Fachbeiträge

Ausgabe 3 / 2012
FachbeitragProzessmanagement

Endlich erledigt!

von Ramón Hansmeyer

Kennen Sie das auch? Da schreibt man fleißig To-do-Listen – und dennoch bleiben viele Aufgaben unerledigt. Dabei kann man mit einem einfachen System aus der Listenfalle herauskommen und wichtige Aufgaben effizient abarbeitet. Ob früher alles einfacher war? Zumindest war es nicht leichter. Denn vor nicht einmal 100 Jahren hatte der Alltag für die Mehrheit der Bevölkerung eine „naturgegebene“ Struktur: Kühe melken, Feld pflügen,
Holz hacken – die Arbeiten, die es zu erledigen galt, waren klar definierte Aufgaben. Fragen nach dem „Was“ und „Wie“ kamen gar nicht erst auf, höchstens ab und zu ein „Wann“. Heute wacht der moderne Mensch morgens auf und spätestens nach der Morgentoilette beginnt die Aufgabenplanung für den Tag. Die Umwelt und nicht zuletzt er selber stellen viele Forderungen. Immerhin hat man heute die Wahl aus einer noch höheren Anzahl an Optionen, diese zu erfüllen (oder auch nicht).

Inhaltsübersicht:

Wie bekommt man die Informationsflut, mit der man täglich konfrontiert ist, in den Griff? Das menschliche Gehirn hat Stärken und Schwächen. Einige Aufgaben, die objektiv betrachtet, äußerst komplex sind, fallen dem modernen Menschen leicht. Andere, einfache Arbeiten, fallen den meisten schwer oder bereiten sogar Unbehagen. Was ist hier zu tun? Eine effiziente Lösung wäre, die Erledigung der Aufgaben so angenehm wie möglich zu gestalten. Dann verschwindet nämlich der innere Widerstand und die Arbeit erledigt sich fast von allein.

Was das Gehirn kann und was es nicht kann

Das menschliche Gehirn gibt der modernen Forschung immer noch viele Rätsel auf. Es leistet Erstaunliches: Es erkennt Gesichter viel schneller als jeder Computer und überträgt Impulse mit der Geschwindigkeit eines Schnellzug, es ist überaus lernfähig und kann intuitive Entscheidungen in klar definierten Kontexten treffen. Hingegen ist das Gehirn ein schlechter Datenspeicher, kann Aufgabenlisten nur unzulänglich bewältigen und sich Kalendertage schwer merken. Wie die meisten Menschen ihre Gehirnkapazität nutzen, veranschaulicht ein Bild aus dem Computerbereich: Der menschliche „Zwischenspeicher“ wird mit Daten überfrachtet. Die Folge: Die Leistungsfähigkeit des „Prozessors“ nimmt stark ab. Wie kann man diesem Leistungsabfall vorbeugen? Sind alle Aufgaben klar definiert, liegt es auf der Hand, welche man als nächstes angehen möchte. Eine klassische Aufgabenliste erfüllt diese Funktion jedoch nicht.

Ein Beispiel: Auf der Aufgabenliste steht „Garage aufräumen“. Könnte man seine Arbeitshandschuhe anziehen und gleich loslegen, wäre alles in Ordnung. In vielen Fällen (vor allem, wenn diese Aufgabe schon seit Monaten wartet) ist es jedoch so: Bevor man die Garage ausräumen kann, muss erst mal die alte Schrankwand weg, die Tante Anne gern haben wollte. Also ist zunächst die Aufgabe „Schrankwand zu Tante Anne bringen“ zu erledigen, daraus wird dann „einen Transporter besorgen“, und weiter „Arbeitskollege Klaus fragen, ob er uns seinen Transporter leiht“. Hat man eine ganze Liste mit vielen undefinierten Aufgaben, kapituliert das Gehirn und man reagiert unwillig und verspürt den Drang die Arbeit aufzuschieben. Doch was geschieht, wenn man alle Aufgaben von Anfang an auf die nächste tatsächliche, physische Aktion ausrichtet?

Welchen Schritt als nächstes?

Nimmt man seine Aufgabenliste zur Hand und fragt sich: Was ist die nächste konkrete Handlung zur Erfüllung dieser Aufgabe, schreibt die Antwort anschließend in eine neue Liste, wird einem der nächste Schritt sofort klar. Ein erfolgreiches Aufgabenmanagement basiert im Wesentlichen auf dem Prinzip „Getting Things Done“, kurz GTD, von David Allen. GTD ist ein System zur Selbstorganisation, bei dem alle Prozesse in eine für das Gehirn angenehme und leicht zu verarbeitende Struktur gebracht werden. Allen hat hierzu eine fünfstufige Vorgehensweise entwickelt, die er auch als „fortgeschrittenen, gesunden Menschenverstand“ bezeichnet.

Die fünf Stufen für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement

1. Sammeln
Als erstes sollte man sein Gehirn von der Aufgabe entlasten, ständig Daten speichern zu müssen. Dazu schreibt man Aufgaben, Ideen oder Termine gleich auf. Für die Sammelstellen gilt die Regel: So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Beispiele:

  • E-Mail-Eingang: Auch wenn man mehrere E-Mail-Adressen hat, sollte man seine elektronische Post an eine Adresse weiterleiten. So kann man alle E-Mail-Konten gleichzeitig abrufen. Das ist übersichtlicher und spart Zeit.
  • Kiste in Büro/Wohnung: Eine Kiste, in die man die zu erledigenden Aufgaben und Angelegenheiten legt, sorgt für „aufgeräumte“ Verhältnisse.

2. Verarbeiten
In einem zweiten Schritt leert man die Sammelstellen, das heißt, man definiert Ziel und konkrete Handlung, um die Aufgabe für die Einbringung in ein zuverlässiges System vorzubereiten. Zum Verarbeiten nimmt man sich eine Sammelstelle nach der anderen vor und leert diese nach folgenden Grundregeln:

  • mit dem obersten Element beginnen
  • immer nur eine Aufgabe erledigen
  • kein Element wird zurückgelegt, es gilt der Grundsatz „berührt – geführt“.

Bei jeder Aufgabe, die erledigt werden muss, stellt man sich die gleiche Frage: Was ist die nächste praktische Aktion auf dem Weg zum gewünschten Zustand?

3. Organisieren
Lautet die Antwort: „Es hängt aktuell keine konkrete Handlung an diesem Element“, gibt es drei mögliche Kategorien:

  • Müll - die Aufgabe ist inzwischen unwichtig/irrelevant geworden.
  • Nicht aktuell – es handelt sich um etwas, über das erst später entschieden werden soll oder es ist ein Plan (oder Wunschtraum), den man irgendwann angehen möchte. Handelt es sich um Ersteres, trägt man das Element an dem Tag in den Kalender ein, an dem man voraussichtlich die Entscheidung treffen kann bzw. muss. Handelt es sich um einen Wunsch, legt man ihn in dem neu anzulegenden Ordner „Vielleicht irgendwann mal“ ab. Diesen Ordner schaut man künftig hin und wieder durch. Sobald der Moment kommt, an dem man sagt: „Ja, das kann ich jetzt wirklich mal angehen!“, wandert der Plan/Wunsch in die Kategorie „aktiv“.
  • Archiv – es handelt sich um etwas, an dem keine konkrete Handlung hängt, aber das man aus irgendeinem Grund aufheben möchte bzw. muss, sei es für Referenzzwecke, aus Sentimentalität, für das Finanzamt, zur Information usw.
  • Alle anderen Elemente sind mit einer echten physischen Handlung verbunden. Es geht nun darum, diese klar zu identifizieren. Das Ziel ist, alles zu durchdenken, damit man später den Kopf frei hat, um effizient zu handeln. Hat man schließlich definiert, welches die nächste konkrete Handlung ist, gibt es wieder drei Möglichkeiten:
  • Es sofort tun. Eine goldene Regel lautet: Wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, geht man sie sofort an.
  • Die Aufgabe weitergeben. Gibt es jemanden der kompetenter oder befugter ist, mehr Zeit hat, es verdient usw., diese Aufgabe zu erledigen? In diesem Fall benachrichtigt man die Person über die Aufgabe, die sie nun übernehmen soll (E-Mail ist hier am besten geeignet). Parallel zur Aufgabenzuweisung sollte man eine eigene „Warte auf “-Liste anlegen, um den Überblick zu behalten, wem man welche Aufgaben zugeteilt hat.
  • Die Aufgabe auf einen dafür geeigneten Zeitpunkt verlegen. Wenn die Aufgabe mehr als zwei Minuten erfordert, ist es meist sinnvoller, die Erledigung auf einen geeigneten Zeitraum zu verschieben. Für einen Teil der Aufgaben, die festen Termine, ist dieser Zeitpunkt klar definiert. Sie gehören in den Kalender. Für alle anderen Aufgaben gilt: Sobald wie möglich, wenn es gerade passt. Man schreibt sie in die klassische Aufgabenliste, allerdings jetzt als klar definierte, für das Gehirn leicht zu verarbeitende, konkrete nächste Handlungen.

4. Handeln
Die wichtigste Regel für das Handeln lautet: Die Aufgaben auf der Liste müssen nach folgenden vier Ausschlusskriterien – nacheinander und in dieser Reihenfolge – geprüft werden:

  • Befindet man sich überhaupt in einem Kontext, in dem man diese Aufgabe angehen kann?
  • Hat man genug Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen?
  • Hat man im Moment genug Energie, diese Aufgabe zu schaffen?
  • Von den jetzt noch übrig gebliebenen Aufgaben wählt man diejenige mit der höchsten Priorität, das heißt, mit dem höchsten Nutzen für einen selbst, aus.

5. Durchsehen
Um das System auf einem aktuellen Stand zu halten und das Unterbewusstsein daran zu hindern, wieder die Aufgabengabenverwaltung als seinen Job anzusehen (da es dem System mangels Aktualität nicht mehr traut), muss man es regelmäßig durchforsten. Dazu muss man sich jedes Element prüfen: Ist es tatsächlich noch aktuell? Liegt es wirklich in der richtigen Kategorie? Welche Aufgaben sind überflüssig geworden, was müsste noch hinzukommen? Dieser Schritt sollte mindestens im Wochenrhythmus durchgeführt werden, mit gründlicheren Monatsdurchsichten und schließlich einer sorgfältigen Grundüberholung des Systems, die alle 6 Monate stattfinden sollte.

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