2014/5 | Fachbeitrag | Collaboration

Kanzleiübergreifende Zusammenarbeit – Wiki vernetzt Steuerberater

von Dr. Wolfgang Steinmaurer

Inhaltsübersicht:

• News & Forum: Sich aktuell informieren und diskutieren
• Freie Inhalte lassen sich kommerziell nutzen
• Best Practices zur Kanzleiorganisation
• Transparenz schaffen
• Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern hat es in – örtlich und persönlich – begrenztem Rahmen immer schon gegeben. Daher stellt sich die Frage, wie denn eine größere Vernetzung überhaupt möglich und welcher zusätzliche Nutzen damit verbunden ist. Das technische Instrument zur Verwirklichung der größeren Vernetzung ist das wtwiki. Dabei handelt es sich um eine Website, die ein Wiki integriert und die Wissensarbeit zwischen einzelnen Steuerberatern ermöglichen soll.

Die wtwiki-Startseite ist in sechs Themenbereiche der täglichen Kanzleiarbeit und zusätzlich in die Kanzleiorganisation und das Wissensmanagement gegliedert. Diese Kategorien sind wiederum in Subthemen unterteilt, in welchen die einzelnen Artikel zu finden sind. Steuerberater und deren Mitarbeiter haben die Möglichkeit, selbst Artikel in wtwiki zu erstellen und den Kollegen zur Verfügung zu stellen.

Startseite von wtwiki

News & Forum: Sich aktuell informieren und diskutieren

Ein wesentlicher Teil der Tätigkeit als Steuerberater besteht darin, sich in der aktuell herrschenden Informationsflut auf die wichtigen (und somit richtigen) Informationen zu konzentrieren. Daher thematisiert wtwiki aktuelle Entwicklungen und weist auf diese hin. Ziel ist die schnelle Information (zur Unterstützung der Achtsamkeit) und keine detaillierte Auseinandersetzung. Diese gefilterten und aufbereiteten News bedeuten für den einzelnen Steuerberater eine deutliche Zeitersparnis.

Über neueste Entwicklungen in der Gesetzgebung weist die Plattform ihre Nutzer darüber hinaus neue Entwicklungen, geplante Aktivitäten und aktuelle Diskussionen hin. Die User können auch selbst Themen anregen. Auf diese Weise wird offensichtlich, was Steuerberater in ihrem Beruf aktuell bewegt. Wer nicht gleich einen ganzen Artikel verfassen, aber dennoch seine Meinung zum Ausdruck bringen möchte, kann dies über das Diskussionsforum tun. Somit spielt das Wiki zum einen das vorherrschende Meinungsbild der Branche wider, bringt die Nutzer aber auch in Kontakt und fördert somit die Vernetzung. Da auch Vertreter anderer rechtsberatender Berufe zu den Autoren und Usern zählen, fließen auch Meinungen und Blickwinkel anderer Berufsgruppen mit ein.

Freie Inhalte lassen sich kommerziell nutzen

Die Inhalte in wtwiki werden in der freien Lizenz (cc-by-sa/3.0, Namensnennung, Weitergabe unter gleichen Bedingungen) zur Verfügung gestellt, sodass die Benutzer diese Inhalte auch kommerziell für ihre Kanzlei nutzen können. Es handelt sich um einen Standardlizenzvertrag, mit dem ein Autor der Öffentlichkeit auf einfache Weise Nutzungsrechte an seinen Werken einräumt.

So findet sich beispielsweise im Bereich „Steuern“, Unterpunkt „Einkommenssteuer“ ein entscheidungsorientierter Lösungsansatz zu Fragen rund um die Immobilienertragsteuer. Die Besonderheit besteht darin, dass der Artikel richtige Fragen in der richtigen Reihenfolge stellt und beantwortet. Somit wird die Entscheidungsfindung durch eine immer tiefergehende Verlinkung wesentlich unterstützt und vereinfacht – und mögliche Klienten-Fragen zur Immobilienertragsteuer sind schnell und professionell beantwortet.

Bei anderen Themen, wie der Normalwertregelung – eine neue umsatzsteuerliche Bestimmung – finden die Nutzer neben der reinen Information auch Arbeits- und Lernunterlagen, teilweise mit PowerPoint-Folien und gesprochenem Text, was den Lerneffekt bei den Kanzleimitarbeitern deutlich erhöht und auch zur Klientenberatung eingesetzt werden kann.

Best Practices zur Kanzleiorganisation

Wie führe ich meine Kanzlei optimal? Wie verbessere ich meine Abläufe? Es gibt viele Steuerberater, die ihren Kollegen gerne ihre eigenen Kanzleilösungen vorstellen, wenn sie andererseits selbst wieder andere Vorgehensweisen geschildert bekommen. Beiträge zur strategischen und zur operativen Kanzleiführung können unmittelbar auf die eigene Kanzleiführung hin untersucht oder umgesetzt werden. Tipps und Tricks zu einzelnen Software- oder Programm-Anwendungen sind hilfreich und für alle gut nutzbar.

Transparenz schaffen

Vor allem in IT-Unternehmen ist der der Status von Software-Entwicklungen recht transparent. Dies insbesondere, wenn bereits agile Methoden eingesetzt werden, da hier die Boards meist frei zugänglich sind. Bei etracker werden außerdem einige Kennzahlen aus der Systemüberwachung und der aktuelle Teststatus über einen zentralen Monitor sichtbar gemacht. Auch andere Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Consulting berichten in einem für alle zugänglichen Forum wöchentlich über die erreichten Ergebnisse. Da die Teams mittlerweile sehr eigenverantwortlich arbeiten, ist für diese aber nicht nur die Darstellung der eigenen Arbeit wichtig. Sie fühlen sich für den Geschäftserfolg mitverantwortlich und schöpfen daher einen Teil der Motivation daraus, über die vitalen Geschäftszahlen Bescheid zu wissen. Es geht hierbei nicht so sehr darum, die absoluten Zahlen zu kennen, sondern die Geschäftsentwicklung zeitnah mitzubekommen. Das Unternehmen gibt daher vierteljährlich relative Zahlen zur Geschäftsentwicklung bekannt und berichtet im gleichen Zyklus über den aktuellen Stand der Roadmap.

Fazit

Manche Steuerberater sind noch nicht wirklich bereit, ihr Wissen auch anderen Steuerberatern zur Verfügung zu stellen, weil sie fürchten, dass die anderen (durch sie) dann besser werden könnten. Doch die Vorteile der Vernetzung und gemeinsamen Wissensarbeit überwiegen schlussendlich diese Bedenken. Gerade kleinere Kanzleien profitieren davon, ein falsches Konkurrenzdenken wirkt eher kontraproduktiv.