2026/3 | Fachbeitrag | Advertorial
Wissensmanagement ohne KI ist nur noch Dokumentenablage
Künstliche Intelligenz verändert das Wissensmanagement grundlegend. An die Stelle strukturierter Dokumentenablage treten zunehmend produktive Assistenzsysteme. Nur durch ein solches KI-gestützte Upgrade bleibt das organisationale Wissensmanagement langfristig wettbewerbsfähig. Im Gespräch mit "wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration" erklärt Volker Braun, warum KI kein Zusatztool (mehr) ist, sondern einen Paradigmenwechsel im Wissensmanagement einläutet: weg von der Suche nach Informationen, hin zu kontextbezogenen Antworten im Workflow. Volker Braun spricht über Disruption, Governance, implizites Wissen - und darüber, warum Wissensmanagement ohne KI künftig nicht mehr als ein Archiv ist.
wissensmanagement: Herr Braun, viele Unternehmen betreiben seit Jahren Wissensmanagement. Warum sprechen jetzt plötzlich alle von einem Paradigmenwechsel?
Volker Braun: Weil sich gerade etwas Fundamentales verschiebt. Klassisches Wissensmanagement bedeutete lange: Informationen sammeln, strukturieren, ablegen. Doch KI macht Wissen erstmals aktiv nutzbar. Was früher als "Wissensdatenbank" galt, war oft nur ein digitales Archiv. Heute können KI-Systeme Inhalte kontextbezogen analysieren, verknüpfen und personalisiert ausspielen. Wissensmanagement wird damit vom statischen Speicher zum intelligenten Co?Worker.
wm: Ist das wirklich so disruptiv - oder nur ein weiterer Digitalisierungsschritt?
Braun: Es ist disruptiv. Ein CEO hat kürzlich intern formuliert: "KI kommt, um eure Jobs zu übernehmen. Sie kommt auch für meinen." Das ist drastisch formuliert - aber im Kern richtig. Nicht, weil Menschen ersetzt werden. Sondern weil sich Kompetenzanforderungen radikal verschieben. Was früher als "schwierig" galt, wird Standard. Was früher "unmöglich" war, wird machbar. Wissensarbeit verändert sich von Informationssuche zu Entscheidungs- und Kontextkompetenz.
Was früher als "schwierig" galt, wird Standard.
Was früher "unmöglich" war, wird machbar.
wm: Was ist dabei die wichtigste Verschiebung - technisch und organisatorisch?
Braun: Technisch ist es der Wechsel von Suche nach Dokumenten hin zu Antwort- und Assistenzsystemen, die Inhalte verdichten, vergleichen und in den Arbeitskontext bringen. Organisatorisch heißt das: Wissensmanagement ist keine Nebenaufgabe mehr, sondern ein Produktivitätshebel - wenn Mensch, Technologie und Organisation stimmig zusammenspielen. Genau daran scheitert es oft: an Verantwortlichkeiten, Qualitätssicherung und einer Roadmap.
wm: Viele Unternehmen starten mit einem Chatbot. Ist das schon "KI-Wissensmanagement"?
Braun: Ein Bot ist häufig nur die Oberfläche. Das eigentliche Thema dahinter ist: Welche Quellen sind valide, aktuell und zugriffsberechtigt? Ohne saubere Datenbasis, Metadaten/Strukturen und Governance produziert man im Zweifel schnell wirkende, aber unsichere Antworten. Gerade im Umfeld von KI-Projekten wird oft unterschätzt, wie zentral Daten- und Speicherinfrastruktur für Skalierung, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit ist.
wm: Wo sehen Sie den größten Business-Impact - jenseits von "Wir sparen Zeit"?
Braun: Zeit ist nur der Anfang. Der größere Effekt ist: bessere Entscheidungen und weniger Reibungsverluste - weil relevantes Wissen nicht mehr in Tool-Silos steckt oder in Köpfen einzelner. Studien und Marktbeobachtungen zeigen, dass Unternehmen sich stark auf "besseren Zugriff auf internes Wissen" und "KI-Funktionen im Wissensmanagement" fokussieren. Der Wert entsteht dann, wenn KI nahtlos in tägliche Workflows integriert ist - nicht als Zusatztool.
wm: Was passiert mit "implizitem Wissen" - also Erfahrungswissen, das nie dokumentiert wurde?
Braun: Das ist eine der spannendsten Entwicklungen: KI kann helfen, implizites Wissen systematischer zu erfassen - z. B. über strukturierte Interviews, automatische Auswertung und bessere Durchsuchbarkeit. Damit wird Wissenssicherung bei Offboarding oder Rollenwechsel skalierbarer. Wichtig ist aber: Man braucht klare Spielregeln, Datenschutz und eine saubere Abgrenzung zwischen "Hilft beim Erfassen" und "gilt als freigegebenes Wissen".
KI kann helfen, implizites Wissen systematischer zu erfassen ...
Damit wird Wissenssicherung bei Offboarding oder Rollenwechsel skalierbarer.
wm: Welche Kompetenzen brauchen Mitarbeitende im KI-getriebenen Wissensmanagement?
Braun: Zwei Ebenen: Erstens Arbeitsmethodik - richtig fragen, prüfen, iterieren, Ergebnisse einordnen. Zweitens Verantwortungskompetenz - Quellenbewusstsein, Risikoabschätzung, Compliance. Führung hat hier eine neue Aufgabe: Transparenz schaffen, Experimente ermöglichen, Ängste ernst nehmen und die Organisation befähigen.
wm: Was sind aus Ihrer Sicht die größten Risiken - fachlich und kulturell?
Braun: Fachlich: Halluzinationen, veraltete Inhalte, fehlende Berechtigungen, Schatten-KI. Kulturell: Entweder übertriebene Angst ("KI nimmt alles weg") oder naive Tool-Euphorie ("Bot rein, Problem gelöst"). Beides verhindert Lernen. Erfolgreich wird, wer KI als System aus Daten, Prozessen, Rollen und Qualitätsmechanismen aufsetzt - nicht als Gimmick.
wm: Ihre provokante Schlussbotschaft an Entscheider?
Braun: Wenn Wissensmanagement nicht in der Lage ist, Arbeit schneller und besser zu machen, ist es kein Wissensmanagement - sondern ein Archiv. KI macht den Unterschied sichtbar: Entweder Wissen wird operationalisiert (im Prozess wirksam) oder es bleibt "nice to have". Und "nice to have" wird sich kaum ein Unternehmen leisten.
Der Interviewpartner:
Volker Braun ist Geschäftsführer und KI-Experte. Er begleitet Unternehmen bei der strategischen KI-Transformation – von KI-Business Development über Trainings bis zur Umsetzung innovativer KI-Produkte.
Web: www.bluetomato.tech