2009/11 | Fachbeitrag | Social Software
Wissen clever nutzen im Enterprise 2.0
Inhaltsübersicht:
- Online-Workshops statt Präsenzveranstaltungen
- Workshop-Software mit automatischer Reportingfunktion
- Kollaboratives Arbeiten in Echtzeit
- Fazit
Die Herausforderungen heutiger Unternehmen bestehen darin, das vorhandene Wissen zusammenzubringen, miteinander zu teilen und daraus effiziente Ergebnisse zu entwickeln. Im Vergleich zu früher sind in der Regel mehrere Personen an einem Lösungsprozess beteiligt, da die Hierarchien flacher geworden sind und starre Unternehmensstrukturen durch Teams abgelöst wurden. Das heißt, die typische Chef-Angestellten-Hierarchie existiert in Firmen immer seltener, stattdessen dient der Chef vor allem als Vorbild und Visionär, der das Team zusammenhält. Die Selbststeuerung und freies, kreatives Einbringen in Gruppen steht im Vordergrund. Jedoch was tun, wenn Mitarbeiter über den ganzen Erdball verstreut und persönliche Meetings aus Zeit- und Kostengründen nicht möglich sind? Oder wenn die Teams zu groß sind, um gemeinsam Strategien zu entwickeln, die von allen getragen werden? In solchen Fällen stehen Unternehmen immer vor der Frage, wie sie am besten das vorhandene Wissen bündeln sollten, um nachhaltige Ergebnisse zu entwickeln. Die Lösung: Enterprise 2.0.
Online-Workshops statt Präsenzveranstaltungen
Im Enterprise 2.0 wird die neue Kultur durch Einsatz von sozialer Software und Werkzeugen im Unternehmen unterstützt. Dies erleichtert das Wissensmanagement und fördert den freien Wissensaustausch unter den Mitarbeitern. Hinsichtlich der Tatsache, dass Strategien und Ergebnisse meistens in Meetings, Workshops und Konferenzen erarbeitet werden, ist bei großen oder räumlich verteilten Gruppen der Einsatz von Softwarelösungen für interaktive Veranstaltungen notwendig. Ob Konferenzen mit über 500 Teilnehmern, kleinen Workshops mit fünf Mitarbeitern, Präsenzveranstaltungen oder virtuellen Meetings über das Internet – der Ort und die Teamgröße spielen bei diesen Tools keine Rolle.
Die interaktive Teilnahme mit Hilfe solcher Werkzeuge erhöht die Motivation und steigert die Mitarbeit. Der Grund: Meetings, in denen immer nur einer etwas vorträgt, während alle anderen Teilnehmer passiv zuhören und langsam mit den Gedanken abschweifen, sind sehr ineffektiv, demotivierend und kosten die Organisation viel Geld. Stattdessen kommunizieren die Teilnehmer mit einer Software aktiv über vernetzte Rechner miteinander. Integrierte Tools ermöglichen, schnell und unkompliziert über Vorschläge abzustimmen oder Meinungen zu aktuellen Themen zu äußern. Die Kommunikation erfolgt anonym, steigert so die Mitarbeit und baut hierarchische, soziale und politische Barrieren ab, was der Ergebnisqualität zu Gute kommt.
Workshop-Software mit automatischer Reportingfunktion
Letztendlich wird eine Software immer dann eingesetzt, wenn eine Lösung zu einem bestimmten Thema von mehreren erarbeitet werden soll und die Beteiligten sich auf ein gemeinsames Vorgehen einigen wollen. Die Ideen und Vorschläge werden durch zahlreiche Darstellungs- und Auswertemöglichkeiten gemanagt und stehen den Mitarbeitern in Echtzeit und nach der Veranstaltung geordnet zur Verfügung. Das Protokoll wird automatisch und nebenbei verfasst und Ergebnisse visualisiert in Form von Tabellen und Grafiken dargestellt. Im Vergleich zu Telefon-Konferenzen sind Online-Workshops durch aktive Mitarbeit um ein Vielfaches effizienter und im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen kostengünstiger und zeitsparender. Hohe Reisekosten und lange Anfahrtswege fallen weg, da auch über Entfernungen effiziente Kommunikationswerkzeuge genutzt werden können.
Kollaboratives Arbeiten in Echtzeit
Im Anschluss eines Workshops oder Meetings müssen die Ergebnisse auch allen Teilnehmern zentral zur Verfügung stehen. Mit Dokumentenmanagementsystemen, wie z.B. Sharepoint von Microsoft, können mehrere Mitarbeiter gemeinsam Dokumente verwalten und so die Informationen und Ergebnisse effektiv nutzen. Zu jedem Zeitpunkt ist nachvollziehbar wer wann etwas gelöscht oder hinzugefügt hat. Alle Datenquellen werden einheitlich auf einer Weboberfläche gespeichert, auf die sich, falls gewünscht, nur registrierte User einloggen können. Mitarbeiter können so gemeinsam im Team und unabhängig von Ort und Zeit zusammenarbeiten. Inhalte aus Meetings und Workshops, die dank einer Software gleich digital vorliegen, lassen sich so über anpassbare Software-Schnittstellen beispielsweise in Microsoft Sharepoint, Exchange oder Outlook übernehmen. Beschlossene Maßnahmen müssen daher nach einem Meeting nicht per Hand ein gepflegt werden. Viel Zeit wird gespart.
Neben genannter Software kommen zur Unterstützung der Zusammenarbeit oft noch weitere und ergänzende Web-2.0-Werkzeuge in Frage. Beispiele hierfür sind z.B. Blogs oder Wikis, die Unternehmen im Intranet bereitstellen. Auch hiermit findet ein interaktiver und virtueller Austausch statt, selbst dann, wenn die Mitarbeiter nicht gleichzeitig an einem Thema arbeiten. Alle Beiträge werden zentral gesammelt und können jederzeit nachgelesen werden. Durch diese interaktiven Möglichkeiten können über Hierarchiestufen hinweg die eigenen Ideen eingebracht oder Meinungen geäußert werden.
Soziale Werkzeuge sind der Schlüssel dafür, gemeinsam eine flexible Wissenbasis in der Organisation, dem Projekt oder dem Team aufzubauen. Zusammen genommen sind diese Tools nicht nur dazu da, Wissen zu bündeln, sondern auch auf Stimmungen zu reagieren: Das Betriebsklima unter Kollegen wird besser erkannt und ermöglicht – wenn nötig – schnell zu handeln.