Fachbeiträge

Ausgabe 3 / 2001
FachbeitragIT-Tools

Die Werkzeuge des Wissensmanagements

von Egbert Föcker

Mit dem Schlagwort "Wissensmanagement" schmückt sich eine Vielzahl von Software-Systemen, verspricht dieses Etikett derzeit doch steigende Absatzzahlen. Allerdings leistet noch lange nicht jedes Tool tatsächlich einen nennenswerten Beitrag zu einem effizienten Wissensmanagement im Unternehmen. Egbert Föcker durchleuchtet den unübersichtlichen Markt der so genannten Wissensmanagement-Software und gibt einen Überblick über die verschiedenen Werkzeuge des Wissensmanagements.

Von Egbert

 

Föcker

 

Inhaltsübersicht:

 

 

 

 

 

 

Das Schlagwort

 

"Wissensmanagement" findet sich in einer Vielzahl von

 

Produktbeschreibungen von Software-Systemen. Die Anbieter dieser

 

Software-Systeme erhoffen sich damit einen besseren Absatz ihrer

 

Produkte, da das Thema Wissensmanagement zu den bedeutsamsten und

 

anspruchsvollsten Herausforderungen für Unternehmen der Wissensgesellschaft

 

gezählt wird. Jedoch nicht jedes Software-System, das sich

 

mit diesem Schlagwort schmückt, leistet auch wirklich einen

 

nennenswerten Beitrag zum Wissensmanagement in Unternehmen. Im folgenden

 

Beitrag wird der Markt für Wissensmanagement-Software durchleuchtet

 

und ein Überblick über die verschiedenen Werkzeuge des

 

Wissensmanagements gegeben.

 

Seitenanfang

 

Wissen identifizieren

 

Die Identifikation

 

der vorhandenen Wissensressourcen ist die Basis aller weiteren Aktivitäten

 

zum Aufbau eines Wissensmanagement-Systems. In diesem Schritt wird

 

eine Bestandsaufnahme durchgeführt, die vorhandenen Wissensressourcen

 

werden anhand der festgelegten Ziele bewertet und Wissensdefizite

 

aufgedeckt. Modellierungswerkzeuge bieten für diese Phase eine

 

Unterstützung. Sie erlauben die Analyse von Geschäftsprozessen

 

unter wissensorientierten Aspekten und bieten teilweise eine Visualisierung

 

der Wissensressourcen in Wissenslandkarten. Durch die grafische

 

Darstellung von Ergebnissen und Erkenntnissen wird eine verständliche

 

Gesprächsgrundlage geschaffen, die eine intensive Diskussion

 

mit den Mitarbeitern aus den verschiedenen Fachbereichen möglich

 

macht.

 

Als Beispiele

 

für Modellierungswerkzeuge seien die Produkte ARIS Toolset

 

der IDS Scheer AG, INCOME der PROMATIS AG sowie Microsoft Visio

 

genannt.

 

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Wissen dokumentieren

 

Damit Wissen

 

von Software-Systemen verwaltet, organisiert und verbreitet werden

 

kann, muss es als Information dokumentiert bzw. expliziert werden.

 

Die Dokumentation von Wissen ist der zentrale Schritt für softwarebasiertes

 

Wissensmanagement. Jedoch nicht das gesamte Wissen einer Organisation

 

kann als Information dokumentiert werden. Wissen wird häufig

 

bei der Kommunikation zwischen Personen ausgetauscht. Hier bieten

 

Diskussionsforen die Möglichkeit, asynchrone Kommunikation

 

zu unterstützen und diese für andere Personen nachvollziehbar

 

zu dokumentieren.

 

Häufig

 

ist Wissen bereits dokumentiert, liegt aber in Dokumenten vor, die

 

für andere Personen als den Ersteller selbst nicht auffindbar

 

und damit nutzbar sind. Solche Dokumente entstehen beispielsweise

 

als Berichte im Rahmen von Projekten und werden mit klassischen

 

Bürowerkzeugen wie Textverarbeitungsprogrammen und Präsentations-Software

 

erstellt. Lässt sich Wissen strukturieren, können Formulare

 

zur Erfassung und Speicherung genutzt werden.

 

Diskussionsforen

 

und Formulare sind klassische Funktionalitäten, die unter anderem

 

von Groupware-Plattformen wie Lotus Domino und Microsoft Exchange

 

angeboten werden.

 

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Wissen verwalten

 

Ist Wissen

 

oder das Wissen über Erfahrungen und Qualifikationen von Personen

 

als Information dokumentiert, so muss diese geeignet verwaltet werden.

 

Die Verwaltung von Wissen meint die Speicherung, Ablage und Bereitstellung

 

des dokumentierten Wissens. Für die Verwaltung und Recherche

 

von Dokumenten bieten sich insbesondere Dokumentenmanagement-Systeme

 

an: Dokumente, die von Dokumentenmanagement-Systemen verwaltet werden,

 

werden durch ausführliche Meta-Informationen beschrieben, die

 

für die Recherche nutzbar sind. Weitere Funktionen sind die

 

Versionsverwaltung und Mechanismen zur Vermeidung von Zugriffskonflikten

 

(z.B. über Check-in- und Check-out-Mechanismen). Neben der

 

Suche über die Meta-Informationen der Dokumente wird auch eine

 

Volltextsuche im Dokumenteninhalt geboten. Die Zahl der Anbieter

 

im Dokumentenmanagement-Markt ist sehr groß. Als Beispiele

 

seien hier die Anbieter Documentum, Hummingbird und SER genannt.

 

Wenn nicht

 

dokumentiertes Wissen, sondern das Wissen über Wissensträger

 

verwaltet werden soll, leisten Skill-Management-Systeme eine hilfreiche

 

Unterstützung. Skill-Management-Systeme erlauben die Speicherung

 

von Qualifikations- und Erfahrungsprofilen zu Personen. Während

 

in Qualifikationsprofilen strukturierte Informationen mit einem

 

zuvor festgelegten Klassifikations-Schema festgehalten werden (z.B.

 

Qualifikation "Englischkenntnisse" mit den Ausprägungen

 

"Grundkenntnisse", "fließend" und "in

 

Wort und Schrift"), erlauben Erfahrungsprofile eine freie Beschreibung

 

von Kenntnissen. Erfahrungsprofile können damit genutzt werden,

 

um Qualifikationen zu dokumentieren, die noch nicht bewertet werden

 

können oder um auf Erfahrungsprozesse hinzuweisen, die zu einer

 

bestimmten Qualifikation geführt haben. Als Anbieter von Skill-Management-Systemen

 

seien Meta4, GFT Systems und SkillView Technologies genannt.

 

 

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Skill-Management-System   METAskill von GFT Systems

 

Durch die Kopplung

 

von Skill-Management-Systemen mit Projektmanagement-Systemen kann

 

die häufig auftretende Frage beantwortet werden, ob eine Person

 

mit der richtigen Qualifikation, die für ein neues Projekt

 

benötigt wird, auch für das Projekt zur Verfügung

 

stehen kann.

 

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Wissen organisieren

 

Ziel der Organisation

 

von Wissen ist es, zum einen eine Wissensbasis zu pflegen und sie

 

damit aktuell und attraktiv zu halten und zum anderen Wissen so

 

zu klassifizieren und anzubieten, dass es zu keiner Informationsüberflutung

 

bei den Benutzern kommt.

 

Eine Basistechnologie

 

zur Unterstützung der Organisation von Wissen sind Workflowmanagement-Systeme.

 

Diese bieten einfache Freigabe- und Review-Prozesse von Informationen.

 

Auch können Informationen mit einem Zeitstempel, also einer

 

Art Haltbarkeits-Datum, versehen werden. Nach Ablauf dieses Datums

 

können Prozesse gestartet werden, die ein Überprüfen

 

und Entfernen der Informationen veranlassen. Workflowmanagement-Funktionalität

 

zur Organisation von Wissen findet sich häufig in Unternehmensportalen

 

und Content-Management-Systemen.

 

Eine andere

 

Form der Unterstützung für die Organisation von Wissen

 

bieten Klassifikations-Systeme. Diese erlernen über vorgegebene

 

Beispiele, wie Dokumente vorgegebenen Bereichen zugeordnet werden.

 

Diese Technologie, die ursprünglich für die automatische

 

Klassifikation von Eingangsdokumenten entwickelt wurde, findet vermehrt

 

Einsatz in so genannten Wissensmanagement-Systemen. Damit können

 

Dokumente mit ähnlichen Themen und Inhalten identifiziert und

 

so Benutzern, beispielsweise über ein Unternehmensportal, angeboten

 

werden. Führende Anbieter von Klassifikations-Systemen sind

 

SER und Autonomy.

 

Seitenanfang

 

Wissen verbreiten

 

Alle zuvor

 

vorgestellten Werkzeuge und Basistechnologien des Wissensmanagements

 

helfen natürlich wenig, wenn das dokumentierte Wissen nicht

 

dorthin gelangt, wo es benötigt wird. Bei den Werkzeugen zur

 

Verbreitung von Wissen kann zwischen Pull- und Push-Techniken unterschieden

 

werden: Bei Pull-Techniken wird das Bereitstellen von Informationen

 

durch den Benutzer initiiert. Bei Push-Techniken wird das Bereitstellen

 

von Informationen durch einen Absender initiiert, wobei dieser Absender

 

sowohl eine Person als auch ein Software-System sein kann.

 

Groupware-Plattformen

 

bieten Unterstützung für das Verbreiten von Wissen. Als

 

Groupware-Plattformen werden Software-Systeme bezeichnet, die verschiedene

 

Groupware-Basisfunktionalitäten für die Entwicklung von

 

individuellen Groupware-Anwendungen anbieten und damit Unterstützung

 

für Gruppen-, Team- und Projektarbeit bieten. Die Funktionalität

 

der gemeinsamen Arbeitsbereiche (shared workspaces) ist aus Sicht

 

des Wissensmanagements besonders hervorzuheben, da damit ein projekt-

 

oder teamorientierter Zugriff auf eine Vielfalt von Informationsressourcen

 

von unterschiedlichen Orten aus ermöglicht wird. Lotus Domino

 

und Microsoft Exchange sind die Marktführer in diesem Segment.

 

Integrierende

 

Retrieval-Systeme ermöglichen die Integration verschiedener

 

Informationssysteme und -quellen für Suchanfragen und ermöglichen

 

damit die gleichzeitige Suche über mehrere Informationsquellen

 

mit einer Suchanfrage. Als Beispiele für externe Informationsquellen,

 

die integriert werden können, seien Groupware-Plattformen,

 

Dateisysteme, Dokumentenmanagement-Systeme und Internet-Seiten genannt.

 

Integrierende Retrieval-Systeme findet man sowohl als separate Produkte

 

(z.B. von Hummingbird) wie auch als Bestandteil von Unternehmensportalen

 

(z.B. von Autonomy und Hyperwave).

 

Push-Kanäle

 

sind eine weitere Basistechnologie für das Verbreiten von Wissen

 

als Information. Sie basieren in der Regel auf E-Mail-Verteilern,

 

die abonniert werden können und die Historie der verbreiteten

 

Informationen archivieren und damit recherchierbar machen.

 

Im Gegensatz

 

zu Push-Kanälen arbeiten Agenten- und Notifikations-Systeme

 

regelbasiert. Sie überwachen Zustandsänderungen (z.B.

 

das Einstellen eines neuen Dokumentes zu einem bestimmten Thema)

 

und benachrichtigen den Besitzer des Agenten- bzw. Notifikations-Systems.

 

Eines der wichtigsten

 

Werkzeuge für die Informationsversorgung von Wissensarbeitern

 

sind Unternehmensportale. Unternehmensportale bieten zentralen Zugriff

 

auf Informationen. Es können vier Typen von Unternehmensportalen

 

unterschieden werden:

 

     

     

  • Publishing

     

    Portals

  •  

  • Collaborative

     

    Portals

  •  

  • Decision

     

    Portals

  •  

  • Operational

     

    Portals

  •  

     

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Typen   von Unternehmensportalen

     

 

Aus Sicht des

 

Wissensmanagements sind die Publishing und Collaborative Portals

 

von besonderem Interesse, da diese für das Verbreiten von dokumentiertem

 

Wissen besonders geeignet sind. Publishing Portals haben ihren Dienste-Schwerpunkt

 

in der Bereitstellung von Informationen und werden zumeist über

 

Content-Management-Systeme realisiert. Häufig ermöglichen

 

Publishing Portals eine Personalisierung des Informationsangebotes

 

auf die Informationsbedürfnisse des Benutzers. Als Anbieter

 

findet man in diesem Marktsegment z.B. die Firmen Autonomy, Hyperwave,

 

Verity, Gauss und Infopark. Collaborative Portals ermöglichen

 

neben der Publikation von Informationen die Zusammenarbeit von Personen

 

über verschiedene Standorte hinweg. Dazu werden über das

 

Portal Groupware- und Dokumentenmanagement-Funktionen angeboten.

 

Open Text, Hyperwave und Documentum zählen zu den bedeutenden

 

Anbietern von Collaborative Portals.

 

 

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Collaborative   Portal Livelink von Open Text

   

 

Seitenanfang

 

Ganzheitliche Wissensmanagement-Systeme

 

Unternehmensportale

 

machen einen wesentlichen Trend erkennbar: Das Zusammenwachsen von

 

Wissensmanagement-Basistechnologien zu ganzheitlichen Wissensmanagement-Systemen.

 

Der separate Einsatz der meisten Wissensmanagement-Basistechnologien

 

bringt in der Regel einen vergleichsweise kleinen Nutzen. Werden

 

die einzelnen Technologien jedoch intelligent zu einer integrierten

 

Wissensmanagement-Lösung kombiniert, so wächst der Nutzen

 

für eine Organisation um ein Vielfaches.

 

Ganzheitliche

 

Wissensmanagement-Systeme sollten die Phasen Wissen dokumentieren,

 

Wissen verwalten, Wissen organisieren und Wissen verbreiten unterstützen.

 

Auch die Unterstützung von mobilen Mitarbeitern nimmt an Bedeutung

 

zu und sollte entsprechend berücksichtigt werden. Allerdings

 

darf bei der Auswahl eines geeigneten Wissensmanagement-Systems

 

für eine Organisation nicht vergessen werden, dass die Einführung

 

und der Betrieb einer solchen Lösung auch umfangreiche organisatorische

 

Maßnahmen erfordert.

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