2013/4 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement

Keep IT simple: Interne Suchmaschinen als Alternative zum DMS

von Sandra Meyer

Inhaltsübersicht:

• Hochpreisig, aufwändig, kompliziert – Nachteile von DMS
• Effiziente Suche mit interner Search Engine
• Automatische Eingabehilfen, simples Berechtigungskonzept
• Fazit

Tatsächlich verbringt ein Mitarbeiter im Schnitt rund 25 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Das können eigene Dokumente oder von Kollegen falsch abgespeicherte Dateien sein, archivierte E-Mails oder Kontaktdaten, wichtige Informationen aus dem Intranet oder Bilddateien. Der hohe Zeitaufwand kann kaum überraschen – liegen doch rund 85 Prozent aller Informationen in einem Unternehmen derzeit in unstrukturierter Form vor und müssen zunächst erst einmal aufgefunden werden, bevor sie in den jeweiligen Arbeitsprozess eingebunden werden können. Und das ist erst der Anfang: Schließlich beträgt der jährliche Zuwachs der Datenmenge eines Unternehmens im Schnitt rund 50 Prozent. In weniger als zwei Jahren verdoppelt sich folglich die Menge der unternehmensrelevanten Informationen, deren Suche die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit kostet.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich aus diesem Grund für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS) oder gar eines Enterprise-Content-Management-Systems (kurz: ECMS). Diese Programme unterstützen die strukturierte Ablage neuer Dokumente und arbeiten datenbankgestützt, so dass richtig abgelegte Dateien schnell wieder aufgefunden werden können. Im Prinzip ist das ein sinnvoller Ansatz, um die unternehmensinterne Informationsverwaltung professionell zu managen. Praktisch gesehen bringt die Implementierung eines DMS oder ECMS jedoch einige nicht von der Hand zu weisende Nachteile mit sich.

Hochpreisig, aufwändig, kompliziert – Nachteile von DMS

Zunächst einmal ist eine entsprechende Software oftmals sehr hochpreisig, so dass insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sich eine derartige Investition im Vorfeld gut überlegen sollten. Hinzu kommt der enorme Aufwand, der mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems einhergeht. Die Systemimplementierung bedarf in der Regel einer langen Evaluations- und Planungsphase, ein Projektteam muss benannt werden, sinnvolle Ablagestrukturen müssen entwickelt und Dokumente der letzten Jahre und Jahrzehnte entsprechend angepasst und eingepflegt werden. Zudem darf man nicht außer Acht lassen, dass auch alle Mitarbeiter, die mit der EDV des Unternehmens in Berührung kommen, anschließend im Umgang mit dem neuen Tool und seiner Ablagesystematik geschult sein müssen.

Für große Konzerne mit hohem Vernetzungsgrad kann die Einführung eines DMS durchaus sinnvoll sein. Kleine und mittelständische Unternehmen jedoch, für die es nicht darum geht, gesetzliche Archivierungsanforderungen zu erfüllen und eine Versionskontrolle über alle Dokumente einzuhalten, sondern die in erster Linie eine Lösung zum schnellen Auffinden von unstrukturiert abgelegten Dateien suchen, benötigen im Prinzip keine solch aufwändige Verwaltungslösung. Ihnen ist mit einem Tool zur internen Datensuche deutlich mehr geholfen.

Effiziente Suche mit interner Search Engine

Innovation und Anwenderfreundlichkeit auf diesem Gebiet versprechen Unternehmenssuchmaschinen, wie zum Beispiel die Lösung Intrasearch, die das Bonner Software- und Beraterhaus BINSERV auf den Markt gebracht hat. Bei solchen Anwendungen handelt es sich um Enterprise Search Engines, die präzise auf die Suchanforderungen des jeweiligen Betriebes zugeschnitten werden können. Anders als bei einem DMS ist für die Funktionalität der Suchmaschine grundsätzlich unerheblich, in welcher Ordnerstruktur Dateien und Dokumente im Unternehmen abgelegt werden: Ähnlich wie bei einer Internetsuche findet das Tool auf Basis der eingegebenen Schlagworte jede relevante Information in der Unternehmens-IT – völlig gleich, von wem sie wann und wo genau abgelegt wurde.

Das bringt den entscheidenden Vorteil mit sich, dass bei der Entscheidung für die interne Search Engine kein aufwändiger Implementierungsprozess anfällt. Weder muss eine neue Speicherstruktur konzipiert werden, noch müssen bereits abgelegte Dokumente an ein neues System angebunden werden. Und auch eine Mitarbeiterschulung entfällt: Jeder Mitarbeiter darf seine Dokumente nach wie vor nach seinem eigenen System speichern – und trotzdem können seine Kollegen diese über die Schlagwortsuche ohne Probleme in Sekundenschnelle finden und aufrufen.

Dabei leistet die Suchsoftware mehr als die auf jedem Windows-PC vorinstallierte Microsoft-Suchfunktion. Denn sie bindet je nach Festlegung die unterschiedlichsten Quellen in die Recherche mit ein – Datenbanken und Mailserver beispielsweise, aber auch SharePoint-Anwendungen, vorab definierte Websites oder das Intranet. Insbesondere eine Schnittstelle zu Microsoft Exchange zeigt sich dabei von großem Nutzen, denn sie sorgt dafür, dass nicht nur E-Mails, sondern auch Termine, Notizen oder Kontakte aufgefunden werden – und das schneller als über die integrierte Outlook-Suche.

Darüber hinaus lassen sich auch Dateipfade von über 256 Zeichen indizieren, deren Verwendung inzwischen von aktuellen Microsoft-Betriebssystemen unterstützt wird.

Automatische Eingabehilfen, simples Berechtigungskonzept

Tippt ein Mitarbeiter seinen Suchbegriff in das Suchfeld ein, hilft ihm eine automatische Korrekturfunktion bei der Eingabe und die Autovervollständigung schlägt mögliche Wortkombinationen vor. Im Zuge der Recherche hat der Anwender außerdem – ähnlich wie in einem Dokumentenmanagementsystem – die Möglichkeit, verschiedene Filter einzusetzen, so dass zum Beispiel nur PDF-Dokumente in den Suchresultaten erscheinen.

Was die Unternehmenssuchmaschine wesentlich von der Microsoft-Suche, aber auch von einem Dokumentenmanagementsystem unterscheidet, ist die Tatsache, dass jedem Anwender nur die Dokumente in der Resultatliste angezeigt werden, für die er auch eine Leseberechtigung hat. Anders als in einem DMS muss die Berechtigungsstruktur hierfür nicht neu definiert werden. Stattdessen wird sie einfach aus den Profileinstellungen des jeweiligen Nutzers im Active Directory übernommen. Alle angezeigten Dateien lassen sich aus der Ergebnisliste heraus direkt öffnen und weiter bearbeiten. Einmal erstellte Suchabfragen können zudem gespeichert und später erneut verwendet werden, genauso wie es möglich ist, sich benachrichtigen zu lassen, wenn neue Treffer zu dieser Suchabfrage auffindbar sind.

Fazit

Für ein Unternehmen, das die interne Dateisuche effizienter gestalten will, eignet sich der Einsatz einer Enterprise Search-Lösung in mehrfacher Hinsicht: Die Search Engine spart dem Betrieb unberechtigt hohe Investitionen und einen großen Implementierungsaufwand, den ein DMS oder ECMS mit sich bringen würde, liefert aber dennoch die Möglichkeit, benötigte Informationen schnell und effizient zu finden. Konkret bedeutet das gerade für mittelständische und kleine Betriebe, dass ihre Mitarbeiter erheblich an Zeit gewinnen, die sie nicht für langwierige Suchen, sondern ihren eigentlichen Aufgabenbereich einsetzen können. Nicht selten liegt hierin der entscheidende Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern.