2003/1 | Fachbeitrag | Wissensmanagement-Systeme
Wissensmanagement fängt beim Einzelnen an
Von Leonie Walter
Inhaltsübersicht:
- Informationen zusammenführen und strukturieren
- Jeder Einzelne profitiert von gespeicherten Informationen
- Ein Wissenspool für das gesamte Team entsteht
- Fazit und Ausblick
Wenn von Wissensmanagement gesprochen wird, ist zumeist
in erster Linie der Zugriff auf das Wissen anderer gemeint. Wichtig
ist aber, dass bereits jeder Einzelne seine Informationen so strukturiert,
dass er diese im Bedarfsfall selbst wieder findet. Wer dagegen in
einem Informations-Chaos lebt, kann anderen kein Wissen zur Verfügung
stellen. Dieser pragmatische Ansatz bildet die Basis für das
Wissensmanagement-Projekt bei der Masterfoods GmbH, mit dem das
Unternehmen das intern vorhandene Know-how systematisch ausschöpfen
will. Im Vordergrund steht vor allem die ausführliche Dokumentation
von Projekten und anderen Vorgängen.
Informationen zusammenführen und strukturieren
Masterfoods arbeitet bereits seit Anfang 2000 mit der Software
IDEA! der Schwalmtaler Sycon GmbH, um die tägliche Datenflut
in den Griff zu bekommen. Insbesondere im Bereich der Verpackung
war das Daten- und Dokumentenaufkommen durch eine Vielzahl von Konzeptpräsentationen,
Versuchsbeschreibungen, Agenden, Berechnungen, E-Mails und anderen
Dokumenten so hoch, dass es notwendig erschien, die Informationen
in einer geeigneten Weise zusammenzuführen. Das neue Tool wurde
zunächst in der Einzelplatz-Version für die Mitarbeiter
angeschafft. Mit dieser kann der Anwender sein relevantes Wissen
mit Hilfe eines dem Explorer ähnlichen Baums aus Kategorien
und Unterkategorien gliedern und strukturieren. Ein wesentlicher
Unterschied zum herkömmlichen Explorer ist dabei, dass man
nicht nur den Dateinamen zur Verfügung hat, um mögliche
Inhalte eines geschlossenen Dokumentes zu erkennen. Hilfreich ist
hierbei vor allem ein Bemerkungsfeld sowie ein Editierfeld, in dem
zahlreiche weitere Hinweise sowie auch Internet-Links untergebracht
werden können. Darüber hinaus lassen sich an einen Eintrag
in der Datenbank beliebig viele Dokumente anhängen und kommentieren.
Außerdem wird statt des Anhangs lediglich der Verweis auf
das Originaldokument in Form eines Pfades abgelegt. Jeder Eintrag
kann dabei beliebig oft verschiedenen Kategorien zugewiesen werden,
ohne dass eine doppelte Datenhaltung stattfindet.
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Mit der Wissensmanagement-Lösung IDEA! kann der Anwender sein relevantes Wissen in einer Datenbank mit Hilfe eines Kategorienbaumes gliedern und strukturieren. |
Heute pflegen bei Masterfoods viele Anwender, vornehmlich im Bereich
Research & Development, ihre Dokumente, Informationen und E-Mails
konsequent in ihre persönliche Datenbank ein. Hierbei haben
vor allem die interne Fürsprache, freiwillige Trainings beim
Anbieter Sycon und die Vorteile, die sich im täglichen Einsatz
gezeigt haben, zu einer Akzeptanz der Lösung geführt.
Disziplin ist bei der Pflege der Datenbanken zwar gefragt, aber
die große Arbeitserleichterung, etwa die Zeitersparnis beim
Suchen und Finden von Dokumenten, spricht für sich. Bei dieser
Softwarelösung profitiert der Mitarbeiter bereits vom ersten
Eintrag an, denn jede Information, die gespeichert wird, steht dem
Anwender immer wieder auf Knopfdruck zur Verfügung.
Die Wissensdatenbank lässt sich auf die vielfältigste
Weise nutzen. Für jeden Bedarf kann die Datenbank mit Hilfe
von Kategorien unterschiedlich strukturiert werden. So gibt es Mitarbeiter,
die ihre Einzelplatzlösung ausschließlich projektbezogen
gliedern. Unter einem Projekt befinden sich beispielsweise immer
wieder die gleichen Unterkategorien für Lieferanten, Konzepte,
Präsentationen und ähnliches. Alternativ dazu kann der
Anwender auch Projekte als einzelne Kategorie anlegen und sich zusätzlich
zahlreiche übergeordnete Kategorien einrichten, zum Beispiel
Ordner für Kommunikation, Innovation, Organisation, Programme
und Werkzeuge sowie für Internet-Links.
Jeder Einzelne profitiert von gespeicherten Informationen
Bereits die Einzelplatzlösung der Idea!-Datenbank macht es
den Anwendern leicht, vom Wissen eines anderen zu profitieren: Zusammengehörige
Dokumente stehen jeweils auf einen Klick zur Verfügung und
lassen sich mit einem einzigen Arbeitsschritt als Extrakt der Datenbank
an Kollegen weiterleiten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter
stets zuverlässiges Expertenwissen und Spezialinformationen
zu bestimmten Fachgebieten wie Materialien und Maschinen im Verpackungsbereich
abrufen. Auch ein weiterer Vorteil der Lösung wird hierbei
geschätzt: Anstelle von mehreren unsortierten Anhängen
in einer E-Mail gibt es nur einen Anhang mit allen Informationen,
bei dem die einzelnen Dokumente noch einmal zusätzlich dokumentiert
und mit Erläuterungen versehen sind. Auf diese Weise bekommt
der Anwender tatsächlich bewertete Informationen und damit
Wissen zur Verfügung gestellt. Seine eigenen Datensammlungen
kann er auf die gleiche Art und Weise ebenfalls weitergeben.
Ein Wissenspool für das gesamte Team entsteht
Seit einigen Monaten ist bei Masterfoods auch die Teamversion von
IDEA! im Einsatz. Hiermit arbeiten derzeit vor allem Studenten und
Praktikanten, die ihre gesamten Dokumente, Projekte und Informationen
zu Diplomarbeiten in die Wissensmanagement-Datenbank einstellen.
Der Vorteil für den Bereich Research & Development: Obwohl
die Studenten und Praktikanten regelmäßig nach einigen
Monaten wieder wechseln, gehen wichtige Informationen und Arbeiten
nicht verloren, sondern stehen den entsprechenden Abteilungen und
Arbeitsgruppen nach wie vor zur Verfügung. So entsteht eine
Art Wissenspool, eine vollständige Dokumentation für das
gesamte Team. Jeder festangestellte Mitarbeiter könnte ohne
Weiteres sofort die Betreuung eines Studenten übernehmen, wenn
ein Teamkollege ausfällt. Ein Überblick über bisherige
Arbeiten, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten lässt sich in
der Team-Datenbank zu jeder Zeit mit wenigen Klicks verschaffen.
Die Bereitschaft zur Nutzung der Datenbank wird von neuen Mitarbeitern
in diesen Arbeitsgruppen selbstverständlich vorausgesetzt.
Regelmäßige Einträge, die die gesamte Arbeit dokumentieren,
sind Pflicht.
Im Gegensatz zur individuell strukturierbaren Datenbank in der
Einzelplatzversion ist bei der Teamversion eine feste, selbsterklärende
Struktur vorgegeben. In der Startansicht findet der Anwender bereits
zahlreiche Kategorien vor, in denen er seine Einträge vornehmen
kann. Erst in den entsprechenden Einzeldatenbanken können weitere
Kategorien und Unterkategorien von jedem Einzelnen selbst gebildet
werden. Zusätzlich zu den projektbezogenen Dokumenten finden
sich zu jedem Studenten und Praktikanten Fotos, Kontaktdaten zur
jeweiligen Universität und ähnliche Informationen in der
Datenbank.
Der Aufwand bei der Pflege der Datenbanken soll sich insgesamt
jedoch auf das Nötigste beschränken. Als Faustregel gilt:
Eine Neu-Information zu dokumentieren sollte nicht länger als
eine Minute dauern, die Suche nach einer Information im eigenen
Arbeitsumfeld sollte nach maximal 30 Sekunden abgeschlossen sein.
Um die Arbeit mit Idea! für neue Kollegen zu erleichtern, wird
Sycon zudem ein Template entwickeln, das dem Anwender eine Hilfestellung
bei Neueinträgen gibt. Dadurch lässt sich die Art der
Einträge weitgehend standardisieren, was die Arbeit im Team
weiter vereinfachen wird.
Auch die Stamm-Mannschaft stellt inzwischen vermehrt Informationen
in die Teamversion, um die vielfachen Vorteile zu nutzen. Zuvor
profitierten die festangestellten Mitarbeiter vor allem davon, die
von den Studenten und Praktikanten erarbeiteten Daten im Zugriff
zu haben. Ein Datenbank-Import aus der Privat- in die Teamversion
ist für den Einzelnen sehr einfach durchzuführen. Damit
auch international zusammen gearbeitet werden kann, ist ein Großteil
der Dokumente ohnehin in Englisch gehalten. Auch die Strukturierung
der Teamversion wurde in englischer Sprache vorgenommen.
An vielen Dokumenten, die in der Teamversion gespeichert sind,
wird über lange Zeiträume hinweg kontinuierlich gearbeitet.
Die Datenbank ist damit kein unveränderbares Archiv, sondern
ermöglicht ständige Ergänzungen und Änderungen.
Zwei Monate nach der Einführung der Teamversion für die
Studenten und Praktikanten waren in der Datenbank rund 150 Einträge
in 46 übergeordneten Kategorien zu verzeichnen. An den Einträgen
hängen zusätzlich noch knapp 400 Attachments.
Fazit und Ausblick
Der Erfolg der Wissensmanagement-Lösung gibt dem Ansatz von
Masterfoods recht: Wer beim Einzelnen beginnt, gewinnt schnell ein
ganzes Team für die Dokumentation und Verteilung von Unternehmenswissen.
Sukzessive soll IDEA! nun auch in anderen Bereichen des Konzerns
eingeführt werden. Die schrittweise Einführung hat sich
in jedem Fall ausgezahlt. Mit der Einzelplatzversion konnte jeder
Anwender für sich schon einmal ausprobieren, wie er mit der
Wissensmanagement-Lösung zurecht kommt. Nun sind die Mitarbeiter
gefragt, ihr Wissen mit den Kollegen zu teilen.
