Artikel-Archiv

wissensmanagement Heft 2 / 2016

Titelthema

Social Collaboration – alle machen mit?

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Projekte in verteilten Teams erfolgreich durchführen, Wissen teilen, Blogeinträge kommentieren ... (digitale) Zusammen­arbeit hat viele Facetten. Im Zuge der zunehmenden Globalisierung und dem Wandel hin zur Wissensgesellschaft wird Collaboration großgeschrieben. Doch noch nicht immer gelingt sie. Denn IT­Tools allein reichen nicht aus, um vernetztes Arbeit Realität werden zu lassen. Welche Software­Lösungen eignen sich zur digi­talen Zusammenarbeit? Und wie etabliert man sie bei den Mitarbeitern? Wodurch verhindert man lokale Datensackgassen? Und wie macht man Collaboration zum festen Bestandteil der gelebten Unternehmenskultur? Antworten finden Sie in der aktuellen Ausgabe von „wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“.

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Editorial

Zusammenarbeit kennt viele Wege

von Oliver Lehnert

Social Collaboration – also die vernetzte Zusammenarbeit – ist derzeit in aller Munde und steht in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Und das nicht ohne Grund, denn noch immer erfolgt die organisationale Kommunikation hauptsächlich per E-Mail und damit asynchron. Der „Chaos Theorie Report“ entlarvte im vergangenen Jahr schlechte Kommunikation sogar als Hauptproblem bei der Zusammenarbeit verteilter Teams. Dabei gäbe es viel effizientere Methoden, in Kontakt zu bleiben, sich abzustimmen und Dokumente auszutauschen. Social-Collaboration-Plattformen bieten die Chance, Kommunikationskonzepte im Sinne einer Unified Communication zu realisieren und gleichzeitig Medien zentral zu verwalten sowie Wissen zu dokumentieren. Selbstverständlich immer unter der Prämisse, dass entsprechende Zugriffberechtigungen definiert und alle IT-Sicherheitsstandards eingehalten werden.

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Praxis Wissensmanagement

Prozessmanagement

Lean-Management bei den StEB: Funktioniert der Toyota Way auch im öffentlichen Dienst?

von Frank Germann, Jutta Lenz

StEB steht für „Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR“. Das Unternehmen entstand im Jahr 2001 als Anstalt des öffentlichen Rechts aus einem Amt der Stadtverwaltung Köln. Mit rund 650 Beschäftigten ist die StEB heute ein modernes mittelständiges Unternehmen der öffentlichen Daseinsvorsorge. Die Ziele der StEB sind in der Unternehmensstrategie definiert und festgeschrieben: Im Vordergrund stehen die Sicherstellung einer nachhaltigen Wasserwirtschaft und eine wirtschaftlich gesunde Unternehmensentwicklung. Weitere Faktoren sind eine zukunftsfähige Kunden- und Mitarbeiterorientierung. Doch was bedeuten diese abstrakten Begriffe konkret für die tägliche Arbeit? Hat sich Lean-Management in diesem Zusammenhang bewährt?

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Lernen & Weiterbilden

Interne Weiterbildung: Spezialchemie-Hersteller Evonik entwickelt internationales Schulungskonzept

von Bernhard Kuntz

„Für eine Differenzierung am Markt benötigen wir außer technologisch führenden Produkten und wettbewerbsfähigen Preisen einen exzellenten Service“, betont Dr. Michael Frey, Head of Commercial Excellence beim Spezialchemie-Hersteller Evonik, Essen, der sich als Lösungsanbieter für seine Kunden versteht. Am Erbringen des Services sind bei Evonik viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Funktionen beteiligt. Sie müssen, damit aus Kundensicht ein Top-Service erbracht wird, funktionsübergreifend effektiv zusammenarbeiten und ein gemeinsames Qualitäts- und Serviceverständnis haben. Also sollten sie, „wenn es um das Erhöhen der Servicequalität und somit Kundenzufriedenheit geht, auch gemeinsam bzw. mit aufeinander abgestimmten Konzepten geschult werden“, betont Frey.

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Datentransfer

Der vernetzte Außendienst: Der Faktor Wissen im Direktvertrieb

von Gabriele Maas

Bofrost, Eismann, Tupper, Magnetix oder Vorwerk heißen die Unternehmen, die trotz der digitalen Welt erfolgreich ihre Ware direkt im Kundenkontakt verkaufen. Beim Direktvertrieb erfolgt der Absatz von Produkten oder Dienstleistungen direkt vom Unternehmen an den Endverbraucher ohne Zwischenhändler. Im Gegensatz dazu steht der Handelsverkauf, bei dem die Leistung entlang einer Handelskette vertrieben wird. Der Direktvertrieb von Kosmetik-, Schmuck-, Haushalts- und Küchenartikel über Verkaufspartys erlebt eine Renaissance und ist beliebter denn je. Woran liegt das? Und welche – entscheidende – Rolle spielt das Wissensmanagement in diesem Zusammenhang?

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Demografie

Personalwesen: Der Zangenhersteller Knipex wappnet sich für die Zukunft

von Angela Recino

Zunehmender internationaler Wettbewerbsdruck, digitaler Wandel, wachsende Ansprüche der Mitarbeiter in punkto Work-Life-Balance: Das Personalmanagement steht großen Herausforderungen gegenüber. Der Zangenhersteller Knipex hat die Zeichen der Zeit erkannt – und sich für das Recruiting der Zukunft gewappnet.

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Titelthema

Best Practice

Mobile Zusammenarbeit beim Landesmedienzentrum Baden-Württemberg

von Jan Wörner

Das Landesmedienzentrum Baden-Württemberg (LMZ) wurde mit dem Medienzentrengesetz im Jahr 2001 einer echten Herausforderung gegenübergestellt: Nicht nur 140 Mitarbeiter, sondern auch Lehrkräfte aus öffentlichen Schulen sowie mit der Jugendarbeit und Erwachsenenbildung Betraute sollen auf pädagogische Medien – wie Ausbildungspläne oder Tutorials – Zugriff erhalten und diese bearbeiten können. Damit dies auch mobil und nicht an einen Ort gebunden möglich ist, wurde die bisherige IT-Lösung durch eine Konsolidierung ersetzt.

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Wissensgesellschaft

Digital Workplace: Wissen muss man teilen, um es zu vermehren

von Karsten Wendland, Nicholas Wrulich

Key Enabler für innovative und produktive Wissensteilung im Informationszeitalter ist der Digital Workplace. Dieser hat mit der „Arbeitsstelle“ oder der „Anstellung“ in den Strukturen vergangener Jahrzehnte nicht mehr viel zu tun. Im Gegenteil weist er erhebliche Unterschiede auf: Arbeit am Digital Workplace wird zunehmend zeit- und ortsunabhängig erbracht. Es geht weniger um statische Arbeitsstrukturen als vielmehr um dynamische Prozesse, weniger um Anwesenheit als vielmehr um Erreichbarkeit und produktive Aktivität. Gemeinsame Synchronisationspunkte zwischen Beteiligten und Ergebnisse zum richtigen Zeitpunkt sind die relevanten Orientierungsmerkmale. Mit dem Digital Workplace kann, wer möchte, „anytime, everywhere and always on“ sein oder selbstorganisiert gezielt in jene Lücken springen, in denen das restliche Leben ein produktives Arbeiten ermöglicht.

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Best Practice

SMS group verbessert Projektprozesse mit Microsoft SharePoint

von Dirk Witte

Für global aktive oder auch „nur“ an verteilten Standorten tätige Unternehmen wird der Umgang mit Informationen und Dokumenten angesichts der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt zu einer zentralen Herausforderung. Mehr und mehr Informationsquellen und Kanäle generieren immer mehr Daten in den unterschiedlichsten Versionen. Zudem arbeiten immer mehr Mitarbeiter über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg teilweise zeitgleich an Dokumenten. Der Überblick droht verloren zu gehen, die Fehleranfälligkeit steigt, immer mehr Zeit geht für die Suche nach Informationen und der letzten Revision verloren. Diesen Herausforderungen sehen sich nicht nur klassische „Wissensarbeiter“ gegenüber. Auch und gerade Produzenten und Dienstleister müssen sich mit diesen Aspekten und dazu noch Dokumentations- und Nachweispflichten ebenso wie steigendem Kostendruck und damit Effizienzbestrebungen auseinandersetzen. So auch die SMS group, führender Maschinen- und Anlagenbauer für Hütten- und Stahlwerktechnik.

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Kommunikation

Online, offline, virtuell: Hybride Kommunikation braucht einheitliche Regeln

von Klaus Steven

Social Collaboration im Unternehmen bedeutet zumindest zweierlei: Führungskräfte und Mitarbeiter sind untereinander vernetzt und nutzen Netzwerkstrukturen, um ihre Zusammenarbeit im Dienst des Kunden zu verbessern. Hinzu kommt die Vernetzung mit der Kunden-Community über die sozialen Medien. Indem über Twitter, Blogs und Co. mit Kunden und Interessenten kommuniziert wird, lassen sich die Kundenbindung erhöhen und Verkaufschancen optimieren. Damit dies gelingt, sollte die Unternehmensleitung eine einheitliche Kommunikationsstruktur schaffen.

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Dokumentation + Kommunikation

Erfahrungswissen

Implizites Mitarbeiterwissen in KMU: Den Schatz stiller Wissensressourcen heben

von Philipp Tachkov, Marina Mertens

In Zeiten der Megatrends demografischer Wandel, Fachkräftemangel und steigende Bedeutung des Wertschöpfungsfaktors Wissen ist es für Unternehmen von größter Wichtigkeit, effektive Maßnahmen zu ergreifen, um individuelles implizites Wissen im Unternehmen weiterzugeben und zu sichern. Die Wissensmanagement-Forschung beschäftigt sich daher seit einigen Jahren vermehrt mit Mechanismen, wie implizites Wissen im sozialen Austausch weitergegeben und ganz allgemein für das Unternehmen gegen Verlust gesichert werden kann. [3] Generell stehen Unternehmen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: zum einen das Verbessern verschiedener organisationaler Einflussfaktoren, zum anderen der direkte Einsatz gezielter Methoden unter aktiver Beteiligung der Mitarbeiter.

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Dokumentenmanagement

Automatisierte Verteilung der Eingangspost: Die Versicherungsbranche kämpft gegen die Informationsflut

von Gerald Martinetz

Im Zeitalter von Web 2.0 und Industrie 4.0 ist die Digitalisierung ein täglicher Begleiter in der Wirtschaft. Jedoch führt diese unweigerlich zu einer weiteren Herausforderung, der sich Unternehmen stellen müssen: Die Rede ist von Big Data. Auch vor der Versicherungsbranche macht dieses Phänomen nicht Halt. So steht man in diesem Bereich vor der Herausforderung, die Menge an täglich eintreffender Post rasch zu bearbeiten. Dies sind oft bis zu 25.000 Seiten in Form von Briefen, E-Mails, Tickets im Support-System oder Posts in Social-Media-Kanälen. Die Kunden erwarten eine rasche Bearbeitung, denn in der heutigen schnelllebigen Zeit ist Geduld eine Tugend. Doch wie sollen die Unternehmen diese Mammut-Aufgabe stemmen? Oft sind nur minimale Umstellungen nötig, um die Abläufe zu beschleunigen. Wie beispielsweise die Einführung einer automatisierten Posteingangsklassifizierung, die die Eingänge direkt an den richtigen Fachbereich weiterleitet.

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Paradigmenwechsel

Der digitale Wandel beginnt jetzt!

von Otfried G. von Koenigsmarck

Digitalisierung bedeutet den Willen zum Wandel, weg von der geliebten Stabilität des Althergebrachten hin zur fließenden Veränderung mit Transformation und Disruption. Der eigentliche Rohstoff der Digitalisierung besteht aus Daten aller Art und dieser Rohstoff generiert sich aus mathematischen Algorithmen. Die Digitalisierung erfasst sämtliche Lebensbereiche zunehmend vollständig. Dies gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für alle staatlichen Einrichtungen sowie den Einzelnen selbst. Kaum jemand wird sich dem digitalen Wandel langfristig entziehen können.

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Wissenstransfer

Wissensaustausch: Konstruktives Feedback – in acht Schritten zum Ziel

von Markus Fidelak

In Scrum-Projekten sind Retrospektiven ein integraler Bestandteil der Projektarbeit. Sie dienen dazu, den vorangegangenen Sprint zu analysieren, um sowohl aus Fehlern als auch aus positiven Geschehnissen zu lernen. Dadurch sollen die Teamarbeit kontinuierlich verbessert und der Projekterfolg sichergestellt werden. Eine auf Feedback von Kunden, Vorgesetzten und Kollegen ausgelegte Retrospektive bietet darüber hinaus die Chance, einen Nutzen für die eigene persönliche Weiterentwicklung zu ziehen.

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Projektmanagement

Projektarbeit ist Wissensarbeit

von Annette Großer

„Aus Fehlern lernt man“, lautet eine viel zitierte Binsenweisheit. Gleichzeitig heißt es aber auch: „Wer einen Fehler zweimal macht, ist dumm.“ Mit diesen beiden Sätzen lässt sich das Spektrum umschreiben, das sich hinter der Aussage „Projektarbeit ist Wissensarbeit“ verbirgt. Wie aber werden Projekte zu Prozessen, in denen nicht nur kurze Lerneffekte entstehen, sondern grundlegende Wissensarbeit stattfindet? Welche Rahmenbedingungen sind erforderlich, um dieses Wissen zu konservieren und in Folgeprojekte zu transferieren?

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Trends

Agile Transition: Neue Rollen erfordern neues Denken

von Marion Eickmann

Agile Methoden helfen Unternehmen, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben – vorausgesetzt, die Prinzipien des agilen Handelns werden verstanden und von allen Beteiligten im Unternehmen mitgetragen. Agile Transition erschöpft sich nämlich nicht in einzelnen Tools oder Methoden, sondern setzt die Bereitschaft zum Lernen und zur ständigen Verbesserung voraus.

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Human Resources

Leadership 2.0

Überleben oder untergehen? Führungskräfte zwischen Digitalisierung, Globalisierung & Generationenwahnsinn

von Reiner Czichos

Manager und Führungskräfte stehen vor gewaltigen Herausforderungen. Sie müssen nicht nur die Folgen der Globalisierung bewältigen und sich mit dem Einfluss der Digitalisierung auf ihre Führungsarbeit beschäftigen, sondern sehen sich immer mehr „Generationenkohorten“ gegenüber, auf die sie mitarbeiterbezogen eingehen sollen. Welche Konsequenzen sollten sie daraus ziehen?

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Organisationskultur

Kreativität als Führungsaufgabe

von Susanne Ehmer

Wenn sich das Geschehen in Organisationen nur in Teilbereichen durch strikte Regeln und Prozesse steuern lässt, die Beschreibung eines Unternehmens als Räderwerk mit gut ineinander greifenden Zahnrädern nicht zum komplexen Geschehen passt oder Vernetzungen zu überraschenden Effekten führen, braucht man die Fähigkeit, den Überblick zu bewahren. Und man muss die Kunst beherrschen, mit Widersprüchen, Unsicherheiten, der Nichtkontrollierbarkeit einen neuen „Deal“ einzugehen sowie Komplexität zu managen. Außerdem sollte man die Freiheit haben, kreativ zu denken und zu handeln.

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Lernen & Weiterbilden

Lernen on the Road: Kreative Weiterbildung & mobiles Coaching

von Ardeschyr Hagmaier

Mobiles Coachen im Coaching-Mobil. Die Deutsche Bahn als Ort der Weiterbildung – Train Coaching. Führungskräfte optimieren ihre Mitarbeiterführung im Training mit majestätischen Adlern. Als Pferdeflüsterer erhalten sie Feedback vom Trainingskollegen Pferd. Ungewöhnliche Weiterbildung führt zu ungewöhnlichen Ergebnissen. Der gemeinsame Nenner all dieser innovativen Weiterbildungsmöglichkeiten lässt sich mit dem ersten Lehrsatz der Kreativität zusammenfassen: „Gute Ideen entstehen, wenn Sie das System verlassen.“ Wer sich im eng umzirkelten Satzkasten des Normal-Gewöhnlichen bewegt, beraubt sich der Chance, fernab der etablierten Pfade auf den kreativen Seitenpfaden Neues zu entdecken.

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IT-Systeme

Best Practice

Zwischen Theorie & Praxis: Corporate Learning Excellence bei der apoBank

von Christina Redeker

Lebenslanges berufsbegleitendes Lernen, Mitarbeiterqualifizierung, lebensphasenorientierte Personalentwicklung – gute und schlüssige Managementmodelle und Konzepte gibt es zuhauf. Oft bleiben sie jedoch blanke Theorie. Nämlich dann, wenn die Wissenschaft sich nicht mit der Praxis vernetzt. Doch auch die Unternehmen sind in der Pflicht: Sie müssen ein Lernumfeld schaffen, das Mitarbeiter begeistert und zum Mitmachen bewegt. In der Praxis gelingt dieser Schritt noch zu selten. Diese Lücke wollte die Deutsche Apotheker- und Ärztebank (apoBank) schließen. In einer Kooperation mit der Hochschule Darmstadt (h_da) entwickelte sie ein innovatives Lernkonzept, das Methoden und Möglichkeiten des Corporate Learning mit dem Excellence-Modell der European Foundation for Quality Management (EFQM) verbindet. Damit soll eine erlebbare und anfassbare Corporate-Learning-Excellence-Praxis auf Mitarbeiter- und auf Organisationsebene erreicht werden.

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Unternehmenskultur

Prozessorientierte Führung als Basis für eine Vertrauens- und Wissenskultur

von Hartmut F. Binner

In vielen Beiträgen zum Thema „Organisationsentwicklung“ wird eine Veränderung der Führungskultur, weg von einer funktionsorientierten, hierarchischen und hin zu einer prozessorientierten Führung gefordert, um sicherzustellen, dass die Produkt- oder Dienstleistungserstellung aufgrund vernetzter, dezentraler und automatisierter Prozesse fehler- und verschwendungsfrei mit hoher Reaktionsgeschwindigkeit (agil) erfolgt. Die Erfahrungen in den vergangenen Jahren haben gezeigt, dass die Umsetzung dieser Prozessorientierung in der Praxis bisher nur ansatzweise stattgefunden hat.

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