Die Basis des Digital Office sind digitale Dokumente. Gerade beim Posteingang bedeutet dies: Scannen! Über ein Multifunktionsgerät inklusive Input-Management-Software werden Dokumente ausgelesen und anhand definierter Merkmale klassifiziert sowie alle relevanten Daten extrahiert und in Folgesysteme exportiert. Auch können diese dann etwa in bestehende oder neue Prozesse eingebunden sowie in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Das Ergebnis: Mitarbeiter können auf für sie relevante Dokumente jederzeit flexibel und kontextsensitiv zugreifen.
Um Dokumente transparent innerhalb einer Abteilung aber auch mit Kunden, Lieferanten etc. zu teilen, sollten vor allem dokumentenbasierte Prozesse wie das Input und Output Management miteinander verknüpft werden. Eine enge Verzahnung der ein- und ausgehenden Geschäftskommunikation ergibt sich, wenn sowohl das Unternehmen als auch seine Partner Informationen digital erstellen und zur Verfügung stellen. Das Ergebnis: Anfragen können von jedem Ort aus schnell bearbeitet und die Servicequalität gesteigert werden.
Auch im "normalen" Arbeitsalltag sind Online-Meetings sinnvolle Alternativen zu einem persönlichen Treffen. Über ein Sitzungsmanagement-Tool werden Besprechungen zentral angelegt sowie mit Tagesordnungspunkten und allen relevanten Informationen und Dokumenten verknüpft. Auf diese können dann alle autorisierten Teilnehmer zugreifen. Auch Vereinbarungen und Entscheidungswege vergangener Sitzungen können in die aktuelle Beschlussfindung eingebunden werden.
Für das Arbeiten im Digital Office müssen Unternehmen feste Regeln festlegen. Neben technischen bzw. organisatorischen Vorgaben bilden rechtliche Standards wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einen wichtigen Sicherheitsrahmen für Mitarbeiter und Daten. Doch auch unternehmenseigene Vorschriften müssen den neuen Begebenheiten entsprechen. Daher sollten bestehende Compliance-Vorschriften hinsichtlich ihrer digitalen Tauglichkeit hinterfragt und ggf. neu definiert werden.
Neben neuen und vereinfachten Prozessen ermöglicht das Digital Office, dass sich neue Denk- und Handlungsmodelle im Unternehmen etablieren. Die traditionellen Informations- und Kommunikationstechniken werden abgelöst und Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus agil verknüpft. Das Ergebnis: Wertschöpfungsketten können neu gestaltet werden, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und auch neue Zielgruppen zu erschließen. Es wird Raum für neue Geschäftsideen geschaffen!
Im Kundendienst und im Marketing haben Chatbots ihren Platz gefunden. Noch kaum bekannt ist ihr Potenzial aber in der Wissensvermittlung. Mit Chatbots lässt sich Wissen kurz, mobil und interaktiv weitergeben. Kurz: Sie treffen den Zeitgeist und holen Anwender dort ab, wo sie sind: beim Messaging. Ohne neue App lassen sich so beispielsweise neue Mitarbeiter in einen Betrieb einführen, Awareness-Kampa...
Digitale HR-Prozesse findet man heute bereits in den meisten Personalabteilungen. Dank der Arbeitswelt 4.0 verfügen viele HRler schon über das richtige Mindset in puncto Digitalisierung. So haben sie sich unter anderem von lang bewährten, oft manuellen administrativen Arbeitsabläufen getrennt und sind aufgeschlossen gegenüber digitalen Technologien. In der Version 5.0 stellt sich allerdings nicht...
Microsoft Teams, der Nachfolger von Skype for Business, gehört zu den beliebtesten und am weitesten verbreiten Werkzeug für berufliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bietet Unternehmen zahlreiche Kollaborationsmöglichkeiten - und zwar unabhängig davon, ob sie das Tool on-premise oder webbasiert nutzen. Auch mobil können Sie damit auf Ihre Daten, Dokumente und Gesprächsverläufe zugreifen. Doch ...
Das Paket Microsoft 365 ist eine Standard Software, die in vielen Unternehmen eingesetzt wird. Mit dem umfassendem Funktionsumfang von Microsoft 365 lassen sich auch Online-Schulungen und E-Learning-Materialien erstellen und bereitstellen. Somit eignet sich Microsoft 365 als Allround Learning-Plattform....
Wie sieht eigentlich das "Neue Normal" in den Personalabteilungen aus? Gibt es bleibende Veränderungen oder geht es nach dem Krisenmanagement wieder zurück zu "business as usual"? Im Rahmen einer meta | five Studie wurden daher im Mai 2020 rund 50 Unternehmensvertreter, vorwiegend führende Mitarbeitende aus Personal-Abteilungen verschiedener Branchen dazu befragt, inwieweit sich ihr beruflicher Alltag du...
Input Management ist eine Herausforderung, vor allem für Dienstleister auf Massenmärkten. Während ein menschlicher Bearbeiter aus dem Kontext in der Regel nach ein paar Minuten erkennt, in welchen Prozess, an welchen Bearbeiter oder in welche Akte er ein Dokument einsortieren sollte, muss ein Input Management System dafür per Hand konfiguriert werden. Für jede Regel und häufig zahlreiche Abweichungen...
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Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...
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