Die Basis des Digital Office sind digitale Dokumente. Gerade beim Posteingang bedeutet dies: Scannen! Über ein Multifunktionsgerät inklusive Input-Management-Software werden Dokumente ausgelesen und anhand definierter Merkmale klassifiziert sowie alle relevanten Daten extrahiert und in Folgesysteme exportiert. Auch können diese dann etwa in bestehende oder neue Prozesse eingebunden sowie in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Das Ergebnis: Mitarbeiter können auf für sie relevante Dokumente jederzeit flexibel und kontextsensitiv zugreifen.
Um Dokumente transparent innerhalb einer Abteilung aber auch mit Kunden, Lieferanten etc. zu teilen, sollten vor allem dokumentenbasierte Prozesse wie das Input und Output Management miteinander verknüpft werden. Eine enge Verzahnung der ein- und ausgehenden Geschäftskommunikation ergibt sich, wenn sowohl das Unternehmen als auch seine Partner Informationen digital erstellen und zur Verfügung stellen. Das Ergebnis: Anfragen können von jedem Ort aus schnell bearbeitet und die Servicequalität gesteigert werden.
Auch im "normalen" Arbeitsalltag sind Online-Meetings sinnvolle Alternativen zu einem persönlichen Treffen. Über ein Sitzungsmanagement-Tool werden Besprechungen zentral angelegt sowie mit Tagesordnungspunkten und allen relevanten Informationen und Dokumenten verknüpft. Auf diese können dann alle autorisierten Teilnehmer zugreifen. Auch Vereinbarungen und Entscheidungswege vergangener Sitzungen können in die aktuelle Beschlussfindung eingebunden werden.
Für das Arbeiten im Digital Office müssen Unternehmen feste Regeln festlegen. Neben technischen bzw. organisatorischen Vorgaben bilden rechtliche Standards wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einen wichtigen Sicherheitsrahmen für Mitarbeiter und Daten. Doch auch unternehmenseigene Vorschriften müssen den neuen Begebenheiten entsprechen. Daher sollten bestehende Compliance-Vorschriften hinsichtlich ihrer digitalen Tauglichkeit hinterfragt und ggf. neu definiert werden.
Neben neuen und vereinfachten Prozessen ermöglicht das Digital Office, dass sich neue Denk- und Handlungsmodelle im Unternehmen etablieren. Die traditionellen Informations- und Kommunikationstechniken werden abgelöst und Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus agil verknüpft. Das Ergebnis: Wertschöpfungsketten können neu gestaltet werden, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und auch neue Zielgruppen zu erschließen. Es wird Raum für neue Geschäftsideen geschaffen!
In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moder...
Seit 2020 gelten verschärfte Prüfungs- und Meldepflichten, um Geldwäsche oder Terrorfinanzierung aufzudecken. Inzwischen geht der Kreis der KYC-"Verpflichteten" (Know Your Customer, kenne Deinen Kunden) weit über den Finanzsektor hinaus. Auch Digitalplattformen, Immobilien-, Kunst- & Güterhändler müssen bei Barzahlungen hoher Beträge künftig KYC-Prüfungen durchführen. Angesich...
Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...
Hochschullehrende übernehmen eine besondere Verantwortung für die Zukunft in einer digitalisierten Welt. Sie müssen den Studierenden digitale Erfahrungen ermöglichen, auch dann wenn es für sie selbst eine persönliche Herausforderung darstellt. Im Projekt MathEdu Digital an der Pädagogischen Hochschule Schwäbisch Gmünd geht es daher um die Identifikation von Barrieren und deren Abbau, aber auc...
Remote Work, Home Schooling, Versorgungsengpässe - das Jahr 2020 hat viele Unternehmen an die Belastungsgrenze gebracht. Eine besonders große Herausforderung stellte das mobile Arbeiten dar. Aber die bisherige Bilanz sieht größtenteils gut aus: Aus der Notwendigkeit heraus, eine Business Continuity zu gewährleisten, haben viele Unternehmen in kürzester Zeit enorme Fortschritte gemacht. Die groß...
CMS ist eine der zehn größten internationalen Anwaltskanzleien. Sie ist in 70 Städten in 43 Ländern vertreten - mit 75 Standorten weltweit. Aufgrund einer Fusion mit den Kanzleien Nabarro und Olswang im Jahr 2017 hatte es CMS mit einer heterogenen IT-Landschaft zu tun. Doch die Digitalisierung macht auch vor der Rechtsbranche keinen Halt. Ein immer schnelleres Wachstum und die hohen Anforderungen ...
Microsoft Teams, der Nachfolger von Skype for Business, gehört zu den beliebtesten und am weitesten verbreiten Werkzeug für berufliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bietet Unternehmen zahlreiche Kollaborationsmöglichkeiten - und zwar unabhängig davon, ob sie das Tool on-premise oder webbasiert nutzen. Auch mobil können Sie damit auf Ihre Daten, Dokumente und Gesprächsverläufe zugreifen. Doch ...
Auf Server Nr. 1 eine E-Mail versenden, mit Tool Nr. 2 ein neues Projekt erfassen und in Software Nr. 3 Rechnungen verwalten - für alle digitalen Prozesse gibt es unterschiedliche Insellösungen. Unternehmen sind sich häufig nicht bewusst, wie zeitaufwändig und kostenintensiv eine derart verteilte Softwarelandschaft ist. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme arbeiten anders: Intelligent vern...
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