2012/10 | Fachbeitrag | DMS

Alles, was den Posteingang smart macht – die DMS EXPO hat’s

von Dr. Martina Ludewig

Inhaltsübersicht:

• Inhalte erfassen und klassifizieren
• Den Posteingang im Griff
• Rechnungseingangsbearbeitung: schneller, günstiger, transparenter

Traditionell gehören die intelligente Dokumenterfassung und -klassifizierung sowie die effiziente Posteingangs- und Rechnungsverarbeitung zu den Kernthemen der DMS EXPO– schließlich sind sie Ausgangspunkt für ein durchgängiges elektronisches Informationsmanagement. Denn alles, was von außen ins Unternehmen gelangt, muss möglichst rasch und effizient zur weiteren Verarbeitung in den digitalen Informationsfluss eingespeist werden. s

Inhalte erfassen und klassifizieren

Bevor ein eingehendes – papierbasiertes oder elektronisch erzeugtes – Dokument verteilt und bearbeitet werden kann, muss zunächst einmal sein Inhalt erfasst und klassifiziert werden. Eine weitgehende Automatisierung dieser Prozesse sorgt für erhebliche Effizienzgewinne und hat maßgeblichen Einfluss z.B. auf die Kundenzufriedenheit. Mit der Komponente 3-Heights PDF Extract von der PDF Tools AG (Stand 5 B78) können beispielsweise Inhalte wie Produkt- und Kundendaten sowie Eigenschaften (Metadaten) aus PDF-Dokumenten schnell und effizient ausgelesen werden. Die Resultate werden anschließend in Datenbanken gespeichert, für Auswertungen und Statistiken genutzt oder zur Sicherstellung von firmeninternem Wissen archiviert. Auch die LuraTech Europe GmbH (Stand 5 B52) bietet mit ihrem PDF Compressor – jetzt neu in der Version 6.0 – eine intelligente Lösung für die Bearbeitung gescannter oder elektronischer Dokumente. Sie ermöglicht die Kompression, Wandlung nach PDF(/A), Zeichenerkennung (OCR), Klassifikation sowie Formulardatenextraktion bei höchsten Geschwindigkeits- und Genauigkeitsraten und unterstützt zudem den kommenden Normteil PDF/A-3. Speziell für die Fax-Verarbeitung hält die norpa GmbH (Stand 5 A34) ein automatisiertes Data-Capture bereit: Unternehmen können damit den täglichen Fax- und Briefeingang anhand der aus den Dokumenten erkannten Informationen wie Vorgangsnummern, Postleitzahlen oder Aktenzeichen verteilen. Über ein Mapping wird der zuständige Bearbeiter ermittelt, der dann das Fax per E-Mail zur weiteren Bearbeitung erhält.

Den Posteingang im Griff

Auch die macros Reply GmbH (Stand 5 C55) kann in ihrem Portfolio eine Lösung für die effiziente Verteilung des Posteingangs vorweisen. Mit ihrer Produktneuheit macros eDistribute steuern Fachbereiche und Abteilungen selbstständig, welche Dokumente auf welche Team- oder Einzelpostkörbe geroutet werden. In übersichtlichen Oberflächen definieren und verwalten sie autark die versionierbaren Verteilregeln und -kriterien. Wer diese Aufgaben lieber extern erledigen lassen will, kann sich an die BÜROTEX metadok GmbH (Stand 5 E51B) wenden: Der DMS-Dienstleister ist spezialisiert auf die Erfassung und Weiterverarbeitung von Dokumenten in der regioCloud24. Ein hoher Automatisierungsgrad der Abläufe und Prozesse gestattet den flexiblen Einsatz in allen Bereichen der Dokumentenverarbeitung, besonders bei Posteingangs-, -E-Invoicing- und E-Billing-Prozessen.

Die komplette Palette an Posteingangslösungen, Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Archivierung und E-Mail-Eingangsmanagement decken die EMC Deutschland GmbH und ihr Partner InovoOlution GmbH (Stand 5 C53) ab. Mit der Input-Management-Plattform von InovoOlution lässt sich der gesamte Post- und Rechnungseingang automatisieren. Dazu zeigt EMC Produktneuheiten von InputAccel 7 und Dispatcher über eInput bis Intelligent Cloud Capture.

Rechnungseingangsbearbeitung: schneller, günstiger, transparenter

Die Rechnungseingangsverarbeitung stellt für viele Unternehmen den ersten Schritt zum „Digital Mailroom“ dar. Zahlreiche Aussteller auf der DMS EXPO zeigen hierzu spezielle Lösungen mit ausgefeilten Funktionen. So verspricht beispielsweise die SAPERION AG (Stand 5 C55) mit ihrer Lösung SAPERION ECM Accounts Payable die Durchlaufzeiten der Rechnungsbearbeitung um bis zu 60 Prozentzu verkürzen. Die Software automatisiert den Rechnungseingangsprozess, indem sie die Belege erfasst, mit vorhandenen Informationen aus dem ERP-System abgleicht, sie an die zuständigen Rechnungsfreigeber leitet und schließlich ihre gesetzeskonforme Archivierung unterstützt. Auch am Stand der OPTIMAL SYSTEMS GmbH (Stand 5 E32) können sich Interessenten über alle Aspekte rund um die elektronische Rechnung informieren – einschließlich der neuen Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch mit oder ohne Signatur. „Vielen Unternehmen ist noch nicht ganz bewusst, wie viel Zeit und Geld sie durch den Versand elektronischer Rechnungen und die automatische Bearbeitung einsparen könnten. Dabei ist es ein sehr gewinnbringender erster Schritt hin zu effizienterem, papierlosem Arbeiten“, so Dr. Olaf Holst, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Ebenfalls mit einer neuen Lösung reist die id-netsolutions GmbH (Stand 5 A11) zur DMS EXPO 2012: Mit docufied smartINVOICE lassen sich automatisch klassifizierte Buchhaltungsbelege archivieren, Aufgaben digital verteilen – inklusive möglicher Eskalationsszenarien –, Skontofristen überwachen sowie Übersichten und Standardexportroutinen für verschiedene Buchhaltungssysteme liefern: „Das Modul vereinfacht die Prozesse im Rechnungswesen enorm und wird unsere Besucher begeistern“, ist sich Geschäftsführer Adrian Ave sicher.

Fündig in puncto umfassender Rechnungsverarbeitung werden Messebesucher auch bei der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH (Stand 5 B53). Mit ihrer Software FIS/edc werden Eingangsrechnungen zunächst gescannt, dann liest eine OCR-Erkennungssoftware die relevanten Daten aus und gleicht sie mit in SAP hinterlegten Stammdaten ab. Ein Rechnungseingangsbuch in FIS/edc stößt anschließend die Freigabeprozesse an. Für Anwender des DMS-Systems lobodms hat die DM Dokumenten Management GmbH (Stand 5 B52) ihr Portfolio im Zuge der Partnerschaft mit der I.R.I.S. AG erweitert. Das IRISXtract Solution Package Accounts Payable ist eine Applikation zur automatischen Erkennung elektronischer und papierbasierender Rechnungen. Durch die Schnittstelle zu lobodms können Eingangsrechnungen klassifiziert und zur weiteren Bearbeitung oder Archivierung abgelegt werden.

Mit dem Modul PHOENIX EasyInvoice für die Rechnungsprüfung steht auch für das Workflow-orientierte DMS PHOENIX von der IQUADRAT AG (Stand 5 C55) die Möglichkeit bereit, Rechnungen durchgängig digital zu bearbeiten. PHOENIX EasyWorkFlow verwaltet alle Informationen zur Belegprüfung sowie die Belege selbst und enthält ein Workflow-Management-System, um den gesamten Ablauf der Rechnungsbearbeitung zu steuern und Skonti voll auszuschöpfen. Auch die BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH (Stand 5 B52) hat die gesamte Rechnungsverarbeitung im Blick: Sie bietet mit dem System Unides / Uniarchiv eine Komplettlösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und Archivierung. Der Rechnungsleser Unides, der neben OCR und der Freiform-Datenextraktion auch eine formelle Prüfung des Belegguts im Sinne des UStG ermöglicht, kann über flexible Schnittstellen sowohl Finanzbuchhaltungs- als auch externe DMS-Anwendungen ansprechen. Ein Workflow-Server mit passendem Webclient sorgt zudem für die Rechnungsfreigabe und den Onlinezugriff auf das Belegarchiv.