2004 wurden in Deutschland 19 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Das heißt: In den letzten zehn Jahren kam es trotz E-Mail, Internet und Co zu einer Steigerung des Papierkonsums um 35 Prozent. Und wie sieht das Büro der Zukunft aus? Der Autor des folgenden Artikels glaubt, dass ein „friedliches Miteinander“ von Computer und Papier - das so genannte Hybridoffice - die beste Lösung ist.

 

Papier ist ein nahezu ideales Kommunikations- und Archivierungsmedium. Es überdauert Jahrhunderte und  ist trotzdem ausgezeichnet lesbar. Bedrucktes oder beschriebenes Papier stellt Texte in hervorragendem Kontrast dar. Eine Zeitung oder Zeitschrift kann man selbst im hellsten Sonnenlicht reflexionsfrei und ohne Mühe lesen. Zudem ist Papier ein haptisch erfahrbares Medium. Wir können Zeitschriften, Akten oder Bücher in die Hand nehmen, durchblättern und überfliegen, Seiten und Textpassagen hervorheben oder um Randbemerkungen ergänzen. 

Die Gegenständlichkeit macht die Stärke des Mediums Papier aus, aber sie markiert auch dessen Grenze. Information auf Papier ist nicht universell verfügbar, sondern nur an dem Ort, an dem sich das Papier befindet. Virtuelle Informationen dagegen lassen sich fast beliebig distribuieren und bei Bedarf jederzeit ergänzen oder aktualisieren: in der Mehr-Monitor-Umgebung im Büro, am Computer Zuhause oder unterwegs auf Handy, PDA und Laptop. Informationen in elektronischer Form schaffen ein Wissensnetzwerk, das besonders für die Mitarbeiter eines Unternehmens wichtig ist, weil sie damit jederzeit und gleichzeitig auf Informationen zugreifen können. Zudem sind der Fluss und die Bearbeitung von Informationen in unserer Dienstleistungsgesellschaft oft der eigentliche Geschäftsprozess.

 

 

 

Der totale Durchblick: Mit Sceye wird das Scannen zum Kinderspiel.

 

Vieles spricht also dafür, dass Papier und Computer nebeneinander bestehen sollten. Der Informationsfluss in Unternehmen findet nämlich weder rein auf Papierbasis, noch vollständig elektronisch statt. Das Nebeneinander von Papier und Rechner bedingt einen permanenten Medienbruch. Und doch haben beide Medien ihre Daseinsberechtigung. Statt über das Ausbleiben des papierlosen Büros zu lamentieren, sollten wir der Wirklichkeit ins Auge sehen und uns von dieser illusionären Vision verabschieden. Stattdessen müssen wir das Miteinander von Papier und Computer organisieren: das Papier dort lassen, wo es nach wie vor sinnvoll ist, und die EDV nutzen, wann immer sie die Effizienz unserer Prozesse erhöht. Wir müssen lernen, mit den Medienbrüchen umzugehen, indem wir die starre Grenze zwischen den unterschiedlichen Kommunikationswegen überwinden. Das Ziel ist nicht das papierlose Büro, sondern das Hybridoffice.

 

 

 

Virtuelle Information aus dem Computer in einen greifbaren Ausdruck zu verwandeln, stellt keinerlei Schwierigkeit dar. Den Drucker nutzen wir täglich. Aber warum nicht den Scanner? Die Antwort ist einfach: Die virtuelle Datei, die wir drucken, erhält ihre endgültige gegenständliche Form erst durch den Ausdruck. Erst das ausgedruckte Dokument kann ich schwarz auf weiß nach Hause tragen. Der Text auf Papier, der Frachtbrief oder die Handakte, die ich digitalisieren will, hat aber bereits eine finite, gegenständliche Form. Drucken ist simpel, Scannen ist schwierig.

Während in vielen Großunternehmen das Scannen fast so alltäglich geworden ist wie das Drucken, kann davon in den meisten mittelständischen Unternehmen noch keine Rede sein. Die Handhabung der Scanner ist viel zu kompliziert, um sie tatsächlich in unseren Arbeitsalltag zu integrieren. Flachbettscanner sind nach wie vor langsam, das Digitalisieren jeder einzelnen Seite erfordert einen eigenen Arbeitsschritt. Einzugscanner sind zwar deutlich schneller, beschränken aber die Papierformate, die sich verarbeiten lassen: Es müssen einzelne, lose und entklammerte DIN-A4-Seiten sein.

 

Doch auch hier bahnt sich bereits ein Durchbruch an: Die digitale Fotografie mit ihrer Flexibilität wird die trägen Scanner in vielen Bereichen ablösen. Erste Vertreter dieses Ansatzes, der das umständliche Scannen durch einfaches Fotografieren ersetzt, gibt es bereits. Die Dokumentenkamera Sceye beispielsweise ist nicht größer als eine Schreibtischlampe. Herzstück des Geräts ist eine in einen Schwenkarm integrierte Digitalkamera, die innerhalb einer Sekunde beliebige Dokumente und Formate erfasst. Auch die Handhabung ist einfach: Man klappt den Schwenkarm auf und ein per Laser projiziertes Rechteck zeigt dem Anwender den Erfassungsbereich an; nach einem kurzen Klicken ist das Dokument bereits digitalisiert. Ob Zeitschrift, Aktenseite oder Brief – papiergebundene Dokumente können mit einer Kamera genau dort digitalisiert werden, wo man sie in die Hand nimmt und tatsächlich mit ihnen arbeitet: direkt am eigenen Arbeitsplatz.

Damit die Medienbrüche ihren Schrecken verlieren, sind leicht bedienbare, anwendergerechte Schnittstellen zwischen den Informationsmedien unabdingbar. Und das Hybridoffice wird - besonders bei mittelständischen Unternehmen - die Effizienz von Geschäftsprozessen deutlich verbessern. Ist die papiergebundene Information erst einmal digitalisiert, stellt die digitale Weitergabe oder Archivierung nämlich kein Problem mehr dar. Dedizierte Software für verschiedenste Kommunikations- und Anwendungsszenarien gibt es für jede Branche. Logistikunternehmen werden im Hybridoffice bei Bedarf jederzeit ihre Frachtbriefe oder Lieferscheine digitalisieren können. Produzierende Unternehmen digitalisieren die Laufzettel, die den Werkstücken beigegeben waren, wenn der Herstellungsprozess abgeschlossen ist. Und auch Wirtschaftsprüfer digitalisieren Handakten, Verträge oder Rechnungen.

 


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