2021/10 | Fachbeitrag | Prozessmanagement

Wie Unternehmen das Prozessdenken bei ihren Mitarbeitern verankern können

Prozessmanagement hilft Unternehmen, Abläufe zu identifizieren und zu dokumentieren sowie Verantwortlichkeiten festzulegen. Mit gut dokumentierten und gepflegten Prozessen geben Unternehmen ihren Mitarbeitern einen roten Faden für die tägliche Arbeit an die Hand. Abhängigkeiten und Kompetenzen werden so geklärt und Schnittstellenkonflikte reduziert. Aber auch das beste Prozessmanagement kommt an seine Grenzen, wenn die Mitarbeiter den Prozessgedanken nicht leben. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, das Prozessdenken im Unternehmen zu fördern und zu verankern.

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1. Durchführung von Workshops

Ein erster Schritt in Richtung Prozessdenken ist die Durchführung von Workshops. Dabei sollte ein Unternehmen eine kleine Gruppe von Personen aus verschiedenen Abteilungen und auch aus dem Management zusammenbringen. Ihre Aufgabe ist die gemeinsame Modellierung eines für jeden verständlichen Prozesses. Die Teilnehmer aus den verschiedenen Bereichen werden sich so über die Schnittstellen und Abhängigkeiten bewusst und erlangen ein Verständnis für die Bedürfnisse und Herausforderungen ihrer Kolleginnen und Kollegen.

Um Prozesse fassbar und greifbar zu machen, kann in solch einem Workshop beispielsweise die Methode tangible Business Process Modeling (t.BPM) angewandt werden. Mit Hilfe dieses Verfahrens verstehen Mitarbeiter, welche Auswirkungen kleinste Störungen im Prozessfluss auf das Endergebnis haben.

2. Kommunikation und Motivation

Neben der Durchführung von Workshops spielt die richtige Kommunikation einer Prozessmanagement-Initiative eine wichtige Rolle für den Projekterfolg. Vor allem durch Kommunikationskonzepte mit regelmäßigen Informationen über Fortschritte bei der Prozesskonzeption und -optimierung sowie eine intensive Einbindung der Mitarbeiter wird das Verständnis für Prozesse gefördert. Und aus einfacher Akzeptanz wird so plötzlich Unterstützung. Darüber hinaus können die Übertragung von Verantwortung und größere Handlungsspielräume organisatorische Anreize setzen.

3. Nutzung der Visualisierung

Wie in vielen Bereichen gilt auch beim Prozessmanagement: Seitenlange Texte mit einer detaillierten Prozessdarstellung sind weniger einprägsam als grafische Modelle und Bilder. Visualisierung sollte somit auch beim Prozessmanagement genutzt werden. Sehen Mitarbeiter in einer grafischen Darstellung die vielen Facetten und Möglichkeiten, die ihnen eine prozessorientierte Arbeitsweise bietet, erhöht sich auch die generelle Akzeptanz für das Thema.

Eine gängige Methode für die Prozessbeschreibung und -modellierung ist die Nutzung der grafischen Spezifikationssprache BPMN (Business Process Model and Notation). Mit ihr können unter anderem Aktivitäten, Daten- und Kontrollfluss, Systemverknüpfungen und auch die organisatorischen Abhängigkeiten von Geschäftsprozessen definiert werden. Der Betrachter versteht anhand eines einfach dargestellten Prozessmodells auf den ersten Blick, bei wem die Verantwortung für einzelne Prozessschritte liegt und wie die einzelnen Aktivitäten miteinander verbunden sind.

4. Einführung einer Prozessmanagement-Plattform

Eine wesentliche Komponente für die Förderung des Prozessdenkens ist die Einführung und Nutzung einer unternehmensweiten Prozessmanagement-Plattform. Sie bietet nicht nur vielfältige Modellierungsfunktionen, sondern dient auch als Basis für die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Mit der Einbindung aller Mitarbeiter wird das Prozessmanagement zu einem zentralen Thema der gesamten Organisation. Eine intuitiv nutzbare Prozessmanagement-Plattform fördert das Denken in Prozessen jeden Tag aufs Neue und vereinfacht die Kooperation auch über Standortgrenzen hinweg.

"In einer prozessorientierten Organisation sind die Prozesse die Basis für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Doch auch die Nutzung von Prozessen im Tagesgeschäft muss zunächst gelernt werden. Hier spielt das Denken in Prozessen eine wichtige Rolle", erklärt Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE bei Signavio. "Aus vielen Projekten wissen wir, dass vor allem Workshops, Motivationsmaßnahmen, die Visualisierung und die Nutzung einer Prozessmanagement-Plattform zu einer einfacheren und besseren Verankerung des Prozessdenkens in Unternehmen beitragen können."

Der Autor:

Gerrit de Veer ist SVP MEE bei Signavio. Die Business Transformation Suite von Signavio, eine Cloud-basierte Management-Plattform, ermöglicht mittleren und großen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu verstehen, zu modellieren, zu optimieren, zu analysieren und gewinnbringend zu steuern. Die intelligente Suite ermöglicht es, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und unterstützt Unternehmen unter anderem in den Bereichen Digitale Transformation, Operational Excellence und Customer Journey Mapping. Mit Hauptsitz in Berlin und Niederlassungen in den USA, Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden, der Schweiz, Singapur und Australien hat Signavio bereits zur Optimierung von mehr als einer Million Prozessmodelle weltweit beigetragen.

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Web: www.signavio.com/de