2002/6 | Fachbeitrag | Wissensmanagement-Systeme

Wissen muss prozessorientiert organisiert werden

von Klaus J. Schrötter

Von Klaus J. Schrötter

 

Inhaltsübersicht:

 

 

 

Wissen lebt davon, dass es zirkuliert. Der

 

IT-Dienstleister is:energy hat daher bei der Einführung seines

 

Wissensmanagement-Systems vor allem auf dessen Prozessorientierung

 

und kurze Implementierungszeiten geachtet.

 

 

 

Die is:energy GmbH ist der größte IT-Komplettdienstleister

 

für die Energiewirtschaft in Deutschland. Das Gemeinschaftsunternehmen

 

von E.ON Energie und Cap Gemini Ernst & Young entstand aus der

 

Fusion von GEDOS und Synergis. Die rund 1.000 IT-Spezialisten von

 

is:energy betreuen 90 Unternehmen, die über 220 Standorte in

 

ganz Deutschland verteilt sind, vorwiegend aus der E.ON-Energie-Gruppe.

 

 

 

Die is:energy GmbH setzt im Bereich Wissensmanagement mit ihrem

 

Knowledge Workspace (KWS) und Projektinformations-System (PINS)

 

auf Livelink 9.0.0.1 von Open Text auf. Mit KWS und PINS ist is:energy

 

in der Lage, Unternehmenswissen nicht nur zu verwalten, sondern

 

zu verteilen, wiederzuverwenden und weiterzuentwickeln. Der KWS

 

funktioniert als elektronischer Schreibtisch, mit dessen Hilfe die

 

Mitarbeiter alle Arten von dokumentierbarem Wissen erzeugen, speichern

 

und wiederfinden.

 

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Mehrwert Projektmanagement

 

 

Die effiziente Planung, Leitung und Durchführung von Projekten

 

stellt neben dem Fachwissen der Mitarbeiter einen der wichtigsten

 

Erfolgsfaktoren des IT-Dienstleisters dar. Die Komplexität

 

von IT-Projekten und die Vielzahl der Standorte von is:energy und

 

seiner Kunden hat in den letzten Jahren zu einem rasanten Wachstum

 

des E-Mail- und Dokumenten-Aufkommens geführt. Da in einem

 

Projekt eine große Zahl an Dokumenten mit immer neuen Versionen

 

zwischen den Teammitgliedern verteilt und von diesen überarbeitet

 

wird, wuchs das Datenübertragungsvolumen erheblich. Daneben

 

entstand das Problem der Versionierung der Dokumente, damit der

 

Informationsstand innerhalb der Teams gleich gehalten werden konnte.

 

Oft kam es zu Rückfragen und Missverständnissen; häufig

 

mussten die Dokumente mehrmals verschickt werden.

 

 

 

Gravierender noch aber war die Tatsache, dass solche Dokumente

 

nur in den seltensten Fällen mit Metadaten versehen wurden,

 

um sie auch für nachfolgende Projekte verwertbar zu machen.

 

Solche Metadaten reichen von der Bezeichnung des jeweiligen Projekts

 

über Angaben zu Teammitgliedern und Zuständigkeiten bis

 

zur Projektphase, der das entsprechende Dokument zuzuordnen ist.

 

Solche Zusatzinformationen sind notwendig, um auch ohne den Rückgriff

 

auf den Inhalt über die Wiederverwertbarkeit eines Dokuments

 

entscheiden zu können.

 

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Knowledge Workspace als Ergänzung des Intranets

 

 

Der Knowledge Workspace (KWS) ergänzt das schon seit Jahren

 

bestehende Intranet von is:energy um die Komponente des Collaborative

 

Working. Während im Intranet üblicherweise eher statische

 

Informationen hinterlegt sind, bei deren Präsentation großer

 

Wert auf ein einheitliches Corporate Design gelegt wird, schließt

 

der KWS die Lücke hinsichtlich der gemeinsamen Arbeit an projektbezogenen

 

Dokumenten. Bei einem Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitern ist

 

es fast die Regel, dass die Projektmitglieder an unterschiedlichen

 

Orten ihre Aufgaben erledigen. "Wir brauchten daher eine Lösung,

 

die uns das gemeinsame Arbeiten mit und an Projektdokumenten erlaubte,

 

und zwar möglichst ohne zusätzlichen Aufwand für

 

den Anwender", erläutert Christine Stockheim, Leiterin

 

Project Office bei is:energy.

 

 

 

Neben klassischen Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionskontrolle,

 

mehrstufiges Berechtigungskonzept, Möglichkeit zur personalisierten

 

Anpassung des KWS, Auditing sowie Verknüpfung der Dokumente

 

mit Metainformationen und Metastrukturen und ihre automatische Vererbung

 

sollte die neue Lösung vor allem komplexe Suchabfragen ermöglichen

 

und bereits im Standard Groupware-Elemente wie News Channel, Diskussionsforen

 

und Workflow sowie Viewer für zahlreiche Dateiformate enthalten.

 

Zudem sollte das System ausgereift und leicht an die unternehmensspezifischen

 

Bedürfnisse anpassbar sein. Alle diese Eigenschaften erfüllte

 

das Produkt Livelink der Firma Open Text im Vergleich zu Konkurrenzprodukten

 

am Markt zu einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

 

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Komplexe Suchabfragen

 

 

Um komplexe Suchabfragen zu ermöglichen, wurde in Livelink

 

mit Hilfe von Kategorien eine Metastruktur erstellt, welche die

 

Struktur des von is:energy verwendeten Projektvorgehensmodells widerspiegelt.

 

Die Metainformationen je Projekt werden nur an einer Stelle eingepflegt.

 

Projektdokumente werden in diese Metastruktur eingestellt und erben

 

automatisch alle zugehörigen Metadaten. Die Livelink-Suche

 

ermöglicht damit nicht nur die Abfrage nach Inhaltskriterien,

 

sondern auch nach Metainformationen projektübergreifend und

 

aus dem Projektprozess.

 

 

 

Diese Verknüpfung von Standard-Kategorien aus dem Projektmanagement

 

mit den Such- und Dokumentenmanagement-Funktionen von Livelink ist

 

zwar unternehmensspezifisch für is:energy und trägt den

 

Namen PINS (Projektinformations-System), wurde aber mit dem Livelink-Standard

 

implementiert. Zusätzlich werden derzeit die Funktionen "Diskussionsforen"

 

und "News Channel" genutzt.

 

 

 

Da die Open-Text-Lösung vollständig webbasiert ist und

 

die von is:energy verwendete Oracle-Datenbank unterstützt,

 

konnte das gesamte System in nur drei Monaten implementiert werden.

 

Produktivstart im Unternehmen war der 1. August 2001. Der Livelink-Server

 

in der Version 9.0.0.1 ist auf einem Windows-NT-Server installiert

 

und greift auf die Oracle-Datenbank zu, auf der nicht nur die Metadaten,

 

sondern auch die Dokumente selbst abgelegt sind. Insgesamt waren

 

nur vier Personen am Kernprojektteam beteiligt, davon ein Mitarbeiter

 

von Open Text.

 

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Große Resonanz der Anwender

 

 

Nach nur vier Monaten nutzte bereits ein Viertel aller is:energy-Mitarbeiter

 

das neue System, das mit dem weiterhin gepflegten Intranet verbunden

 

ist. Knowledge Workspace heißt die Livelink-Implementierung

 

bei is:energy, deren Einstiegsmaske die Nutzung aller Funktionalitäten

 

und den Zugang zu den weiteren angeschlossenen Systemen einfach

 

aus einem Standard-Webbrowser heraus ermöglicht.

 

 

schroetter picture
Einstiegsmaske des Knowledge Workspace

 

 

"Der Knowledge Workspace bietet den Vorteil, dass er aus Sicht

 

des Wissensmanagements in der Lage ist, unser Unternehmen in allen

 

Phasen des Wissenszyklus zu unterstützen und die Möglichkeit

 

bietet, mit unseren Ansprüchen zu wachsen. Zudem lernen die

 

Anwender sehr schnell, mit dem System umzugehen und daraus Vorteile

 

zu ziehen", freut sich Bertold Merbald, Knowledge Manager bei

 

is:energy.

 

 

 

Besonders bemerkenswert: Der Knowledge Workspace macht nicht an

 

den Unternehmensgrenzen von is:energy halt. Denn viele Projektmitglieder

 

gehören externen Beratungsunternehmen an. Sie machen mittlerweile

 

etwa zehn Prozent aller KWS-Nutzer aus, die im Augenblick noch über

 

sichere RAS-Verbindungen auf das System zugreifen.

 

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Ausblick

 

 

Im Management spielen Controlling und Berichtswesen eine entscheidende

 

Rolle. Die Erzeugung von Berichten ist jedoch oft sehr aufwendig

 

– unter Umständen müssen Kosten, Fakturadaten, Risk-Management-Daten,

 

Efficiencies, CRM- und andere Informationen aus unterschiedlichen

 

Systemen zusammengetragen und händisch ausgewertet werden.

 

Hinzu kommt, dass Berichte meistens mit Vorlauf erstellt und abgegeben

 

werden müssen, die Aktualität der Daten im Bericht hinkt

 

also hinterher.

 

 

 

is:energy hat deshalb ein Informationsaustausch-System (IAS) auf

 

XML-Basis konzipiert, das aus den Komponenten Business Integration

 

Server der Firma Seeburger AG, XML-Datenbank Tamino der Software

 

AG und dem Livelink-Zusatzmodul SAWDynDoc des Open-Text-Partners

 

SAW System-Analyse Weissenbacher AG besteht. Damit können aus

 

Livelink heraus aktuelle Projektberichte erstellen werden. Klickt

 

der Anwender auf „Aktualisieren", schickt Livelink eine

 

entsprechende Anfrage an das IAS-System, das die Anfrage im Hintergrund

 

aufbereitet und an die betroffenen verbundenen Systeme (z.B. SAP

 

R/3) weitergibt. Die zurückgelieferten Daten werden im IAS

 

aufbereitet, an Livelink übergeben und in ein Livelink-Dokument

 

auf XML-Basis eingestellt. Ein derart generierter Bericht wird automatisch

 

in Livelink versioniert, die Berichtshistorie wird damit nachvollziehbar.

 

Der Vorteil: Der Aufwand für die Berichtserstellung ist minimal

 

und die Berichtsdaten sind immer aktuell, denn ein Bericht lässt

 

sich jederzeit einfach per Mausklick aktualisieren.

 

 

 

"Im Augenblick setzen wir IAS als F&E-Prototyp im eigenen

 

Hause ein. Wenn die Tests erfolgreich verlaufen, werden wir die

 

Lösung zusammen mit unseren Partnern Seeburger AG, Software

 

AG, SAW und Open Text vertreiben", blickt Christine Stockheim

 

in die Zukunft. "Denn mit IAS sind wir im Software-Markt für

 

Controlling und Berichtswesen hervorragend positioniert."

 

 

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Fazit

 

 

Return on Investment, Implementierungszeiten, Funktionsumfang,

 

Anpassungsaufwand und Prozessorientierung – dies waren für

 

die is:energy GmbH die wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines

 

geeigneten Wissensmanagement-Systems. Denn die Wertschöpfung

 

des IT-Dienstleisters liegt in der Effizienz seiner stark wissenslastigen

 

Projekt- und Unternehmensprozesse. Bertold Merbald resümiert

 

deshalb: "In einer Zeit, in der aktuelles und jederzeit ortsunabhängig

 

verfügbares Wissen zu einem entscheidenden Produktionsfaktor

 

wird, sind Collaborative-Workspace-Lösungen auf Web-Basis wie

 

Livelink die ideale Wahl, um ein leistungsfähiges Wissensmanagement-System

 

aufzubauen."

 

 

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