2016/12 | Fachbeitrag | Collaboration

Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette

von Brian Kurbjuhn

Inhaltsübersicht:

Marktreife Industrie-4.0-Anwendungen, wie Predictive Maintenance, haben den Fokus der Fertigungsindustrie stark auf die Produktions-IT gelenkt: Maschinen und Produktionsmittel, die eigenständig Informationen austauschen, sich gegenseitig steuern und selbstständig warten, machen Fabriken immer smarter. IT und Produktion verschmelzen miteinander, automatisieren Produktionsprozesse und verändern die Geschäftsbeziehung zwischen Firmenmitarbeitern, Kunden und Zulieferern. Produzierende Unternehmen, die sich die Segnungen der Digitalisierung zunutze machen möchten, sollten jedoch nicht nur ihre Produktions-IT vernetzen. Um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu machen, müssen sie zudem eine effiziente und sichere Zusammenarbeit über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sicherstellen.

Prozessoptimierung und bessere Auslastung

Kaum etwas wirkt sich in der Industrie so nachteilig aus wie eine schlechte Produktqualität und eine Unterbrechung von Produktionsprozessen. Beides führt zu Stückzahlverlusten und Umsatzeinbußen. Seit die IT Einzug in die Produktion hält, setzen immer mehr Unternehmen intelligente Softwarelösungen ein, um produktions- und prozessbedingte Schwierigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig verfolgen Anwender mit Industrie 4.0 das Ziel, die Kapazitätsauslastung in den Fabriken zu verbessern und individuelle Kundenwünsche schneller umzusetzen. Die Optimierung von Produktionsprozessen wirkt sich damit auch auf die Arbeitsweise aller Beteiligten aus: den Produktionsmitarbeiter, der sich mit den Fachabteilungen abstimmt, den Zulieferer, der das richtige Material in der benötigten Qualität bereitstellt, den Spediteur, der die Waren fristgerecht transportiert, und natürlich den Kunden, dessen individuelle Wünsche im gesamten Fertigungsprozess zu berücksichtigen sind.

Digitalisierung schafft neue Arbeitswelten

Die zunehmende Digitalisierung in sämtlichen Lebensbereichen hat massive Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Dabei ändert sich nicht nur der Arbeitsalltag für den Einzelnen, sondern auch die Art und Weise, wie Teams gemeinsam an Projekten arbeiten. Projekte lassen sich natürlich am effizientesten vorantreiben, wenn alle Teammitglieder an einem Ort sitzen. Die Praxis sieht aber oft anders aus – insbesondere, wenn man Kollegen von anderen Standorten oder externe Partner hinzuzieht. Damit mobile Fachkräfte vollumfänglich und unterbrechungsfrei in laufende Projekte eingebunden bleiben, müssen sie auf entsprechende Collaboration-Tools und -Plattformen zugreifen können.

Effiziente Kommunikation nach innen – und nach außen?

Die Zusammenarbeit in fach- und standortübergreifenden Teams erfordert einen verstärkten Informationsaustausch über Hierarchieebenen und Unternehmensgrenzen hinweg. Nur so lassen sich Produktionsprozesse bei optimalem Ressourceneinsatz nahezu in Echtzeit agil, flexibel und vor allem bedarfsgerecht anpassen, zum Beispiel als Reaktion auf Lieferengpässe oder geänderte Kundenanforderungen. Hierfür existiert mittlerweile eine große Bandbreite an Software-Werkzeugen. Sie sollen die Kommunikation, Koordination und Kooperation zwischen Firmenmitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern schnell, sicher und effizient gestalten. Doch während bereits viele Unternehmen Enterprise Content Management (ECM)-Systeme zur Dokumentenverwaltung und Business Process Management (BPM)-Systeme zur Optimierung von Geschäftsprozessen intern einsetzen, hadern die Anwender insbesondere mit externen Zugriffsfreigaben an Kunden und Partner, weil sie dadurch Sicherheitsrisiken befürchten.

Plattform vs. Standalone-Lösung

Neben den genuinen Kollaborations- und Kommunikationslösungen der großen Lizenzanbieter existiert eine Reihe offener Plattformen, die gleich ein ganzes Ökosystem aus Wikis, Filesharing, Dokumentenmanagement, Office-Integrationen usw. mitbringen. Der Vorteil einer nativen Einzellösung besteht sicherlich in ihrer Funktionstiefe. Wird für jeden Anwendungsfall aber eine andere Lösung genutzt, führt das schnell zu ausufernden Lizenzkosten, technologischem Wildwuchs und einem erhöhten Sicherheitsrisiko. Plattformen, wie Alfresco One, hingegen verbinden die funktionale Vielfalt eines ECM-Systems mit BPM in einer nahtlos integrierbaren IT-Umgebung.

Durch die Vermeidung von Aktualisierungslücken und die Nutzung zusätzlicher Webservices steigern Anwender die Sicherheit im Umgang mit geschäftskritischen Informationen: Alle Daten verbleiben verschlüsselt in der unternehmenseigenen IT. Das Content Repository sitzt hinter der Firewall und wird bei Bedarf in Echtzeit und feingranular unterteilbar mit der Alfresco-Cloud synchronisiert, von der aus auch externe Partner auf gemeinsame Dokumente zugreifen und Status-Updates zu gemeinsamen Projekten nachverfolgen können.

Zusammenarbeit im „erweiterten Unternehmen“

Ganz gleich, ob es um die Verbesserung des Kundenservices, die Integration eines Zulieferer-Netzwerks oder die Steuerung unternehmenskritischer Prozesse geht – mit einer modernen Prozess- und Collaboration-Plattform optimieren Anwender den Informationsfluss und Ihre Ressourcennutzung im erweiterten Unternehmensumfeld. Bei der gemeinsamen Erarbeitung von Inhalten gilt es, Änderungen festzuhalten, zu überprüfen und freizugeben. Plattformen wie Alfresco bieten hierfür integrierte Collaboration-, Workflow- und Records-Management-Funktionen: Damit lässt sich die Zusammenarbeit über virtuelle Projekträume hinweg effizient organisieren, indem alle projektrelevanten Dokumente, technischen Zeichnungen, Aufgaben und Checklisten hinterlegt und sämtliche Ansprechpartner sowie Verantwortlichkeiten abgebildet sind.

Über Zugriffsrechte und Freigaben binden Unternehmen ihre Kunden und Partner in den Dokumenten- und Informationsaustausch ein und machen Änderungen am Projektablauf für alle Parteien transparent. Dem Anwender steht zusätzlich ein aggregiertes Dashboard zur Verfügung, sodass er auf einen Blick erkennen kann, welche für ihn relevanten Dokumente, Bilder oder Videos zu einem Projekt hinzugefügt wurden und welche Mitglieder des Teams darauf zugreifen. Dadurch reduzieren sich auch Abstimmungsaufwände und Reibungsverluste auf ein Minimum.

Der digitalen Transformation gewachsen

Die Zunahme der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und die Notwendigkeit der Anpassung an neue Arbeitsweisen stellen das produzierende Gewerbe vor enorme Herausforderungen: Unternehmen, die ihren Kunden eine hohe Servicequalität bieten und sich nach außen für Zulieferer öffnen wollen, um ihre Produktion agiler und flexibler aufzustellen, sollten ihre bestehenden Kommunikations- und Kollaborationslösungen einer Prüfung unterziehen. Richtig eingesetzt und auf individuelle Anforderungen zugeschnitten, können Unternehmen damit ihre Kommunikations- und Steuerungsprozesse verschlanken, ihr Projektmanagement flexibler aufstellen und agiler in volatilen Märkten agieren. Enterprise-taugliche Plattformen stellen hierfür schlüsselfertige Lösungen zur Verfügung, mit denen sich bislang ungenutztes Potential ausschöpfen lässt.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Effizientere Prozesse, transparente Workflows: Die Zukunft der Immobilienbranche ist digital

Viele Immobilienverwalter halten in ihren internen Workflows und der Kundenkommunikation immer noch an papiergebundenen Prozessen fest - mit allen Nachteilen, die sich daraus ergeben. Die zeigen sich etwa am Beispiel der Rechnungsverarbeitung. Die notwendige Belegprüfung, zum Beispiel durch den Vermögensverwalter eines institutionellen Immobilieninvestors, ist mit Papierbergen kaum kontaktlos realis...

Weiterlesen

Drei Szenarien für das Digital Office

WISSENplus
Gerade zu Beginn der Corona-Krise gab es eine hohe Nachfrage nach cloudbasierten Digital-Office-Lösungen. Denn der Großteil an Unternehmen musste aus der Not heraus schnell neue Arbeits- und Kommunikationsweisen etablieren. Laut einer Sonderauswertung des Bitkom-ifo-Digitalindexes arbeiteten im April diesen Jahres 75 Prozent aller Unternehmen von zu Hause aus - in der Informations- und Kommunikatio...

Weiterlesen

Eine Ode an Homeoffice, virtuelle Räume & Co.

Ob bei politischen Verantwortungsträgern oder in den Medien: Virologen und Epidemiologen waren in den letzten Wochen die gefragtesten Interviewpartner. Wissenschaftler haben es geschafft, wieder on-vogue zu sein. Man glaubt ihnen wieder mehr, als so genannten Gesundheitsexperten - die zwar wenig wirklich fachlichen Hintergrund besitzen, dafür aber voll gefüllte Seminarhallen und geschliffene Marketing-K...

Weiterlesen

Virtuell arbeiten: Analoges Gehirn trifft auf digitale Zeiten

WISSENplus
Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...

Weiterlesen

Remote, produktiv, effizient: Zusammenarbeit neu definiert

WISSENplus
In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moder...

Weiterlesen

Kulturwandel als Basis für eine erfolgreiche Transformation

Demografischer Wandel, Globalisierung und Digitalisierung verändern unsere Arbeitswelt maßgeblich. Interdisziplinarität und die Bereitschaft, sich stetig weiterzuentwickeln, werden zu Schlüsselfaktoren, um in der volatilen Arbeitsumgebung beschäftigungsfähig zu bleiben. Der Begriff "Arbeit" muss in dem Zusammenhang völlig neu definiert werden. Die größte Herausforderung stellt dabe...

Weiterlesen

Firmen-Events digital moderieren

WISSENplus
Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer ihre Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung und Kooperation. Entsprechend viele Workshops und Meetings fanden zumindest bis zum Ausbruch der Corona-Krise in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von ...

Weiterlesen

Auf Augenhöhe: HR 4.0 für den Mitarbeiter 4.0

Der Wandel weg vom Arbeitgeber- hin zum Arbeitnehmermarkt ist längst vollzogen und der "War for Talents" allgegenwärtig. Unternehmen buhlen um junge Talente, müssen aber auch das bestehende Personal im Blick behalten - und möglichst dauerhaft an sich binden. Denn für den Organisationserfolg ist beides wichtig: neue Mitarbeiter mit innovativen Ideen und langjährige Beschäftigte mit wertvollem Erfahrun...

Weiterlesen