Artikel-Archiv
wissensmanagement Heft 4 / 2015
Titelthema
E-Government: Digitale Prozesse für die vernetzte Verwaltung
Endlose Schlangen vor dem Einwohnermeldeamt, langes Warten bei der Zulassungsstelle – genau dieses Bild soll schon bald der Vergangenheit angehören. E-Government verspricht, den Kontakt zwischen Bürgern und Verwaltungen zu vereinfachen. Es verschlankt inner-behördliche Prozesse, spart Zeit und Geld. Digitalisierung heißt hier das Zauberwort. Mit ihr einher gehen kurze Wege und direkte Kommunikation. Doch das ist noch längst nicht in allen Behörden Realität. Aber die Zeit drängt: Ab 2020 sind alle Bundesbehörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Was bedeutet das für die Verwaltungspraxis? Wie lassen sich E-Administration und E-Democracy umsetzen? Und wie sieht gelebtes E-Government aus? Antworten und Praxisbeispiele finden Sie in der aktuellen Ausgabe von „wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“.
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Editorial
Dokumentenmanagement | Von der Verwaltung zum Social Business?
von Oliver Lehnert
E-Government, vernetzte Verwaltung, Behörden 2.0 – Schlagworte gibt es, wie so oft, viele. Sie alle beschreiben den Weg von öffentlichen Ämtern hin ins digitale Zeitalter. Der Pfad dorthin ist oft steinig. Doch die Zeit drängt: Es bleiben nur noch 4,5 Jahre – dann sind alle Bundesbehörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. So sieht es das E-Government-Gesetz vor. Eine Mammut-Aufgabe, der sich die Verwaltungen derzeit stellen. Denn in vermutlich keinem anderen Bereich ist das Dokumentenaufkommen so groß wie bei den Behörden. Hinzu kommen rechtliche Aspekte – von Aufbewahrungsfristen über Dokumentationspflichten bis hin zum Datenschutz. Warum die Zeit knapp werden könnte bis 2020 und welche Hürden es auf dem Weg zum Erfolg zu überwinden gilt, beschreibt E-Government-Experte Stefan Kirchner in unserem Titelthema ab Seite 26.
Praxis Wissensmanagement
Social Media | Technik, Kultur & Rechtslage: Die größten Hürden auf dem Weg zum Social Business
von René Werth
Dauern in Ihrem Unternehmen Abstimmungszyklen oft zu lange? Suchen Sie oft eine gefühlte Ewigkeit nach Informationen oder Personen für die Beantwortung von Fragen? Häufig liegt dies an der immer komplexer werdenden Zusammenarbeit: Der nächste Kollege sitzt einige hundert Kilometer entfernt und der Geschäftspartner vielleicht sogar in einem anderen Land. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden neue Anwendungen an die Hand geben müssen, um besser zusammenarbeiten und Entscheidungen schneller treffen zu können. Dabei setzen sie auf Anwendungen wie Instant Messaging, Social Networking, Wikis und Dokumenten-Sharing – Lösungen, für die sich die Begriffe Social Business oder Enterprise Social Software bereits etabliert haben. Bei der Realisierung solcher Projekte treten jedoch regelmäßig Hindernisse auf. Diese lassen sich mit einer entsprechenden Vorbereitung und Planung aber gut überwinden.
lesenWissenstransfer | Enterprise Social Media: Warum Mitarbeiter Wissen teilen
von Henning Rode, Johannes Görg, Stefan Süß
In den vergangenen zwei Dekaden hat die Ressource Wissen für Unternehmen immens an Bedeutung gewonnen. Mittlerweile ist von einer Knowledge Economy die Rede, in der Wissen für viele Unternehmen die einzige Quelle dauerhafter Wettbewerbsvorteile ist. Der permanente Zuwachs an unternehmensextern und -intern verfügbaren Informationen, die wachsende Wissensintensität von Produkten und Dienstleistungen und die standortverteilte Leistungserstellung erschweren jedoch zunehmend die effiziente und effektive Informationsbereitstellung im betrieblichen Leistungserstellungsprozess. Es mehren sich Berichte, dass wissensintensive Unternehmen mit dem Einsatz herkömmlicher Informations- und Kommunikationstechnologien zunehmend an Grenzen stoßen.
lesenInterview | Abenteuerlustig: Mitarbeiterbindung bei der Jochen Schweizer Unternehmensgruppe
von Jochen Schweizer
Seifenkistenrennen, Klettern im Hochseilgarten, Skifahren, Autorennen – und das alles im Auftrag des Arbeitgebers? Außergewöhnliche Events finden mehr und mehr Eingang in die Unternehmenswelt. Statt wie bisher satte Prämien auszuschütten, setzen die Firmen in punkto Mitarbeiterbindung und -motivation zunehmend auf Incentives der besonderen Art. Das Ziel dabei: emotionale Erlebnisse schaffen, die lange im Gedächtnis bleiben. Da kann die Weihnachtsfeier schon einmal zu einer Krimiinszenierung werden oder der Teamauftakt im Flugsimulator stattfinden. Jochen Schweizer, der ehemalige Stuntman und Wegbereiter des Bungee Jumping in Deutschland, ist der Inbegriff, wenn es um besondere Erlebnisse geht. Sein Unternehmen bietet mittlerweile mehr als 1.700 unterschiedliche Erlebnisse an über 10.000 Orten in Deutschland, Österreich und der Schweiz an – vom Fallschirmsprung bis zum Candle Light Dinner. Doch seine Angebote kommen mittlerweile nicht nur im privaten Umfeld zum Einsatz, auch Firmen haben das Außergewöhnliche für sich entdeckt. So auch Jochen Schweizer selbst. Mitarbeiterbindung ist für ihn und sein Unternehmen der entscheidende Baustein auf dem Weg zum Erfolg. Wie sieht Mitarbeitermotivation in der Jochen Schweizer Unternehmensgruppe aus? Und was können andere Unternehmen sich davon abschauen? „wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“ hat bei Jochen Schweizer nachgefragt.
Titelthema
Social Media | Verwaltungsausbildung: Digitalisierung? Fehlanzeige!
von Thomas Langkabel
Deutschland steht vor einem tiefgreifenden digitalen Wandel, der alle Lebens- und Arbeitsbereiche erfasst. Während die Wirtschaft sich bereits sehr konkret mit der digitalen Transformation beschäftigt, hinkt die öffentliche Verwaltung mit ihren Strukturen noch deutlich hinterher. Hier ist Basisarbeit gefragt.
lesenBest Practice | Die smarte Verwaltung zwischen Vision & Wirklichkeit
von Eva Bischoff
Vom Kleinbetrieb über den produzierenden Mittelstand bis hin zum weltweiten Großkonzern hält die Digitalisierung zunehmend Einzug in den Unternehmensalltag. Doch wie verhält es sich mit der Verwaltung in Ländern, Städten und Gemeinden? Wie smart sind die deutschen Behörden? Die Antwort: bereits smarter als noch vor einigen Jahren – Tendenz steigend.
lesenBest Practice | Wissensverlust verhindern: Berliner Senatsverwaltung setzt auf Social Collaboration
von Christoph Herzog
Die Bevölkerung hierzulande wird immer älter. Das ist auch für die öffentliche Verwaltung eine Herausforderung, denn zahlreiche Mitarbeiter scheiden altersbedingt aus und nicht immer können freigewordene Stellen problemlos neu besetzt werden. Um zu verhindern, dass Verwaltungen mit dem Personal auch ein gewaltiges Maß an Know-how verlieren, wird effektives Wissensmanagement immer wichtiger. Die Berliner Senatsverwaltung für Finanzen gehört zu den Behörden, die auf clevere Software setzen, um dem drohenden Wissensverlust Herr zu werden.
lesenDokumentenmanagement | Bis 2020 zur E-Akte – die Zeit drängt
von Stefan Kirchner
Die elektronische Akte (E-Akte) wird in verschiedenen Abteilungen und auf unterschiedlichsten Verwaltungsebenen eingesetzt. Das Spektrum der Anwendungen reicht von der elektronische Bauakte bis hin zur elektronischen Personalakte. Bis zum Jahr 2020 müssen Bundesbehörden dem E-Government-Gesetz folgen und ihre Akten elektronisch führen – ein Schritt in Richtung nutzerfreundlichere, umweltbewusstere und einfachere Verwaltung. Wer denkt, bis dahin sei noch viel Zeit, der täuscht sich. Denn die Einführung der elektronischen Akte gilt es, von langer Hand vorzubereiten.
lesenWissensgesellschaft | Neue Prozesse auf dem Weg zum Digitalen Deutschland
von Helmut Drüke
An der Gesetzeslage liegt es jedenfalls nicht, wenn die Umsetzung von E-Government-Initiativen in Deutschland noch nicht so weit ist, wie sie sein könnte. In den vergangenen Jahren sind in Deutschland sogar bahnbrechende Gesetze in diesem Bereich erlassen worden. Von der Änderung des Grundgesetzes in Art. 91 mit der Verbesserung der Bund-Länder-Kooperation über das Personalausweisgesetz mit der Einführung der elektronischen Identität (eID) bis zum E-Government-Gesetz mit der Einführung von E-Akte und ersetzendem Scannen – um nur einige zu nennen. All diese Gesetze sind geeignet, die Verwaltungsarbeit in der Bundesverwaltung und – durch synchrone Landesgesetzgebung – auch in den Landesverwaltungen effektiver und servicefreundlicher zu gestalten, kurz: modernes E-Government Realität werden zu lassen.
Dokumentation + Kommunikation
Wissenstransfer | Internationale Raumstation: Wie das Transportsystem ATV sein Projektwissen bewahrt
von Siegmar Pallaschke, Roberta Mugellesi Dow, Mike Steinkopf
Was macht man, um das Know-how, das innerhalb eines Projekts erarbeitet wurde, nicht zu verlieren? Aufbewahrung des Projektwissens ist eine weitreichende Aufgabenstellung. Sie könnte als fortlaufende Speicherung während des Projektablaufs verstanden werden, wo auch Wissensteilung durch Teamarbeit und Interessensgruppen hinzukämen. Im Folgenden soll jedoch vor allem das Abspeichern am Projektende (oder am Ende einer Phase) betrachtet werden. Es geht folglich nicht um die Durchführung eines Projekt-Debriefings mit Zusammenfassungen der Schlüsseldaten, sondern um das Speichern des gesamten Projektwissens für mögliche Nachfolgeprojekte. Dafür ist ein gewisser Aufwand der Aufbereitung erwünscht, nicht nur ein einfaches Kopieren aller Dateien auf einen anderen Datenträger. Denn je häufiger eine Wiederverwendung möglich ist, desto besser sollte die Abspeicherung aufbereitet sein. Und es muss eine Abwägung zwischen dem heutigen Aufwand und dem späteren Nutzen (Zeitgewinn) durchgeführt werden.
lesenIT-Tools | Effizientes Projektmanagement mit neuen Software-Tools
von Katja Heumader
Sowohl in großen als auch in kleinen und mittleren Unternehmen wird Projektarbeit immer wichtiger. Experten gehen davon aus, dass sich die Organisationsstrukturen in den Unternehmen in den kommenden Jahren weiter vom prozess- zum projektorientierten Arbeiten verschieben werden, so das Ergebnis der Studie „Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen“, die von der Steinbeis Universität und der Pentamino GmbH in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) durchgeführt wurde.
lesenAdvertorial | So lassen sich Business-Projekte erfolgreich bewältigen
von Annette Großer
Change ist ein Naturgesetz. Veränderungen im Unternehmen lassen sich nicht aufhalten. Aber es gibt die Möglichkeit, diese Prozesse aktiv mitzugestalten. Wie lässt sich der Change steuern und im Unternehmen so kommunizieren, dass alle Beteiligten mitziehen?
lesenUnternehmenskultur | Die Unternehmenskultur gezielt verändern
von Michael Schwartz
Wie kann man Sie charakterisieren? Allein mit Daten wie Alter, Größe und Haarfarbe? Machen sie anderen Menschen klar, was Sie als Person ausmacht? Gewiss nicht! Ähnlich verhält es sich bei Unternehmen. Sie lassen sich zwar mit solchen „hard facts“ wie Branche, Mitarbeiterzahl, Umsatz, Ertrag beschreiben, doch nicht charakterisieren. Und schon gar nicht sagen diese Daten etwas darüber aus, wie eine Firma „tickt“. Hierfür benötigt man andere Informationen – zum Beispiel darüber, von welchen Maximen sich die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit leiten lassen, wie sie Informationen aufnehmen, mit Kunden umgehen. Kurz: Man muss die Kultur des Unternehmens kennen.
lesenChangemanagement | Ganzheitlicher Change mit dem Heldenprinzip
von Nina Trobisch
Befinden sich Unternehmen in Veränderungsprozessen, greifen Personalmanager und Führungskräfte oftmals auf rationale Tools des Changemanagements zurück. Doch ist dies zeitgemäß und innovationsfördernd? Oder brauchen Unternehmen für einen erfolgreichen Wandel vielschichtige Konzepte, die veranschaulichen, wie Veränderung gut gelingen kann und welche Rolle jeder Einzelne dabei spielt?
Human Resources
Weiterbildung | Corporate Learning: Trends in der betrieblichen Weiterbildung
von Daniela Reichart
Unter Corporate Learning versteht man alle Formen der betrieblichen Weiterbildung. Diese wird von vielen Unternehmern als Kostenfaktor gesehen. Dabei sollte das Management sein Schulungsbudget nicht als reinen Kostenblock verbuchen. Denn Trainings bringen einen monetären Nutzen. Sie können beispielsweise den Umsatz steigern, wenn HR-Manager sie strategisch implementieren und mit den Unternehmenszielen verknüpfen. Das funktioniert vor allem bei E-Learning. Denn eine E-Learning-Lösung ist meist langfristig ausgelegt und gut evaluierbar. Eingesetzt als alltagsrelevante Tools unterstützen die Kurse, Videos und Bücher Schritt für Schritt konkrete Geschäftsziele.
lesenLeadership 2.0 | Generationenspezifische Führung: Fluch oder Segen?
von Dieter Hohl
Schubladendenken erleichtert zuweilen das Leben – auch im Führungsalltag. Die alltägliche Hektik und der Stress bei der Mitarbeiterführung lassen sich reduzieren, wenn die Führungskraft für Standardprobleme auch Standardlösungen parat hat, die sich bewährt haben. Doch die positiven Aspekte des Schubladendenkens kommen an ihre Grenzen, etwa dann, wenn durch das Führen mithilfe von Generationenzuordnungen und Typologien die Individualität der Mitarbeiter aus dem Fokus gerät. Beispielhaft zeigt sich das derzeit an der Diskussion um die Stereotypen zur Generation Y.
lesenHuman Resources | Die Führungskraft als Performance Manager & Organisationsdesigner
von Reiner Czichos
Jede Führungskraft kennt die einfach anmutenden Empfehlungen: „Lächeln Sie, führen Sie mit Emotionen, dann gehen Ihre Mitarbeiter engagierter zu Werke!“ – „Ihre Verkäufer müssen nur Ihr Verhalten ändern, dann brummt der Laden!“ – „Da hilft nur noch ein Training zur Verhaltensveränderung.“ Die real existierende Unternehmenswirklichkeit zeigt, dass Verhaltenstrainings ihre Berechtigung haben, sie genügen jedoch nicht, um ein wachstumsorientiertes Leistungsklima herzustellen.
IT-Systeme
Innovationsmanagement | Design Thinking: Neue Lösungen für komplexe Herausforderungen
von Irene López
Gestalter der Zukunft müssen heute die Weichen stellen. Im aktuellen Wirtschaftsgeschehen, in dem Innovationszyklen stetig kürzer werden, der Grad der Spezialisierung immens steigt und internationale Einflüsse stark an Bedeutung gewinnen, gilt es, frühzeitig neue Trends und Bedürfnisse zu erkennen. Ein Verfahren, das dies und damit die Wettbewerbsfähigkeit am Markt unterstützt, ist das sogenannte Design Thinking. Mit dem Design-Thinking-Ansatz können komplexe, tiefschichtige oder verworrene Problem- und Fragestellungen gelöst werden. Die Fokussierung liegt dabei in der Eruierung der Bedürfnisse, Wünsche und des Nutzens für die Kunden.
lesenInnovationsmanagement | Kreativraum: Innovationen aus eigenem Anbau
von Bernd Buck
Erfindungsgabe ist nicht produzierbar und nicht steuerbar. Im Gegenteil: Wenn man versucht, einfallsreich zu sein, behindert man seine Fantasie. Denn sie entsteht ohne jegliche Anstrengung selbstorganisiert im Gehirn. Dennoch ist es nützlich, Methoden zu kennen, durch die Schöpferkräfte, Ideen und Intuitionen auf genau dem Gebiet entstehen, das im Moment gerade das wichtigste ist. Eine solche Methode ist der Kreativraum. Er dient dazu, seine Aufmerksamkeit auf die richtigen Dinge zu lenken, um nützliche Gedanken auf dem fokussierten Gebiet zu provozieren.
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