Fachbeiträge

Ausgabe 9 / 2018
FachbeitragDokumentenmanagement

Das Wissen in PDFs erhalten

von Sebastian Schütze

Zweifelsohne ist PDF das beliebteste Format, mit dem Unternehmen untereinander Dokumente austauschen. Allerdings befinden sich nicht selten unterschiedlichste Werkzeuge im Einsatz, um Dateien nach PDF zu konvertieren oder PDF-Dateien zu erstellen. Kein Wunder also, dass in Unternehmen der Überblick verlorengeht, welche Lösungen in welcher Abteilung oder am Arbeitsplatz der Mitarbeiter installiert sind und für welchen Anwendungsfall sie eingesetzt werden. Der Posteingang konvertiert gescannte Dokumente nach PDF, aus E-Mails oder SAP-Journalen werden PDF-Dateien erzeugt. Die Liste lässt sich, je nach Unternehmensgröße, nahezu endlos fortsetzen. Hinzu kommt die „Speichern unter“-Funktion, die fast jede Softwareapplikation bietet.

Inhaltsübersicht:

Um wieder Herr über den so entstandenen PDF-Zoo zu werden, sollten sich Unternehmen zum Ziel setzen, PDFs nach einheitlichen Qualitätskriterien zu erstellen bzw. konvertieren. Dieses lässt sich über eine zentrale Serverlösung realisieren. Sie bildet Dokumente einheitlich im PDF-Format ab, unabhängig davon, mit welchem IT-System sie erzeugt werden und welches Format sie ursprünglich hatten bzw. aus welcher Quelle sie stammen. Es empfiehlt sich dabei, die Prozesse rund um die Erstellung in einem Shared Service zusammenzuführen und zu zentralisieren (Conversion as a Service). So erhalten die Experten die Kontrolle zurück und definieren Konvertierungsprozesse, wodurch die Anwender von technischer Unsicherheit befreit werden.

Hoher Standardisierungsgrad als Zielsetzung

Der entscheidende Vorteil einer zentralen Konvertierungslösung ist, dass Vorgaben für „gute“ PDF-Dateien hinterlegbar sind, die für sämtliche angeschlossene Clients gelten. Damit wird ein hoher Standardisierungsgrad im Handling von PDFs erreicht. Außerdem können innerhalb des Servers neue Anforderungen umgesetzt werden, die dann wiederum von allen Mitarbeitern nutzbar sind. Gibt beispielsweise die Unternehmensleitung vor, dass künftig sämtliche Verträge, die in PDF vorliegen, im PDF/A-Format aufzubewahren sind, dann kann die IT dies relativ einfach am Server konfigurieren. Sie muss nicht mehr jede Abteilung einzeln ansteuern, um entsprechende Einstellungen vorzunehmen.

Mit Pragmatismus zur Implementierung

Die Herangehensweise bei der Evaluierung bzw. Einführung einer solchen Lösung sollte pragmatisch sein. Zunächst müssen die Anforderungen möglichst detailliert definiert werden. Diese bilden dann die Grundlage für die Marktanalyse. Hierbei sollten Unternehmen von vornherein darauf achten, dass die in Frage kommenden Anbieter eine detaillierte Dokumentation zur Verfügung stellen. Darüber hinaus ist eine gute Integrierbarkeit in die bestehende IT-Umgebung wichtig. Letztere lässt sich über Web Services realisieren, denn diese sind universell adressierbar und mit jedem Rechner oder einem Smartphone bzw. Tablet, unabhängig von der Programmiersprache, erreichbar. Darüber hinaus können die Web Services entweder über eine sich selbst beschreibende Schnittstelle, die Web Services Description Language (WSDL), einfach und plattformunabhängig verwendet werden oder mit Hilfe von RESTful APIs gleichbedeutend realisiert werden.

Sind entsprechend passende Lösungen evaluiert, geht es in die Testphase. Die Projektverantwortlichen setzen dafür unterschiedliche Workflows auf, beispielsweise zum Konvertieren der digitalisierten Dokumente im Posteingang oder für die E-Mail-Archivierung. Die notwendigen Funktionalitäten werden je nach Notwendigkeit in einem Rating-Verfahren bewertet. Dabei empfiehlt es sich, sowohl Entwickler als auch Anwender einzubeziehen.

Praxisbeispiel

Die beschriebene Vorgehensweise hat kürzlich ein namhafter Fahrstuhlhersteller bei der Evaluierung einer zentralen Konvertierungslösung durchgeführt. Die Motivation war, standardisierte Prozesse rund um PDF-Dokumente zu schaffen und flexibel bei der Umsetzung neuer Anforderungen zu sein. Eine weitere Voraussetzung bestand darin, dass die Kosten für die PDF-Erstellung genau den jeweiligen Abteilungen zuzuordnen sind.

Insgesamt bewertete das Unternehmen neun Komplettlösungen bzw. Software Development Kits anhand der 30 definierten Anforderungen. Der Rendition Server von Foxit überzeugte in der Umsetzung und schnitt am besten ab. Beim Foxit Rendition Server handelt es sich um eine zentrale Plattform zur Dokumentenkonvertierung. Er punktete unter anderem im Hinblick auf Flexibilität bei der Umsetzung von Konvertierungsverfahren, Integrationsfähigkeit in vorhandene IT-Strukturen, Schnelligkeit, der Möglichkeit des Load Balancings und Priorisierung sowie eine umfassende Dokumentation. Da das Unternehmen sich stark auf Cloud-Technologien von Microsoft spezialisiert hat (Azure), wurde der Rendition Server als positiv hervorgehoben, weil er sich während der Testphase leicht in der Azure Cloud integrieren lassen konnte. Ebenfalls hat das Unternehmen positiv bewertet, dass der Foxit Rendition Server in Deutschland entwickelt wird und dort das Support-Team sitzt.

Fazit

Eine serverbasierte Lösung ist die Grundlage für eine betriebssichere, hoch skalierbare Infrastruktur für Prozesse zur PDF-Konvertierung in gleichbleibend hoher Qualität. Unternehmen können auf Dokumente bezogene Richtlinien (Document Policies) umsetzen, regulatorische Anforderungen mit entsprechenden Verfahrensdokumentationen, Audit Trails oder Compliance-Überprüfungen erfüllen. Zusätzlich haben sie in einem System alle Daten, um die Services mit den Mandanten, z. B. Niederlassungen oder Abteilungen, abzurechnen. Damit ersetzt eine solche Lösung zahllose, dezentral aufgesetzte PDF-Export- und -Konvertierungsprodukte. Insgesamt gesehen, haben Unternehmen so die Sicherheit, dass das vorhandene Wissen in PDF-Dateien erhalten und auswertbar bleibt.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

wissensmanagement Heft 5 / 2018
Praxis Wissensmanagement       Advertorial

Leistung steigern durch die Weiterentwicklung von Wissen – Fortschritt mit WBI Wissensmanagement

von Guntram Meusburger

Artikel lesen


wissensmanagement Heft 4 / 2018
Digitalisierung       IT-Tools

Digitale Personalakte für die Ewigkeit?

von Dietrich von Seggern

Artikel lesen


wissensmanagement Heft 4 / 2018
Praxis Wissensmanagement       Advertorial

Wissen teilen macht erfolgreich! Mit der WBI Methode Wissen einfach im gesamten Unternehmen bereit stellen

von Andreas Sutter

Artikel lesen


Online Fachbeiträge Ausgabe 4 / 2018
Fachbeitrag       IT-Sicherheit

DSGVO-konform dank Dokumentenmanagement: Sechs Tipps zu Datenschutz & Datensicherheit

Artikel lesen


wissensmanagement Heft 2 / 2018
Praxis Wissensmanagement       Advertorial

Der pragmatische WBI Wissensmanagement Prozess aus der Praxis für die Praxis

von Andreas Sutter

Artikel lesen