2019/11 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement

Input Management in der Cloud: Die wichtigsten Fakten für den Weg in die Zukunft

von Dolf van-den-Boorn

Inhaltsübersicht:

• 1. Welchen Nutzen haben Capture-Lösungen für Unternehmen?
• 2. Wie funktioniert die Rechnungsverarbeitung als Capture-Lösung in der Cloud?
• 3. Wie sicher sind cloudbasierte Lösungen?
• Cloudbasiertes Arbeiten als Wegweiser

Laut des „Cloud Monitors 2019“ des Bitkom nutzen bereits 73 Prozent der befragten Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern Rechenleistungen aus der Cloud. Mehr als ein Drittel setzt auf Public Cloud Computing und hat den Betrieb einer Cloud-Lösung in ein zertifiziertes Rechenzentrum ausgelagert. Die Tendenz ist unabhängig von der Betriebsgröße steigend. Doch im Bereich der Digital-Office-Lösungen – und somit auch der Rechnungsverarbeitung – zieht die Cloudnutzung erst langsam an. Hier zeigt sich: Je sensibler die Daten sind, desto vorsichtiger sind die Unternehmen bei der Entscheidung für Cloud Computing.

Während einige also schon die Vorteile des cloudbasierten Arbeitens für sich nutzen, diskutieren andere noch über den eigentlichen Mehrwert. Die drei wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Input Management in der Cloud sind:

1. Welchen Nutzen haben Capture-Lösungen für Unternehmen?

Cloudbasierte Capture-Lösungen machen die Arbeitsabläufe deutlich effizienter. Am Beispiel der Rechnungsverarbeitung ist das besonders anschaulich: Papierberge verschwinden und eingehende Rechnungen werden in viel kürzerem Zeitraum erfasst und bearbeitet. Validierte Daten verbessern die Qualität der Arbeit und manuelle Fehler in der Bearbeitung werden minimiert. Die zuständigen Fachkräfte des Rechnungswesens werden entlastet und können sich wieder auf wesentliche Kernaufgaben konzentrieren.

Durch die Digitalisierung der Rechnungen und die Bereitstellung über die Cloud wird der Arbeitsplatz deutlich attraktiver: Alle relevanten Daten sind nun orts- und zeitunabhängig verfügbar. Diese Flexibilität erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen und macht moderne Workflows möglich: Arbeitsprozesse werden transparenter und optimiert. Zudem dämmt dies die weit verbreitete Problematik der „Schatten-IT“ ein. Damit gemeint ist die Nutzung alternativer Speicherplätze, Projektmanagement- und Collaboration-Tools oder File-Sharing- und Messenger-Dienste in der Cloud, über die Mitarbeiter gegebenenfalls alternativ sensible Daten verschicken.

Gleichzeitig reduzieren Unternehmen durch die cloudbasierte Rechnungsverarbeitung die Kosten für eigene IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung.

2. Wie funktioniert die Rechnungsverarbeitung als Capture-Lösung in der Cloud?

Zunächst empfängt ein Unternehmen Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen als PDF, per E-Mail oder klassisch als Brief. Ist Letzteres der Fall, werden sie eingescannt und digitalisiert. Anschließend werden die PDF-Dateien an ein spezifisches E-Mail-Postfach gesendet. Von dort aus werden sie in verschlüsselter Form an die Capture-Plattform in der Cloud übermittelt, in der sie folgende Schritte durchlaufen:

1. Die Klassifizierung: Die Dokumente werden von der Software zunächst identifiziert und als Rechnung, Gutschrift oder Mahnung klassifiziert.
2. Die Extraktion: Die einzelnen Bestandteile, die zuvor als Keywords für die Klassifizierung definiert wurden, werden erkannt und ausgelesen. Dazu zählen zum Beispiel die Rechnungs- und Kundennummer sowie Kontodaten und Beträge. Wichtig: Auch die einzelnen Positionszeilen werden erfasst. Das erleichtert die Prüfung der Rechnung und vermeidet gleichzeitig Verarbeitungs- und Übertragungsfehler.
3. Die Validierung (optional): In dieser Phase hat der Anwender die Möglichkeit, die Rechnung zu kontrollieren und bei Bedarf über eine Weboberfläche zu korrigieren. Durch dieses Berichtigen optimiert sich die Software automatisch fortlaufend, manuelle Korrekturen werden immer seltener.

Anschließend werden die erfassten Dokumente aus der Cloud vollständig und verschlüsselt zurück an das spezifische E-Mail-Postfach geschickt. Sie werden als im Volltext durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Datei und die extrahierten Daten als XML- oder CSV-Datei exportiert. Auch E-Rechnungen wie ZUGFeRD, XRechnung und UBL können im nächsten Schritt wieder in die internen Workflows eingebunden und in Folgesystemen (ERP, ECM, Fibu etc.) weiterverarbeitet werden.

3. Wie sicher sind cloudbasierte Lösungen?

Bei der Frage „In die Cloud – ja oder nein?“ sind Sicherheitsbedenken in der Regel der größte Diskussionspunkt. Verständlich, schließlich werden sensible Daten zumindest für einen kurzen Zeitraum aus den „eigenen Händen“ in die Cloud gegeben. Eine gute Vertrauensbasis zwischen Anwendern und Anbietern von Capture-Lösungen ist deshalb unabdingbar. Die Auslagerung in die Cloud bietet aber wesentliche Vorteile, auch in Bezug auf die Datensicherheit. Denn die Schutzmaßnahmen des hauseigenen Servers stehen in der Regel in keinem Verhältnis zu den Sicherheitsvorkehrungen von ISO-zertifizierten Rechenzentren.

Der „Cloud Monitor 2019“ zeigt, dass bei der Wahl des Providers die Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei 90 Prozent der Entscheider oberste Priorität hat. Die seit 2018 geltende Verordnung macht strenge Vorgaben für den Umgang mit Daten in Europa. Für einzelne Unternehmen ist die Einhaltung der DSGVO allerdings mit großem Aufwand verbunden. Die europäischen Rechenzentren hingegen erfüllen die gesetzlich vorgegebenen Sicherheitsstandards in größtmöglicher Weise. Darüber hinaus verfügen sie über gebündeltes Fachwissen sowie modernste Technik. Das macht sie im internationalen Vergleich unschlagbar. Eine Entscheidung für die Cloud sollte also immer auch eine Entscheidung für ein Rechenzentrum in Europa sein.

Cloudbasierte Rechnungsverarbeitung (C) BCT Deutschland

Cloudbasiertes Arbeiten als Wegweiser

Kunden und Lieferanten verlangen von Unternehmen einen immer schnelleren und flexibleren Service. Die Cloud schafft dafür die Grundvoraussetzungen, denn sie beschleunigt interne Arbeitsprozesse und macht sie transparenter. Zugleich werden durch die Automatisierung mögliche Fehler auf ein Minimum reduziert.

Speziell im Bereich des Rechnungswesens stehen cloudbasierte Input-Management-Lösungen für individuelle Skalierbarkeit von Speicherplatz, maximale Verfügbarkeit von Daten sowie die Möglichkeit des Handlings riesiger Datenmengen.

Was das Thema Datensicherheit betrifft, so sind Deutschland im Speziellen und Europa im Allgemeinen Vorreiter. Je mehr Unternehmen cloudbasierte Dienste nutzen, desto größer wird zeitgleich die Lobby derer, die sich für zertifizierte Systeme und weitreichende gesetzliche Vorschriften einsetzen. In absehbarer Zeit wird das Arbeiten in der Cloud unverzichtbar sein. Denn nur so können sich Unternehmen optimal für die Zukunft aufstellen.