Fachbeiträge

Ausgabe 6 / 2000
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Informationslogistische Dienste für Unternehmensportale

von Egbert Föcker und Carsten Lienemann

Virtuelle Unternehmensportale sind eine wesentliche Basistechnologie für Wissensmanagement-Systeme. Aber auch die in Unternehmensportalen abgelegten Informationen haben nur dann einen Wert, wenn sie dem richtigen Empfänger zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen. Egbert Föcker und Carsten Lienemann zeigen, was informationslogistische Dienste hier zu einer Optimierung der Informationsversorgung beitragen können.

Von Egbert

Föcker und

href="../../../autoren/Lienemann.shtml">Carsten

Lienemann

Inhaltsübersicht:

Auch die

in Unternehmensportalen abgelegten Informationen haben nur dann

einen Wert, wenn sie dem richtigen Empfänger zum richtigen

Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen. Hier können informationslogistische

Dienste zu einer Optimierung der Informationsversorgung beitragen.

 

Das Fraunhofer-Institut

für Software- und Systemtechnik ISST hat im Auftrag des Landes

NRW ein Kompetenzzentrum Informationslogistik etabliert, das sich

mit der Optimierung der individuellen Informationsversorgung beschäftigt.

Im Folgenden sollen die Vorteile einer Erweiterung bestehender Konzepte

für Unternehmensportale durch informationslogistische Dienste

aufgezeigt werden.


Der Trend zu Portalen

Portale erfreuen

sich in der Internet-Welt des World Wide Web einer großen

Beliebtheit. Hervorgegangen aus Suchmaschinen werden Web-Portale

von einer Vielzahl von Anbietern, wie etwa Yahoo, AOL, Altavista

und Netscape, angeboten. Diese Web-Portale bieten neben Suchfunktionen

und einem Angebot populärer Web-Seiten eine Vielzahl von weiteren

Diensten, wie z.B. E-Mail, Shopping, Diskussionen und Chat.

Über diese

Funktionen und Dienste hinaus wird von einem Großteil der

Web-Portale die Möglichkeit zur Personalisierung des Portals

geboten. Bei einem personalisierten Portal meldet sich ein registrierter

Benutzer an und kann das Portal nach seinen inhaltlichen Interessen

und benötigten Diensten konfigurieren. Diese Konfiguration

wird gespeichert, so dass dem Benutzer beim nächsten Anmelden

die Inhalte bereitgestellt werden, die seinen Interessen und Bedürfnissen

entsprechen.

 

Web-Portale,

wie wir sie heute kennen, sind das Ergebnis einer Evolution im World

Wide Web. Um sich in der Informationsvielfalt des WWW zurecht zu

finden, ist für die Benutzer eine Suchmaschine allein nicht

ausreichend. Eine Vielzahl der Benutzer im Internet wünscht

sich einen zentralen und einfachen Zugangspunkt, einen Single Point

of Access, von dem aus Verbindungen zu den relevanten Informationen

und Diensten hergestellt werden können.

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Wissensmanagement mit Unternehmensportalen

Die Einführung

von Wissensmanagement in Unternehmen beinhaltet das Gestalten der

dazu notwendigen Organisation, der Unternehmenskultur und der unterstützenden

Technologie. Für die Unterstützung des Wissensmanagements

bieten sich eine Vielzahl von Basistechnologien an, die für

das betreffende Anwendungsfeld geeignet kombiniert und integriert

werden.

 

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Basistechnologien für Wissensmanagement-Systeme

 

Unternehmensportale

sind eine wesentliche Basistechnologie, um den Mitarbeitern Zugang

zu Unternehmensinformationen zu bieten. Das Portal-Konzept, das

sich für den Zugang zur Informationsvielfalt des World Wide

Web bewährt hat, wird auf Unternehmen übertragen: Unternehmensportale

sollen die undurchsichtige Informationsvielfalt im Unternehmen strukturieren

und den Mitarbeitern einen zentralen Zugangspunkt zu den Informationen

bieten. Dabei ist die Möglichkeit der Personalisierung, d.h.

der Ausrichtung am individuellen Informationsbedarf der Benutzer,

eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmensportals.

Bei den am

Markt angebotenen Produkten für die Realisierung von Unternehmensportalen

unterscheidet man vier Typen, die durch ihren Anwendungsschwerpunkt

charakterisiert sind.

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Typen von Unternehmensportalen

 

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Publishing Portals:

Informationen publizieren

Bei den Publishing

Portals steht die Präsentation von Informationen im Mittelpunkt.

Neben der zentralen Publikation über einen Content Manager

bieten einige Publishing Portals auch dezentrale Konzepte an, die

es den Benutzern ermöglichen, zumindest in bestimmten Bereichen

des Portals neue Informationen einzustellen. Einige Anbieter bieten

zudem auch die Möglichkeit der Integration externer Informationsquellen,

wie z.B. eines sich in Einsatz befindlichen Groupware-Systems oder

des Dateisystems im Unternehmen.

Typische Funktionen

von Publishing Portals sind:

     

     

  • Dokumentenmanagement-Funktionen

    für die Verwaltung von Web- und Desktop-Dokumenten

  • eine umfangreiche

    Metadatenverwaltung, um Verknüpfungen zwischen den Inhalten

    herstellen zu können.

  • einfache

    Workflow-Funktionen zur Unterstützung von Freigabe- und Review-Prozessen

  •  

Anbieter von

Publishing Portals stammen aus den Bereichen Content- und Dokumentenmanagement.

Angeboten werden Publishing Portals beispielsweise von Autonomy,

Gauss Interprise, Hyperwave und Verity.

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Collaborative

Portals:

Zusammenarbeit ermöglichen

Collaborative

Portals haben einen anderen Fokus; hier steht die Unterstützung

der verteilten Gruppenarbeit im Mittelpunkt. Es soll die Kommunikation,

Kooperation und Koordination zwischen den Teammitgliedern verbessert

werden. Typisch sind gemeinsame Arbeitsbereiche, auf die Teammitglieder

von verschiedenen Standorten zugreifen und in denen sie Dokumente

ablegen und bearbeiten können. Des weiteren finden sich in

Collaborative Portals zumeist Aufgabenlisten, Diskussionsforen,

Dokumentenmanagement-Funktionen und weitere Funktionen zur Publikation

und Verbreitung von Informationen, beispielsweise über Push-Kanäle.

Anbieter kommen

aus den Bereichen Groupware und Dokumentenmanagement. Als solche

sind z.B. Documentum, Lotus und Open Text zu nennen.

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Decision Portals:

Daten aufbereiten

Die Verdichtung

von Daten, die schwerpunktmäßig in operativen Systemen

wie z.B. ERP-Systemen vorliegen, sind Gegenstand von Decision Portals.

Hier werden Portale eingesetzt, um den Benutzer mit den Auswertungen

zu versorgen, die für ihn von Relevanz sind.

Die Anbieter

von Decision Portals, wie z.B. Brio, Business Objects, Cognos und

Hummingbird, stammen hauptsächlich aus den Bereichen Executive

Information Systems, OLAP-Datenbanken und Data Warehouse.

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Operational Portals:

Anwendungen bereitstellen

Bei dem vierten

Typ von Unternehmensportalen, den Operational Portals, steht die

Durchführung von operativen Tätigkeiten über eine

Portal-Arbeitsumgebung im Mittelpunkt. Operational Portals verstehen

sich als ein Portal zu den IT-Systemen im Unternehmen. Sie integrieren

serverbasierte Anwendungen und binden weitere Informationsquellen

und Dienste ein, die für die Durchführung der operativen

Aufgaben von Nutzen sein können.

 

Angeboten werden

Operational Portals von einigen Anbietern von ERP-Systemen und von

Application Service Providern. Der Durchbruch dieses Portal-Konzeptes

hängt jedoch stark von einer reibungslosen Integration der

Anwendungen ab.

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Skill-Management als Erweiterung

Aus Sicht des

Wissensmanagements sind insbesondere die Publishing Portals und

Collaborative Portals von besonderer Bedeutung, da hier die Verwaltung

und Bereitstellung von Informationen, die das Ergebnis der Explizierung

von Wissen sind, unterstützt wird. Wissen kann jedoch nicht

immer expliziert werden; oft kann es nur im persönlichen Gespräch

ausgetauscht werden.

Die Suche nach

Experten oder Ansprechpartnern mit dem richtigen Wissen wird von

den meisten Unternehmensportalen allerdings noch nicht geboten.

Die Erweiterung insbesondere von Publishing und Collaborative Portals

um eine Skill-Management-Komponente wäre deshalb wünschenswert.

Eine Skill-Management-Komponente kann Wissensmanagement in einer

Form unterstützen, die es im Rahmen einer Personalisierungsstrategie

ermöglicht, Qualifikationen und Erfahrungen von Mitarbeitern

zu verwalten. Über geeignete Anfragen und Auswertungsstrategien

können die Benutzer in konkreten Problemsituationen auf die

benötigten Kompetenzträger zugreifen.

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Verbesserte Informationsversorgung durch Informationslogistik

Der Aufwand

für die Einführung von Unternehmensportalen macht nur

dann Sinn, wenn diese geeignet sind, die individuellen Informationsbedürfnisse

der Mitarbeiter zu befriedigen. Unternehmensportale besitzen eine

mehr oder weniger starre Struktur, die im Laufe der Zeit mit Inhalten

gefüllt wird. Die Erweiterung von Unternehmensportalen durch

informationslogistische Dienste kann verhindern, dass sich die Mitarbeiter

in dieser immer größeren Informationsflut nicht mehr

zurechtfinden oder schlimmstenfalls mit falschen oder veralteten

Informationen versorgt werden.

Informationslogistik

ist ein neues Konzept in der Informatik, das eine qualitative Verbesserung

der individuellen Informationsversorgung zum Ziel hat. Die Anzahl

der den Mitarbeitern in elektronischer Form zur Verfügung stehenden

Informationsquellen hat sich – nicht zuletzt auch durch Unternehmensportale

– in den letzten Jahren vervielfacht. Da heutzutage kaum noch

Engpässe bei der rein physikalischen Ablage von elektronischen

Daten bestehen, sollte jetzt primär die Qualität der Informationsversorgung

in den Mittelpunkt treten.

 

Informationslogistische

Dienste sind Softwarekomponenten, die eine personalisierte, bedarfsgerechte

Versorgung mit in elektronischer Form vorliegenden Informationen

garantieren. Die Qualität der Informationsbereitstellung lässt

sich daran messen, inwiefern solche Dienste in der Lage sind, Angebot

und Nachfrage von Informationen in Einklang zu bringen. Der Nutzen

informationslogistischer Dienste ist jedoch stets multidimensional

und kann anhand der folgenden Facetten evaluiert werden:

     

  • Inhalt:

    Der Nutzer von Unternehmensportalen interessiert sich nur für

    die richtigen, d.h. im individuellen Arbeitskontext benötigten

    Informationen.

  • Zeit:

     

    Informationen bieten nur dann einen hohen Nutzen, wenn sie zum

    Zeitpunkt des Informationsbedarfs zur Verfügung stehen und

    nicht veraltet sind.

  • Ort:

    Informationen aus Unternehmensportalen müssen auf technischem

    Wege an den Ort gelangen, wo sie der Nutzer gerade benötigt.

  •  

Schon bei der

Betrachtung dieser Kerndimensionen informationslogistischer Dienste

wird deutlich, dass bei allen beschriebenen Formen von Unternehmensportalen

Defizite im Bereich der Flexibilisierung und Individualisierung

der Informationsbereitstellung bestehen. Das Konzept der Personalisierung

von Unternehmensportalen bietet erste Ansätze einer Versorgung

mit den inhaltlich richtigen Informationen. Jedoch besteht nach

wie vor Erweiterungsbedarf bezüglich der Dimensionen Zeit und

Ort.

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Informationslogistische Dienste als strategischer

Erfolgsfaktor für Unternehmensportale

Unternehmensportale

stellen ihre Informationen gewöhnlich nur ortsgebunden zur

Verfügung. Der Nachfrager muss entweder über seinen Desktop-PC

oder via Internet auf die Unternehmensinformationen zugreifen. Der

richtige Ort der Informationsbereitstellung kann jedoch nicht auf

diese Alternativen beschränkt bleiben – häufig stehen

im entscheidenden Moment nur andere Ausgabemedien, z.B. ein Fax,

zur Verfügung. Dieses Problem ist bei Publishing Portals besonders

eklatant, da sich hier Teile der Zielgruppe, wie etwa Entscheider

bzw. Top Management, oft abseits des Büros (z.B. auf Dienstreisen)

befinden. Der mobile Zugriff auf die in Publishing Portals konzentrierten

Informationen ist aber eine wesentliche Voraussetzung für eine

effiziente Nutzung dieser Unternehmensportale.

 

Informationslogistische

Dienste für Publishing Portals müssen also eine Auswahl

an Kommunikationskanälen bieten, die eine flexible und ortsunabhängige

Informationsversorgung gewährleisten. Natürlich stehen

mobilen Benutzern nicht die gleichen Bandbreiten offen wie im heimischen

Office. Eine Chart-Darstellung kann beispielsweise nicht ohne weiteres

auf ein WAP-Handy übertragen werden. Informationslogistische

Dienste müssen in diesem Fall in der Lage sein, Daten aus den

Unternehmensportalen an die vor Ort benutzte Technik anzupassen.

Aus diesem Beispiel wird schon deutlich, dass informationslogistische

Dienste sich nicht allein auf eine Dimension – in diesem Fall

den richtigen Ort – beschränken, sondern immer mehrere

Dimensionen gleichzeitig beachten sollten.

Für Publishing

Portals spielt auch der Zeitwert von Informationen eine wichtige

Rolle. Durch informationslogistische Dienste können veraltete

Informationen entsprechend gekennzeichnet oder aussortiert werden.

Dies kann auf technischem Wege realisiert werden, indem jede Information

im Unternehmensportal mit einem Zeitstempel versehen und anhand

dieser Angaben ein Workflow angestoßen wird, der diese Zeitangaben

berücksichtigt. So könnte der informationslogistische

Dienst regelmäßig die Know-how-Profile der Mitarbeiter

durch einen fragebogenbasierten Trigger-Mechanismus einholen und

auf Basis dieser Informationen die entsprechenden Eintragungen in

der Skill-Management-Komponente des Publishing Portals aktualisieren.

 

Dieser permanente

Update-Mechanismus muss zur richtigen Zeit verfügbar sein:

Mobile Mitarbeiter sollten auch von unterwegs durch informationslogistische

Dienste in die Lage versetzt werden, per Handy, Personal Digital

Assistant (PDA), Fax oder andere Kommunikationsmittel auf diese

Informationen zuzugreifen. Auf diese Weise kann eine flexible Teambildung

unterstützt werden, da beispielsweise schon unmittelbar nach

einem Kundenbesuch mit den gerade vorhandenen Endgeräten geklärt

werden kann, welche Mitarbeiter welche Kompetenzen für die

Bearbeitung des neuen Auftrags mitbringen und wie deren zeitliche

Verfügbarkeit aussieht.

Auch Collaborative

Portals lassen sich durch den Einsatz informationslogistischer Dienste

entscheidend verbessern. Arbeitsgruppen können mit bestehenden

Groupware-Lösungen zwar Dokumente, Termine und andere Informationen

austauschen; herkömmliche Groupware-Systeme sind jedoch selten

in der Lage, eine flexible, auf den einzelnen Nutzer abgestimmte

Informationsversorgung bereitzustellen. Gerade diese Flexibilität

wird jedoch immer wichtiger, wenn diese Form von Unternehmensportalen

nicht an ihrer eigenen Informationsflut ersticken soll.

Collaborative

Portals können sich mit Hilfe informationslogistischer Dienste

an die Gegebenheiten des Nutzers, wie z.B. seinen Standort, das

gerade zugängliche Endgerät, die vorhandene Zeit und Bereitschaft

für die Aufnahme der jeweiligen Informationen und andere Faktoren,

anpassen. Falls räumlich verteilte Arbeitsgruppen das Collaborative

Portal nutzen, kann der informationslogistische Dienst beispielsweise

über den Terminkalender erkennen, dass ein Teammitglied für

zwei Tage auf Geschäftsreise ist und welcher Typ Endgerät

ihm dort zur Verfügung steht. Falls die Erreichbarkeit z.B.

nur durch ein Handy gegeben ist, wird die per E-Mail verschickte

und als dringend gekennzeichnete Terminankündigung des Arbeitsgruppenleiters

automatisch per SMS an den abwesenden Kollegen weitergeleitet.

 

Mobiles Dokumentenmanagement

ist eine weitere Anforderung für die Flexibilisierung der Informationsbereitstellung

durch Collaborative Portals. Schon Texte von relativ geringem Umfang

haben oft eine Dateigröße, die nur von einem Desktop-PC

oder Laptop bewältigt werden können. Für dringende

Nachrichten, wie z.B. Protokolle wichtiger Meetings, an denen nicht

persönlich teilgenommen werden konnte, muss der informationslogistische

Dienst daher eine Umwandlung, Zusammenfassung oder Konvertierung

vornehmen. Das auf ein mobiles Endgerät, z.B. ein WAP-Handy,

übertragene Protokoll braucht beispielsweise nicht den kompletten

Verlauf des Meetings beschreiben, sondern kann sich auf die getroffenen

Beschlüsse konzentrieren. Später im Büro kann dann

bei Bedarf immer noch der komplette Protokolltext nachgelesen werden.

Wichtige Dokumente

müssen gerade bei Auslandsreisen 24 Stunden zur Verfügung

stehen, und zwar unabhängig von dem Vorhandensein einer Internet-Verbindung.

Hier könnte der informationslogistische Dienst einen Dokumentenmanagement-Client

für ein mobiles Endgerät bieten, über den Dokumente

auf ein beliebiges Faxgerät ausgegeben werden können.

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Ausblick

Informationslogistische

Dienste sind keine Zukunftsmusik, sondern können schon in den

nächsten Jahren zu Standard-Features in Unternehmensportalen,

insbesondere in den für das Wissensmanagement wichtigen Publishing

und Collaborative Portals, gehören. Eine zentrale Anforderung

ist, dass Unternehmensportale nicht an ihrem eigenen Informationsvolumen

ersticken dürfen. Dies kann durch informationslogistische Dienste,

die Informationen individualisieren und bedarfsgerecht bereithalten,

verhindert werden. Die im jeweiligen Nutzungskontext individuell

richtige Zeit der Informationsbereitstellung wird hierbei eine wichtige

Dimension sein. Für Anbieter von Unternehmensportalen sind

eindeutige Wettbewerbsvorteile zu erwarten, wenn die Produkte in

der Lage sind, die in Unternehmensportalen vorhandenen Informationen

intelligent und flexibel bereitzustellen.

Das Fraunhofer

ISST hat in Dortmund ein Kompetenzzentrum Informationslogistik eröffnet,

das sich mit der praxisnahen Entwicklung informationslogistischer

Anwendungen beschäftigt. Schon heute existieren erste Bausteine

für informationslogistische Dienste, wie z.B. das mobile Dokumentenmanagement-System

DONDE®. Mit DONDE® ist es möglich,

sich über ein Handy Dokumente aus dem heimischen Dokumentenmanagement-System

auf ein beliebiges Fax ausgeben zu lassen. Dadurch können beispielsweise

Außendienstmitarbeiter in Minutenschnelle wichtige Dokumente

per Handy an den richtigen Ort, z.B. auf das Fax des gerade besuchten

Kunden, schicken. Zukünftig wird auch die Facette Zeit, d.h.

das adäquate Zeitmanagement von Informationen, eine wichtige

Rolle im Rahmen der Forschungsaktivitäten des Fraunhofer ISST

zum Thema Informationslogistik spielen.

 

Informationslogistische

Dienste stellen den Nutzer von Unternehmensportalen und seine spezifischen

Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Es kann also nicht einen informationslogistischen

Dienst für alle möglichen Anwendungskontexte geben. Vielmehr

sollte in den kommenden Jahren der Fokus klar auf der Entwicklung

flexibel einsetzbarer Bausteine für informationslogistische

Dienste liegen, die informationstechnisch miteinander gekoppelt

und je nach Anforderung neu miteinander kombiniert werden können.

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