Fachbeiträge

Ausgabe 7 / 2019
FachbeitragDokumentenmanagement

Business Collaboration, Workflows und Produktivität mit Enterprise Content Management verbessern

von Frank Kettenstock

Früher haben Unternehmen ihre Dokumente papierbasiert in Aktenschränken aufbewahrt, die etliche Meter in Räumen beansprucht haben. Die Inhalte waren oftmals unstrukturiert, schwer zugänglich und vor allem schwierig zu aktualisieren sowie zu teilen. In unserer heutigen digitalen Arbeitswelt haben sich die Dinge geändert. Papierdokumente werden gescannt, in Bilddokumente umgewandelt, komprimiert, konvertiert in PDF-Dateien sowie mit Optical Character Recognition (Abk.: OCR; dt.: Optische Zeichenerkennung) versehen. Somit sind Texte volltextdurchsuchbar und lassen sich digital bearbeiten bzw. kopieren. Auf dieser Basis haben Unternehmen neue Prozesse implementiert, in denen Dokumente und ausgefüllte Formulare, wann immer möglich, digital erstellt und gespeichert werden. Damit konnten der Einsatz und der Verbrauch von Papier drastisch gesenkt werden, was die Effizienz früherer Prozesse maßgeblich beeinträchtigt hatte.

Inhaltsübersicht:

Leichterer Zugriff, höhere Sicherheit, bessere Collaboration

Die Digitalisierung papierbasierter Prozesse und Dokumente ist also weitestgehend gelungen. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie Unternehmen ihre Dokumente aufbewahren können, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg leicht zugänglich zu machen. Viele Unternehmen setzen dafür Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMs) als zentralen Ablageort für ihre Dokumente und ausgefüllten Formulare ein. ECM-Systeme bringen viele Vorteile mit sich, einschließlich höherer Sicherheit, gesteigerter unternehmens- und branchenübliche Compliance, verbesserter Zugänglichkeit, Automatisierung von Workflows und Zusammenführung verwendeter Inhalte. Aber der wahrscheinlich größte Nutzen liegt in den kollaborativen Möglichkeiten, die ECM-Systeme bieten. Denn sie befähigen jeden Endbenutzer, der über die entsprechenden Rechte verfügt, von jedem Ort, von jedem Gerät und zu jeder Zeit, universell auf die Dokumente zuzugreifen.

ECM in Anwaltskanzleien

Ein gutes Beispiel ist eine Anwaltskanzlei. Wenn ein Anwalt mit einem Mandanten bei einem Außer-Haus-Termin ist, kann er weiterhin einfach auf relevante Dokumente zugreifen und sie nach Bedarf bearbeiten. Der durch das ECM befähigte Prozess beschleunigt den Workflow, reduziert Kosten und verbessert die Zusammenarbeit sowie Zufriedenheit von Anwalt und Mandanten.

Die ordnungsgemäße Bereitstellung von Unternehmenslösungen ist allerdings mit vielen Herausforderungen verbunden und die Bereitstellung von ECM-Systemen ist dabei keine Ausnahme. Dazu gehört vor allem die Benutzerakzeptanz. Ist diese nicht gegeben, weil der Endbenutzer das ECM als zu aufwendig, kompliziert oder bedienerunfreundlich empfindet, schmälert dies den Erfolg der eingesetzten Lösung. Ist sich ein Endbenutzer nicht sicher, wann und für welche Dokumente er das ECM-System einsetzen soll, führt dies häufig zu wild verstreuten Dokumenten, die in verschiedenen Speicherorten abgelegt sind. Im schlimmsten Fall befinden sich die Dokumente direkt auf den lokalen Geräten. Diese verteilten Ablageorte machen es für IT-Abteilungen schwierig – wenn nicht sogar unmöglich –, sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß gespeichert sind und der Zugriff für die Benutzer, die diese Dokumente für ihre Arbeit benötigen, gewährleistet ist.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Um diese Herausforderung zu meistern, hat es sich bewährt, dass die unternehmensweit eingesetzte Software zur Dokumentenerstellung – wie beispielsweise Textverarbeitungsprogramme und PDF-Editoren – eng in das ECM integriert sind. Dabei sollten unbedingt folgende Punkte berücksichtigt werden:

  1. Endbenutzer müssen in der Lage sein, einen „Ort hinzufügen“ zu können. Ein Ort kann jedes Remote-System zur Dokumentenspeicherung sein, z. B. ein ECM-System oder ein Cloud-Speicher. Nach der einmaligen Erstkonfiguration, bei der eine Identifizierung des Speicherorts des ECMs und der Anmeldeinformationen durchgeführt wird, können die Benutzer auf Dateien im ECM-System dann so zugreifen, als wäre es ein Laufwerk auf ihrem lokalen System. Das beseitigt alle Probleme, die die (vermeintlich) schwierige oder aufwendige Anwendung des ECMs betreffen. In der Regel ermöglichen Dokumentenlösungen, dass die IT-Abteilung sämtliche anderen Speicheroptionen deaktivieren kann, sodass Endbenutzer keine andere Wahl haben, als das ECM-System als Ablageort zu verwenden.

  2. Endbenutzer sollten Dokumente „öffnen“ sowie „auschecken und öffnen“ können. Die Option „Öffnen“ erlaubt dem Benutzer lediglich das Betrachten einer schreibgeschützten Version des Dokuments. Beim „Auschecken und Öffnen“ kann der Benutzer das Dokument bearbeiten und Änderungen vornehmen. Anschließend kann er durch Klicken auf „Einchecken und Speichern“ die Änderungen als eine neue Version des Dokuments im ECM-System speichern. Hierbei ist nochmals zu betonen, dass sich durch die Verwendung der bevorzugt eingesetzten Software zur Dokumentenerstellung die Beschwerden der Endbenutzer – „es ist zu kompliziert“ oder „es ist zu aufwendig“ – wesentlich reduzieren lassen. Denn die Benutzer merken quasi nichts mehr von dem ECM und können dennoch dessen volles Potenzial ausschöpfen.

Die Rolle des PDF-Formats

Die Verwendung von PDF als einheitliches Dateiformat für Dokumente in einem ECM-System kann die Nutzung, Einhaltung und Zusammenarbeit ebenfalls erheblich verbessern. PDF ist weit verbreitet und universell nutzbar. Mithilfe eines PDF-Editors lassen sich die Zugänglichkeit und die Bearbeitungsmöglichkeiten für alle Benutzer einfacher sicherstellen.

Eine grundlegende Anforderung bei der Wahl eines geeigneten ECM-Systems sollte daher immer die Integration in die unternehmensintern verwendeten Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramme, den PDF-Editor und die E-Mail-Software sein. Diese Verbindung sollte gleichermaßen für Desktop-Systeme und mobile Geräte vorhanden sein, sodass Mitarbeiter im Büro, unterwegs und von zu Hause aus arbeiten können. Die Integration kann von der Dokumentensoftware oder von Konnektoren der ECM-Software geleistet werden und sollte ein Kriterium bei der Evaluation verschiedener ECM-Alternativen sein.

Fazit

Die Wahl eines passenden unternehmensinternen ECM-Systems, dessen erfolgreiche Bereitstellung und der zweckmäßige Aufbau der Prozesse stellen eine schwierige Aufgabe dar. Die richtige ECM-Lösung hilft jedoch, Prozesse zu automatisieren, die Produktivität zu steigern, die Zugänglichkeit zu verbessern und vor allem die Teams in einem Unternehmen zu ermutigen, besser zusammenzuarbeiten. Um die Erfolgschancen zu steigern sowie sicherzustellen, dass die Endbenutzer das System optimal und vollumfänglich nutzen, ist es entscheidend, eine Lösung zu wählen, die eine enge Integration von Dokumentensoftware und ECM zulässt. Indem die IT die Komplexität des Back-End-ECM-Systems von Endbenutzern fernhält und ihnen vertraute Arbeitsabläufe und benutzerfreundliche Software zur Verfügung stellt, lassen sich die größten Schwierigkeiten bei der Einführung von ECM-Systemen lösen sowie die Benutzerakzeptanz erheblich steigern.

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