Der erste Siegeszug der Portale war vor allem ihrer Fähigkeit zu verdanken, Wissen zentral verfügbar zu machen und so die Produktivität von Mitarbeitern zu erhöhen. In der zweiten Stufe der Portalevolution kamen Communities und so genannte Collaboration-Funktionen hinzu. Mit ihrer Hilfe konnten funktional oder inhaltlich zusammengehörige Gruppen von Mitarbeitern gemeinsam an Projekten arbeiten. So wurden viele Abläufe beschleunigt und Effizienzgewinne erzielt.
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