2022/11 | Fachbeitrag | Best Practices
Wissensmanagement: Darauf sollten Coworker achten
Vielen Büroarbeitern reicht es: Sie haben das Homeoffice satt. Zuhause am Schreibtisch im Schlafzimmer kauern und die Kinder ermahnen, still zu sein, damit Mama in Ruhe telefonieren oder Papa konzentriert ein Protokoll lesen kann, zermürbt. Doch was ist die Alternative? Zurück ins Büro pendeln und seien es auch nur drei Tage in der Woche, überzeugt auf Dauer nicht. Schließlich schont jeder nicht gefahrene Kilometer die Umwelt. Deshalb können Coworking-Räume eine Alternative sein. Doch Wissensarbeiter sollten ein paar Dinge wissen und vor allem Datenschutzaspekte kennen, ehe sie ihren Arbeitsplatz mit anderen teilen.
Bildquelle: (C) Mudassar Iqbal / Pixabay
Nach mehr als zwei Jahren Pandemie sind es vor allem Angestellte, die Schreibtische außerhalb der eigenen vier Wände und des Firmenbüros suchen", beobachtet Felix Pflüger vom Telefonie-Provider Peoplefone. Laut Branchenverband können sie aus mehr als 1200 Coworking-Spaces in Deutschland wählen. Tendenz steigend. Etliche davon finden Wissensarbeitende in Großstädten, doch auch auf dem Land eröffnen immer mehr Gemeinschaftsbüros. Die meisten sind übersichtlich und bieten etwa zwei bis drei Dutzend Arbeitsplätze an.
Service geboten?
Die Offerten reichen von vollautomatisierten Konzepten mit Rund-um-die-Uhr-Zugang, einer Chipkarte für den Kaffeeautomaten und das Zubuchen von Konferenzräumen per App. Am anderen Ende der Anbieterpalette finden sich Dienstleister mit umsichtigen Rezeptionisten, die beim Druckereinrichten genauso helfen wie beim Finden eines Restaurants fürs Geschäftsessen. Selbst Yoga-Kurse, Massagetermine und Kinderbetreuung bieten Deluxe-Coworking-Spaces an. Das Preisgefüge vom Discounter ohne Personal bis zum Fullservice-Anbieter ist entsprechen breit. Es startet bei 25 Euro fürs Tagesticket und endet bei 699 Euro pro Monat für eine "Private Office" noch nicht.
Wer sich entschließt, mal was Neues auszuprobieren lässt sich laut Klaus-Peter Stiefel vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart "auf ein Abenteuer ein". Nicht etwa, weil Coworking-Plätze chaotisch wären, sondern, weil fremde Menschen in neuer Umgebung warten. Hinzu komme, dass sich Arbeiten im Coworking anders anfühle als im Büro mit vertrauten Kollegen und bekannter Infrastruktur, so Stiefel.
Mangelhafte Datensicherheit
Enden sollte das Abenteuer allerdings beim Datenschutz. Vor allem für Angestellte ist es ratsam, dass der Arbeitgeber, wie im Homeoffice auch, für eine sichere EDV-Infrastruktur sorgt. Dazu zählt ein verschlüsselter VPN-Zugang zum Firmenserver genauso wie der passwortgeschützte Laptop. "Auch das W-Lan im Coworking sollte abgesichert sein", rät Pflüger. Der Peoplefoner empfiehlt einen nicht öffentlichen Internetzugang, idealerweise mit individueller Passwortvergabe. Eine weitere Datenschutzfalle ist das Telefonieren. Gerade für Coworker, die personenbezogene Daten wie Adresse oder Geburtsdatum abfragen, sollten schallgeschützte Räume suchen. Gleiche Vorsicht gilt beim Nennen von Firmenwissen, wie Umsatz und Gewinn. Oder für Mitarbeitergespräche im Videocall. Stiefel verweist darauf, dass etliche Coworking-Spaces inzwischen "Telefonboxen" für vertrauliche Gespräche anbieten - ähnlich wie sie in Großraumbüros der Unternehmen zu finden sind.
Falsches Ambiente
Auch Rüdiger Klatt vom Forschungsinstitut für innovative Arbeitsgestaltung und Prävention (fiap), einer Ausgründung der TU Dortmund, empfiehlt Coworkings zu finden, die ähnlichen Komfort bieten wie der Arbeitgeber im firmeneigenen Büro. Dazu gehört ein Büroservice, der einem beim Wissensmanagen hilft, etwa den Drucker erklärt oder die Vorstellungsrunde moderiert. "Neue Coworker fühlen sich manchmal wie der Klassenneuling in der Schule", veranschaulicht Klatt. Man kennt keinen und wird mitunter schräg angeschaut. Da hilft es, wenn ein Kümmerer vernetzt. Beides, Service und Vernetzung, sind laut fiap die vorrangigen Dienstleistungen, die sich etwa Pendler wünschen, wenn sie sich auf einen Coworking-Platz einlassen.
Wichtig ist laut Pflüger auch darauf zu achten, dass die Community stimmt. Wer als Außendienstler nur einen Tag pro Woche im Gemeinschaftsbüro andockt, dem mag es egal sein, ob die übrigen Büroarbeiter Programmierer, Architekten oder Künstler sind. Mitunter gesellen sich sogar Handwerker dazu, die ihre Monatsrechnungen im Coworking tippen. Doch wer hofft, auf Kollegen zu treffen, um sich fachlich auszutauschen, sollte nach Expertise und Wissen der anderen Mitglieder fragen. "Es gibt Coworking für Juristen, Journalisten und Webdesigner", sagt Klatt. In Hamburg eröffnet jüngst ein Co-Büro nur für Frauen.
Fehlende Vernetzungschancen
Wer hingegen auf Aufträge hofft, sollte sich einen Coworking-Platz suchen, dessen Publikum vielfältig ist - und dessen Anbieter Räume zum Austausch schafft. Das können Teeküchen genauso sein, wie wiederkehrende Gesprächsrunden, in denen sich die Coworker vorstellen und einander kennenlernen. Mitunter entstehen sinnvolle Kooperationen. Lohnen kann sich die Arbeit am dritten Ort auch steuerlich. Wo Heimarbeitsplätze oft von Finanzämtern nicht oder nur gemindert anerkannt werden, ist die Sache beim Coworking eindeutig. Zumal inzwischen Arbeitgeber dafür aufkommen und die Steuerbehörden Rechnungen als Ausgabe akzeptieren. Wer überdies noch Betreuungsfragen zu klären hat, etwa für die Ferienzeit eigener Kinder, kann darauf achten, welche Kita-Kooperationen Coworking-Plätze anbieten.
Checkliste Datenschutz
- Vor fremden Blicken aufs Notebook schützen Blickschutzfolien. Sie reduzieren den Einsichtswinkel von 180 auf unter 60 Grad.
- Wer noch mit Papier arbeitet sollte darauf achten, zeitweise nicht benötigte Unterlagen abzudecken bzw. einzuschließen.
- Bei Netzwerkdruckern ist es schwierig, Daten zu schützen. Jedoch helfen Pull-Printing-Lösungen. Da rattert der Drucker erst, wenn man authentifiziert ist.
- Coworker sollten Notebooks beim Verlassen des Schreibtisches gegen Zugriff sichern. Idealerweise per Desktop-Passwort.
- Mit Notebook-Ketten können Coworker ihr Arbeitsgerät am Schreibtisch anketten - das schützt die Hardware vor langen Fingern.