Die Basis des Digital Office sind digitale Dokumente. Gerade beim Posteingang bedeutet dies: Scannen! Über ein Multifunktionsgerät inklusive Input-Management-Software werden Dokumente ausgelesen und anhand definierter Merkmale klassifiziert sowie alle relevanten Daten extrahiert und in Folgesysteme exportiert. Auch können diese dann etwa in bestehende oder neue Prozesse eingebunden sowie in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Das Ergebnis: Mitarbeiter können auf für sie relevante Dokumente jederzeit flexibel und kontextsensitiv zugreifen.
Um Dokumente transparent innerhalb einer Abteilung aber auch mit Kunden, Lieferanten etc. zu teilen, sollten vor allem dokumentenbasierte Prozesse wie das Input und Output Management miteinander verknüpft werden. Eine enge Verzahnung der ein- und ausgehenden Geschäftskommunikation ergibt sich, wenn sowohl das Unternehmen als auch seine Partner Informationen digital erstellen und zur Verfügung stellen. Das Ergebnis: Anfragen können von jedem Ort aus schnell bearbeitet und die Servicequalität gesteigert werden.
Auch im "normalen" Arbeitsalltag sind Online-Meetings sinnvolle Alternativen zu einem persönlichen Treffen. Über ein Sitzungsmanagement-Tool werden Besprechungen zentral angelegt sowie mit Tagesordnungspunkten und allen relevanten Informationen und Dokumenten verknüpft. Auf diese können dann alle autorisierten Teilnehmer zugreifen. Auch Vereinbarungen und Entscheidungswege vergangener Sitzungen können in die aktuelle Beschlussfindung eingebunden werden.
Für das Arbeiten im Digital Office müssen Unternehmen feste Regeln festlegen. Neben technischen bzw. organisatorischen Vorgaben bilden rechtliche Standards wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einen wichtigen Sicherheitsrahmen für Mitarbeiter und Daten. Doch auch unternehmenseigene Vorschriften müssen den neuen Begebenheiten entsprechen. Daher sollten bestehende Compliance-Vorschriften hinsichtlich ihrer digitalen Tauglichkeit hinterfragt und ggf. neu definiert werden.
Neben neuen und vereinfachten Prozessen ermöglicht das Digital Office, dass sich neue Denk- und Handlungsmodelle im Unternehmen etablieren. Die traditionellen Informations- und Kommunikationstechniken werden abgelöst und Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus agil verknüpft. Das Ergebnis: Wertschöpfungsketten können neu gestaltet werden, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und auch neue Zielgruppen zu erschließen. Es wird Raum für neue Geschäftsideen geschaffen!
Die neuen Medien halten mit Siebenmeilenstiefeln Einzug in den Arbeitsalltag, daher ist auch Virtual Reality im betrieblichen Einsatz schon länger ein Thema für viele Unternehmen. Es begann - ganz "klassisch" - zunächst im Bereich der Instandhaltung in produzierenden Betrieben: Die Unternehmen erkannten, dass sich VR-Brillen wie die Hololens von Microsoft hervorragend dazu eignen, Wartungsarbeiten a...
Ob bei politischen Verantwortungsträgern oder in den Medien: Virologen und Epidemiologen waren in den letzten Wochen die gefragtesten Interviewpartner. Wissenschaftler haben es geschafft, wieder on-vogue zu sein. Man glaubt ihnen wieder mehr, als so genannten Gesundheitsexperten - die zwar wenig wirklich fachlichen Hintergrund besitzen, dafür aber voll gefüllte Seminarhallen und geschliffene Marketing-K...
Demografischer Wandel, Globalisierung und Digitalisierung verändern unsere Arbeitswelt maßgeblich. Interdisziplinarität und die Bereitschaft, sich stetig weiterzuentwickeln, werden zu Schlüsselfaktoren, um in der volatilen Arbeitsumgebung beschäftigungsfähig zu bleiben. Der Begriff "Arbeit" muss in dem Zusammenhang völlig neu definiert werden. Die größte Herausforderung stellt dabe...
Daten gelten als Gold des 21. Jahrhunderts. Sie haben sich als vierter Produktionsfaktor neben Boden, Arbeit und Kapital fest etabliert. In vielen Organisationen tragen sie - als elementarer Wissensbaustein - mittlerweile sogar mit mehr als 60 Prozent zur Wertschöpfung bei. Doch trotz ihrer wachsenden Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit werden Daten in vielen Organisationen nach wie vor vernachlässig...
In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moder...
Im Jahr 2050 besteht die Weltbevölkerung aus ca. 9,7 Milliarden klimabewussten Smart Citizens. Sie leben länger und haben mittlerweile das Weltall und die Tiefen des Ozeans als weitere Verkehrsinfrastrukturen erobert. Aber welche agilen Errungenschaften stecken dahinter? Wie haben sich die Menschen im Jahr 2050 auf der Erde entwickelt und welche Innovationen haben sie zu einer solchen Agilität befähigt?...
Im Kundendienst und im Marketing haben Chatbots ihren Platz gefunden. Noch kaum bekannt ist ihr Potenzial aber in der Wissensvermittlung. Mit Chatbots lässt sich Wissen kurz, mobil und interaktiv weitergeben. Kurz: Sie treffen den Zeitgeist und holen Anwender dort ab, wo sie sind: beim Messaging. Ohne neue App lassen sich so beispielsweise neue Mitarbeiter in einen Betrieb einführen, Awareness-Kampa...
Viele Immobilienverwalter halten in ihren internen Workflows und der Kundenkommunikation immer noch an papiergebundenen Prozessen fest - mit allen Nachteilen, die sich daraus ergeben. Die zeigen sich etwa am Beispiel der Rechnungsverarbeitung. Die notwendige Belegprüfung, zum Beispiel durch den Vermögensverwalter eines institutionellen Immobilieninvestors, ist mit Papierbergen kaum kontaktlos realis...
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